نقشه راهی برای انتخاب شرکت مجری راهحل برنامهریزی منابع سازمان در صنعت پخش کشور ایران
سمیه رحمانی[1]*
کارشناس ارشد مدیریت فناوری اطلاعات – گرایش کسبوکار الکترونیکی، دانشگاه آزاد اسلامی واحد علوم تحقیقات تهران، دانشکده مدیریت و اقتصاد، تهران، ایران: somayeh_1151@yahoo.com
سید عبداله امین موسوی
استادیار دانشگاه آزاد اسلامی واحد علوم تحقیقات تهران، دانشکده مدیریت و اقتصاد، تهران، ایران: dr.aminmousavi@gmail.com
اسلام ناظمی
دانشیار دانشگاه شهید بهشتی، دانشکده مهندسی و علوم کامپیوتر، تهران، ایران: nazemi@sbu.ac.ir
سعید امامی
سرپرست گروه تخصصی نرمافزارهای پیشرفته سازمانی انجمن انفورماتیک ایران، عضو هیئتمدیره و مدیر گروه تخصصی نرمافزار انجمن مدیریت اجرایی ایران، تهران، ایران:emami@isi.org.ir
چکیده
رقابتي شدن محيط كسبوكار، ضرورت ايجاد يكپارچگي درونسازماني و برونسازماني در محيط زنجيره تأمين، تحول گسترده در حوزه فناوري سيستمهاي اطلاعاتي و... از عوامل اصلي شكلگيري راهحلهای برنامهريزي منابع سازمان (ERP[2]) هستند. اين راهحلها با ايجاد يكپارچگي مديريتي و عملياتي درونسازماني و برونسازماني و تسهيل و تسريع فرآيندهاي كسبوكار، كارايي و اثربخشي عملياتي سازمانها را افزايش داده و آنها را براي حضور در بازار رقابتي آماده مينمايند. انتخاب مناسبترین شرکت مجری پیادهساز یک راهحل نرمافزاری، خصوصاً ERP، یکی از مشکلات اساسی شرکتهای صنعت پخش ایران است، لذا محقق در یک تحقیق کاملاً کاربردی، از طریق ارائه "یک مدل بومیسازی شده برای انتخاب راهحل ERP در صنعت پخش کشور ایران" تلاش نموده است تا با شناسایی و طبقهبندی انواع معیارها و شاخصهای مؤثر، نقشه راهی برای انتخاب یک شرکت مجری (از میان انواع آلترناتیوهای ارزیابیشده) برای انواع شرکتهای کوچک، متوسط و بزرگ صنعت پخش ارائه نماید. در این نقشه راه پنج معیار زیر بهعنوان اصلیترین معیارها برای ارزیابی انواع آلترناتیوها و نهایتاً انتخاب یک آلتزناتیو انتخابشدهاند. معیار اول: ارزیابی تأمینکننده از جنبه راهحل نرمافزاری، معیار دوم: ارزیابی تأمینکننده از جنبه پیادهسازی راهحل، معیار سوم: ارزیابی تأمینکننده از جنبه خدمات پس از پیادهسازی راهحل، معیار چهارم: ارزیابی تأمینکننده از جنبه هزینه و منفعت و معیارهای مالی، معیار پنجم: ارزیابی تأمینکننده از جنبه خدمات و ویژگیهای عمومی. برای تأیید این مدل از تکنیک دلفی استفادهشده است.
کلیدواژهها: راهحل برنامهریزی منابع سازمان، صنعت پخش، بومیسازی، معیار انتخاب، نقشه راه، ERP
مقدمه
سازمانهای موفق و پیشرو بهخوبی میدانند که برای کسب مزیتهای رقابتی بایستی از یکسو انواع اتلافها (به زبان مدیریت ناب: انواع موداها) را از طریق برنامهریزی دقیقتر و کاهش موجودیها، کاهش هزينهها، بهینه نمودن فرایند انجام کارها، به صفر رساندن ضایعات، مدیریت خواب سرمایه و حداکثر کردن نرخ بازگشت سرمايه و امثال آن، در سازمان خود کاهش داده و مدیریت نمایند و از سوی دیگر توجه به صدای مشتریان خود را از طریق کوتاه کردن زمان تحويل، پاسخگويي بهتر و سريعتر به تقاضاي مشتريان، افزايش کيفيت و تنوع محصول و امثال آن، بهطورجدی در دستور کار خود قرار دهند.
يکي از اساسيترين راهکارها برای رسيدن سازمانها به اهداف فوق و کسب توسعه پایدار، استفاده اثربخش از انواع فناوريها خصوصاً راهکارهای مبتنی بر فناوري اطلاعات بوده و در این راستا انتخاب درست یک راهحل برنامهریزی منابع سازمان (ERP) از اهمیت فوقالعاده زیادی برخوردار است.
راهحلهای برنامهريزي منابع سازمان درواقع نقطه اوج و تكامل سيستمهاي اطلاعاتي در عصر حاضر هستند. قابليتهاي اين راهحلها باعث شده كه علاوه بر بخشهاي كسبوكار، سازمانهاي دولتي و غيرانتفاعي نيز جهت استفاده از آنها اقدام نموده و زمينه بهبود خدمات مشتريان را فراهم نمايند. هرچند كه در كشور ما راهاندازي راهحلهای برنامهريزي منابع سازمان با مشكلات بسياري ازجمله تحريمهاي اقتصادي و محدوديت دسترسي به توليدكنندگان بزرگ جهان مواجه بوده است، ليكن تفكر بهرهگیری از راهحلهای برنامهريزي منابع سازمان در اکثر سازمانها خصوصاً در صنعت پخش از ابعاد مختلف حائز اهميت بوده و موردتوجه قرارگرفته است.
با توسعه روابط بینالمللی ایران و پیشبینی پیوستن هرچه سریعتر ایران به سازمان تجارت جهانی، انواع کسبوکارهای ایرانی و ازجمله شرکتهای فعال در صنعت پخش کشور نیز در سالهاي آينده ناگزير به پيوستن به این بازارها و قرار گرفتن در بازار رقابتی موجود در عرصه جهانی خواهند بود؛ اما حضور در بازارهای جهاني درصورتيكه از قابليتها و آمادگيهاي لازم برخوردار نباشد ميتواند صدمات جبرانناپذیری را در پي داشته باشد. لذا ضروری است که برای حضوری پررنگ و رقابتی در عرصه تجارت جهانی توجه بیشتری به انتخاب راهحلهای برنامهریزی منابع سازمان گردد؛ اما متأسفانه تاکنون مدل مناسبی برای اینگونه تصمیمگیریهای مهم مدیریتی در صنعت پخش کشور تهیه و تدویننشده بود. در این تحقیق سعی شده است تا بر اساس مدلی برای انتخاب راهحل برنامهریزی سازمان در صنعت پخش ایران، معیارها و عوامل مؤثر در ارزیابی و مقایسه انواع آلترناتیوها در این صنعت را دقیق نموده و از مشکلات این صنعت برای انتخاب اینگونه راهحلها بکاهد.
مرور خلاصهای بر ادبیات تحقیق
برای انجام این پژوهش ابتدا تعداد زیادی منابع معتبر مورد ارزیابی قرار گرفت و بر اساس آن فرایند تصمیمگیری برای انتخاب انواع راهحلهای نرمافزاری تعریفشده و همراه با بخشی از ادبیات تحقیق منتشر گردید [1][3]. سپس منابع معتبر علمی گستردهتری در خصوص انتخاب راهحلهای برنامهریزی منابع سازمان نیز موردبررسی قرار گرفت و نتایج آن منتشر شد [2][4]. لذا در این مقاله تلاش شده تا بهاختصار مروری داشته باشیم بر دیگر ادبیات تحقیق، خصوصاً ادبیات مرتبط با شناسایی معیارها و شاخصهای ارزیابی و انتخاب یک آلترناتیو از میان سایر آلترناتیوها.
برنامهريزي منابع سازمان (ERP) يک راهحل مديريتي مبتني بر فناوري اطلاعات است، كه در صورت مهيا بودن شرايط جذب آن در كسبوكارها، در جهت اثربخشي، ايجاد ارزشافزوده، رقابتپذيري و بلوغ سازماني، از طريق بستههاي نرمافزاري يكپارچه استاندارد و متكي بر بهروشهاي[5] از قبل طراحیشده، ولي انعطافپذير و قابل تنظيم، باقابلیت برنامهريزي انواع منابع سازمان، كليه فرايندهاي داخلي كسبوكار، اعم از توليد، منابع انساني، مالي، بازاريابي و فروش را پشتيباني نموده و بهرهگيري از آن منجر به يکپارچگي جامع پایگاه داده، وظايف، فرايندها، تصميمگيريهاي مديريتي و ديگر موارد، در كل كسبوكار ميگردد.[3]
چاو (۱۹۹۵) معتقد است که در انتخاب ERP متغیرها و عواملی مانند نرمافزار، فروشنده، عقاید و منابع از دو جنبه فنی و غیر فنی، در انتخاب بسته نرمافزاری تأثیرگذار هستند [4]. هکت (۱۹۹۷) در ارتباط با فرآيند انتخاب و ارزيابي ERP، 6 معيار را شناسايي نموده که اين معيارها عبارت از: کارآمدي، معماری فنی، هزينه، خدمات و پشتيباني، توانايي براي اجرا و چشمانداز [5]. ایلا و همکاران (2000) متدولوژي سيستماتيکی برای انتخاب ERP به نام [6]SHERPA ارائه کردهاند که شامل 5 فاز مطالعه استراتژی و فرآیند کسبوکار و تصمیمگیری برای جذب ERP، جستجو برای کانديدها و اولین فیلتر، کاوش کردن برای کانديدها و دومین فیلتر، تحلیل و نمایش کانديدها و بازدید از تأمینکنندهها و تصمیم نهایی، مذاکره و برنامهریزی است. آنها برای ارزیابی کاندیداها نیز به معیارهایی مانند استراتژی، کارآمدی، فنی، تأمینکننده، خدمات و مسائل اقتصادی برای انتخاب راهحل ERP توجه کردهاند [6]. استفانو (۲۰۰۱) در ارزیابی و انتخاب نرمافزار ERP به دو دسته از عوامل سطح استراتژیک و سطح عملیاتی توجه کرده است [7]. ساهاي و گوپتا (۲۰۰۳) معيارهاي انتخاب نرمافزار برای راهحلهاي زنجيره تأمين را در دو نوع محرکهاي اولیه (فنی، قیمتگذاری و هزینه، مشخصات ماژولها، یکپارچگی برنامههای کاربردی[7]، تولید و ساخت، قابلیت حملونقل، عوامل کاربران، درجه بومیسازی، هزینه بومیسازی، پشتیبانی و خدمات) و محرکهاي ثانویه (چشمانداز فروشنده، صنایع مورد پوشش، قدرت فروشنده و...) ارائه کردهاند [8]. نواس و همکاران (۲۰۰۴) معیارهای موردتوجه برای انتخاب سیستمهای برنامهریزی منابع سازمان (ERP) را اینگونه ارائه دادهاند: معیار مربوط به ارزیابی فروشنده (تأمینکننده)، معیار مربوط به کارآمدی سیستم ERP، معیار مربوط به جنبههای فنی سیستم [9] ERP. وي و همکاران (2005) یک روش چندمرحلهای برای انتخاب مناسبترین سیستم ERP مطرح کردهاند که بر مبناي فرآيند تحليل سلسله مراتبي (AHP) صورت گرفته است. آنان معيارهاي انتخاب را به دو دسته معيارهاي انتخاب مناسبترين سيستم ERP و معيارهاي انتخاب مناسبترين فروشنده ERP تقسيم کردهاند. [10]. آلنباي (۲۰۰۵) معيارهاي انتخاب ERP را به 3 دسته تقسیم کرده است: معيارهاي مربوط به فروشنده، معيارهاي مربوط به کاربر، معيارهاي مربوط به مسائل فنی [11]. ضيايي و همکاران (۲۰۰۶) به بررسی انتخاب بهترین بسته نرمافزاری ERP در سازمانهای کوچک و متوسط بر اساس برنامهريزي عدد صحيح پرداختند. معیارهای ارائهشده توسط آنها عبارتاند از معیار مربوط به سیستم نرمافزاری، معیار مربوط به فروشنده، معیار مربوط به پروژه [12]. لیو و همکاران (۲۰۰۷) مدل جدیدی ارائه دادند که بر اساس فرایند اطلاعاتی زبانی است. معیارها و شاخصهای ارائهشده توسط آنها عبارتاند از: شاخص فنی و عملکرد، قابلیت استراتژیک، توانایی فروشندگان، شهرت و اعتبار فروشنده [13]. لین و چن (۲۰۰۷) به دودسته از معیارها توجه کردند که عبارتاند از: جنبه مدیریت (مسئله فروشنده، مسئله زمان، مسئله هزینه) و جنبه محصول (مدل کیفیت نرمافزار ISO 9126) [14]. معیارهای اصلی ارائهشده توسط یازگان و همکاران (۲۰۰۹) عبارتاند از: تجزیهوتحلیل مالی، مشخصات عمومی، طراحی نرمافزار و کنترل سیستم، برنامهریزی تولید، داراییهای دانشی و دادهای [15]. جادهاو و سونار (۲۰۰۹) معیارهای ارزیابی نرمافزار را در 7 گروه اصلی طبقهبندی نمودهاند: معیارهای مربوط به مشخصات کارکردی بسته نرمافزاری، معیارهای مربوط به مشخصات کیفیت نرمافزار، معیارهای مربوط به فروشنده، معیار مربوط به هزینه و منفعت، عوامل مربوط به سختافزار و نرمافزار، معیارهای مربوط به نظرات و عقاید از منابع فنی و غیر فنی و معیارهای مربوط به منابع خروجی. [16]. امامی (۱۳۸۹) معیارهای انتخاب نرمافزارهای پیشرفته سازمانی را اینگونه برشمرده است: مقیاس اجزای کمی محصول با تکیهبر لیست کارکردی، مقیاس اجزای کیفی محصول، ارزیابی کیفیت محصول از جنبههای استاندارد، ارزیابی محصول از جنبه کاربر، فناوری به کار گرفتهشده در تولید محصول و محیط اجرا، کیفیت و ارائه خدمات و پشتیبانی از محصول، جنبه پیادهسازی و مدیریت پروژه، هزینه و قیمتگذاری محصول، جنبه فروشنده [17]. سبسی (2009) معیارهایی را برای انتخاب ERP ارائه کرده که عبارتاند از: معیار فروشنده، مشخصات سیستم، عوامل سرمایهگذاری [18]. تی سای و دیگران (۲۰۱۲) به 3 دسته از معیارها برای انتخاب راهحل ERP اشارهکردهاند که عبارتاند از: معیارهای انتخاب سیستم، معیارهای انتخاب تأمینکننده ERP و معیارهای انتخاب مشاور [19] ERP. گرباز و همکاران (۲۰۱۲) به این معیارها برای انتخاب راهحل ERP اشارهکردهاند: معیار مربوط به فروشنده، معیار مربوط به مشتری، معیار مربوط به نرمافزار [20]. بهبودی اصل و همکاران (۲۰۱۲) به این معیارها و عوامل که توسط تکنیک دلفی بهدستآمده اشارهکردهاند: هزینه، کیفیت محصول، فروشنده، قابلیت نرمافزار [21]. پیتیک و همکاران (2014) مراحل انتخاب ERP را در چهار فاز پیشنهاد دادهاند: فاز مقدماتی، فاز تجزیهوتحلیل، فاز ارزیابی و فاز مذاکره. آنها در فاز ارزیابی، 4 معیار اصلی برای ارزیابی تأمینکنندگان را بیان میکنند که عبارتاند از: ارزیابی راهحل نرمافزاری (کارکردهای مورد انتظار و جنبههای فنی)، ارزیابی کیفیت پیادهسازی (قابلیت تیم پیادهسازی، متدولوژی بهکاربرده شده، سابقه شکست و موفقیت و...)، ارزیابی هزینهها (کل هزینههای مالکیت[8] برای 5 سال)، ارزیابی تأمینکنندگان (شهرت و اعتبار تأمینکننده، پایداری و تخصص آنها) [22]. هادارا (۲۰۱۴) برای انتخاب ERP به 11 معیار اشارهکرده است که عبارتاند از: کارآمدی سیستم ERP، معیار فنی، قیمت و بودجه، خدمات و پشتیبانی، ارزیابی تأمینکننده، قابلیت اطمینان سیستم، سازگاری، وضعیت بازار تأمینکنندگان، یکپارچگی و ماژولار بودن[9]، متدولوژی اجرا، تناسب بسته ERP با اندازه شرکت [23]. کیلیک و همکاران (۲۰۱۵) برای انتخاب راهحل ERP به معیارهایی اشارهکردهاند: معیار هزینهها، معیار کسبوکار و معیار فنی [24]. افه (۲۰۱۶) معیارهای اصلی برای انتخاب راهحل ERP را هزینه، مشخصات فروشنده و راحتی استفاده بیان کرده است [25].
آشنایی با صنعت پخش
صفرزاده (۱۳۸۴) گفته که بر مبناي اطلاعات بانک مرکزي (1375)، در کشور مقابل هر 25 خردهفروش يک عمدهفروش وجود دارد (يعني حدود چهار درصد از جمع فوق)، اما همين گروه معادل 60 درصد از کل درآمد صنعت توزيع (پخش) کشور (به قيمتهاي ثابت سال 1361، حدود 720 ميليارد تومان است) را به خود اختصاص دادهاند.
البته شایانذکر است که با اين وصف تعداد عمدهفروشان نسبت به خردهفروشان در کشور نسبت به معيارهاي جهاني بسيار بالاست. نسبت مذکور در کشورهاي غربي بالاتر از 150 به يک و در ژاپن که بنا به دلايل سنتي تعداد فروشگاهها و عمدهفروشان، بسيار زياد است 50 به يک است.
بنا به گزارش یادشده، سهم زير بخش بازرگاني در توليد ناخالص ملي کشور، بهطور نسبي بسيار بالا بوده و از سال 1365 به بعد، بهرغم افت درآمد سرانه، اين سهم از حدود 9 درصد به حدود 20 درصد در سالهای 1368 به بعد رسيده که اين نيز نشان ديگري از عدم توازن در اقتصاد کشور است.
نکته بسيار قابلتوجه ديگر اينکه، در سال 1355 به ازاي هر 873 نفر جمعيت کشور، فقط يک عمدهفروش وجود داشته است، درحاليکه اين رقم در سال 1365 به 252 نفر به ازاي هر عمدهفروش و 47 نفر به ازاي هر خردهفروش کاهشیافته است. بنابراين با گسترش روزافزون نقش صنف عمدهفروشي و بنکداريها در نظام پخش و توزيع کشور در مقايسه با ساير کشورهاي توسعهیافته درمییابیم که عدم وجود توازن ميان صنوف مختلف در سيستم کالاهاي مصرفي پر کشش[10] کاملاً مشهود است و از طرفي از آنجائی که حدوداً 12 درصد از کل جمعيت کشور از بخش توزيع و پخش گذران زندگي ميکنند اهميت پرداختن به موضوع بهينهسازي و فرآيندهاي مرتبط با نظام توزيع در کشورمان اجتنابناپذیر است. [26]
روششناسی[11] تحقیق
تحقیقهاي انجامشده قبلی نشان ميدهند که مراحل و فازها، فرايندها و معيارهاي انتخاب راهحل برنامهريزي منابع سازمان در زمينهها، قلمروها و سطوح تحليلی متفاوت، تفاوتهای زيادي را دارا ميباشند، درنتیجه رويکرد کمي به اين تحقیق ممکن است باعث کاهش و يا ناديده گرفتن عوامل مؤثر بر مراحل و فازها، فرآيندها و معيارهاي انتخاب راهحلهای برنامهريزي منابع سازمان گردد. زيرا ساخت چارچوبهاي نظري در رويکرد کمی که مقدمه طرح فرضيههاست، تحقیق را در قالبهايي قرار ميدهد که انعطاف لازم براي برخورد با وضعيتهاي جديد را ندارد.
با توجه به اهميت بسيار زياد مرحله انتخاب (قبل از پیادهسازی) راهحلهای برنامهريزي منابع سازمان در موفقيت يا شکست اینگونه پروژهها در سازمانها، لازم بود که موضوع تحقیق کاملاً بر مبناي وضعيت و دادههاي مربوط به صنايع داخل کشور (در این تحقیق در صنعت پخش) بررسي گردد، ازاینرو در این پژوهش طراحی و بومیسازی مدل انتخاب برنامهريزي منابع سازمان در صنعت پخش، با رويکرد کيفي انجام پذيرفت. از طرف دیگر با توجه به اینکه امروزه تکنیک دلفی در تحقیقات آیندهپژوهی بهشدت موردتوجه و استفاده قرار میگیرد، پژوهشگر در این تحقیق از این تکنیک بسیار مهم در تعیین مراحل و فازها، فرایندها و معیارهای انتخاب راهحل ERP بهره جسته است. لذا متدولوژی مورداستفاده در این تحقیق رویکرد کیفی و با بهرهگیری از تکنیک دلفی است.
فرایند این پژوهش در شش مرحله و به شرح زیر بوده است:
مرحله اول: مرور ادبیات تحقیق بینالمللی و داخلی و سوابق پژوهشهاي پيشين
مرحله دوم: شناسایی اعضاء پانل دلفی و تشکیل جامعه آماری (شناسایی افراد شرکتکننده درروش دلفي، شامل تيم طراح و تحليلگر و تیم پانل دلفي {از میان خبرگان ERP در ایران}، تشکیل جامعه آماري {از میان خبرگان تولیدکننده، پیادهساز و مشاور و ناظر پروژههای راهحلهای ERP در ايران و خبرگان استفادهکننده یا در حال انتخاب پروژههای راهحلهای ERP در شرکتهای صنعت پخش ايران})
مرحله سوم: طراحی اولیه مدل (تعیین مراحل اصلی و فرعی و اقداماتی که در هر مرحله اصلی و فرعی بایستی صورتپذیرند، تفکیک موضوعی و ماهیتی فرایند تصمیمگیری به انواع فرایندهای اجرایی، شناسایی معیارها و زیر معیارهایی که در طی اجرای مدل بر آن اساس میخواهیم انواع آلترناتیوهای{شرکتهای نرمافزاری}شناساییشده را ارزیابی نماییم) که ابتدا بر اساس بیشترین تکرار و همپوشانی دیدگاههای استخراجشده از ادبیات تحقیق تهیهشده و سپس با همکاری تيم طراح و تحليلگر و تعدادی از خبرگان، در جهت بومیسازی مدل در ایران و سپس برای صنعت پخش، طراحی و تدوین شد.
مرحله چهارم: طراحی پرسشنامه
پرسشنامهای طراحیشده دارای چهار بخش بود. در بخش اول مراحل اصلی و فرعی مدل پیشنهادی مورد ارزیابی قرار گرفت. در بخش دوم فرایندهای اجرایی و عوامل مؤثر در انتخاب یک راهحل ERP که رابطه ماتریسی با مراحل انتخاب دارند مورد ارزیابی قرار گرفت. در بخش سوم با توجه به اجرای فرایندها، خروجیها و نتایج قابلانتظار پس از اجرای هر مرحله مورد ارزیابی قرارگرفته و در بخش چهارم معیارها و زیر معیارهایی که نهایتاً به هنگام امتیازدهی شرکتهای مجری بایستی مدنظر قرار گیرند مورد پرسش قرار گرفت.
با توجه به اینکه شرکتهای صنعت پخش به سه گروه بزرگ، متوسط و کوچک تقسیمشده و نحوه بهرهبرداری از این مدل میتوانست برای هریک از این انواع شرکتها متفاوت باشد، لذا در پرسشنامه و برای ارزیابی انواع سؤالهای طرحشده، از جامعه آماری و اعضاء پانل دلفی کلیه موارد برای هر نوع از شرکتهای بزرگ، متوسط و کوچک، به تفکیک مورد پرسش قرار گرفت.
نهایتاً پرسشنامه تهیهشده مجدداً در اختیار اعضا پانل دلفی قرار گرفت و از طریق تبادل اطلاعات اینترنتی و خصوصاً مصاحبه با تعدادی از اعضا پانل دلفی، یک توافق اولیه برای نهایی نمودن پرسشنامه صورت پذیرفت تا ازنظر روایی نیز مدل مورد تائید خبرگان قرار گیرد.
مرحله پنجم: ارسال پرسشنامه طراحیشده اولیه برای خبرگان ERP و مصاحبه با تعدادی از آنان جمعآوری اطلاعات و نظرات خبرگان درباره مدل اولیه
مرحله ششم: جمعبندی نهایی با همکاری تیم پانل دلفی
در آخر نتایج بهدستآمده برای بار دوم با اعضاء پانل دلفی مجدداً مورد ارزیابی نهایی قرا گرفته و جمعبندی نهایی گردید. یکی از مهمترین جمعبندیهای نهایی در این مرحله خلاصه نمودن تعداد معیارها و انتقال آنها به زیر معیارها بود.
مدل پیشنهادی برای انتخاب راهحل ERP
در این مدل از چهار جنبه مختلف زیر انتخاب یک راهحل برنامهریزی منابع سازمان برای بهرهبرداری در شرکتهای صنعت پخش مورد ارزیابی قرارگرفته است:
شناسایی مراحل اصلی و فرعی انتخاب یک راهحل برنامهریزی منابع سازمان
شناسایی انواع فرایندهای اجرایی موردنیاز برای انتخاب یک راهحل برنامهریزی منابع سازمان
شناسایی نتایج قابل پیشبینی پس از اجرای انواع فرایندها در پایان هر مرحله
شناسایی معیارهای اصلی و فرعی قابل پیشبینی برای ارزیابی انواع آلترناتیوها
5-1- جنبه اول: معرفی مراحل اصلی و فرعی مدل[12]
از این منظر سه مرحله اصلی به شرح زیر در فرایند تصمیمگیری برای انتخاب یک راهحل برنامهریزی منابع سازمان بایستی به اجرا درآیند.
مرحله اول: شناخت (شناخت و عارضهیابی)
مرحله دوم: تحلیل (تحلیل و شناسایی انواع نیازمندیهای و آلترناتیوها)
مرحله سوم: انتخاب (انتخاب مناسبترین راهحل و مناسبترین مجری و عقد قرارداد)
5-2- جنبه دوم: معرفی فرایندهای اجرایی در مراحل مختلف مدل[13]
انواع اقداماتی که در هر مرحله بایستی انجام پذیرد را میتوان از منظر موضوعی به فرایندهای اجرایی زیر طبقهبندی نمود:
فرایند 1: فرایند تحلیل، ارزیابی، شناسایی نیازمندیها و اندازهگیری بلوغ فرایندی کسبوکار
فرایند 2: فرایند ارزیابی، جمعآوری و شفافسازی اطلاعات، خصوصاً اطلاعاتپایه[14]
فرایند 3: فرایند تیمسازی و مدیریت پروژه
فرایند 4: فرایند پشتیبانی مدیریتی
فرایند 5: فرایند تغییر و تحول سازمانی
5-3- جنبه سوم: نتایج مورد انتظار در پایان مراحل مختلف مدل
5-3-1- نتایج مورد انتظار در پایان مرحله اول
دغدغهها و انتظارات مدیریت ارشد سازمان برای انتخاب راهحل نرمافزاری تعریفشده و معلوم گردد که پس از اجرای راهحل نرمافزاری، سازمان قرار است به چه نتایجی دست یابد.
آمادگی و بلوغ سازمان برای انتخاب راهحل نرمافزاری ارزیابیشده و معلوم گردد که برای افزایش آمادگی سازمانی چه طرحهای بهبودی (احتمالاً) بایستی به اجرا درآید.
تیم (یا فرد) تصمیمگیرنده برای انتخاب راهحل نرمافزاری تشکیلشده و حدود اختیارات آنان معلوم بوده و متناسب با اندازه پروژه از مشاوران حرفهای کمک گرفتهشده باشد.
محدوده پروژه خصوصاً از جنبه بودجه و زمان انجام آن تعریفشده باشد.
فازبندیهای احتمالی انجام پروژه و تعریف سیستمها و زیرسیستمهایی که در هر فاز بایستی پیادهسازی گردند، معلوم گردد.
سطح کیفی راهحل نرمافزاری انتخابی (خصوصاً اینکه راهحل انتخابی ایرانی بوده و یا در سطح A و B کلاس جهانی باشد) تعریفشده باشد.
5-3-2- نتایج مورد انتظار در پایان مرحله دوم
تیم تصمیمگیری شکلگرفته و انگیزه کافی برای تصمیمگیری را داشته باشد.
لیست ماژولها و ریز کارکردهای کسبوکار در خصوص هریک از سیستمها و زیرسیستمها موردنیاز به تفکیک و بهصورت تفصیلی (RFI[15]) تهیه و تعریفشده باشد.
لیستی از کلیه شرکتهای مجری (شرکتهای تولیدکننده ایرانی و یا شرکتهای پیادهساز محصولات خارجی) همراه با اطلاعات عمومی و کلی از آنان تهیهشده باشد.
شرح نیازمندیهای برای ارائه پیشنهاد ([16]RFP) برای ارائه به شرکتهای مجری تهیهشده و انواع معیارها و شاخصهایی که بر اساس آن بایستی شرکتهای مجری مورد ارزیابی قرار گیرند تعریفشده باشد.
با توجه به انواع معیارها و شاخصها مدلی (یک مدل ساده در اکسل یا یک مدل پیچیدهتر) برای نحوه امتیازدهی و ارزیابی نهایی شرکتهای مجری تعریفشده باشد.
5-3-3- نتایج مورد انتظار در پایان مرحله سوم
تیم تصمیمگیری بایستی باانگیزه بالا، به شناخت کافی برای تصمیمگیری رسیده باشد.
با تکیهبر معیارها و شاخصهای ارزیابی، کلیه شرکتهای مجری قابلدسترس شناساییشده و از میان آنها یک لیست بلند تهیه گردد.
با تکیهبر جمعآوری اطلاعات دریافتی از شرکتهای لیست بلند (این اطلاعات میتواند در حد ارزیابی وبگاه، دریافت بروشور و مستندات عمومی و در موارد خاص دیدن دموی اولیه باشد) و با تکیهبر مدل ارزیابی، از میان شرکتهای لیست بلند، شرکتهای لیست کوتاه (بین 3 تا 7 شرکت) انتخاب گردند.
کلیه شرکتهای لیست کوتاه با تکیهبر مدل تهیهشده در پایان مرحله دوم مورد ارزیابی دقیق قرارگرفته و بر اساس کلیه معیار و شاخصهای ارزیابی امتیازدهی گردند.
تیم انتخاب راهحل نرمافزار با تکیهبر مدل ارزیابی و مذاکرات نهایی بایستی بتواند، شرکت مجری را از میان شرکتهای لیست کوتاه انتخاب نماید.
شمای کلی مدل ارائهشده برای انتخاب مناسبترین راهحل ERP در صنعت پخش در شکل (1) نشان داده شده است.
شکل (1): شمای کلی مدل ارائهشده برای انتخاب مناسبترین راهحل ERP در صنعت پخش
5-4- جنبه چهارم: معرفی معیارهای اصلی و فرعی قابل پیشبینی برای ارزیابی انواع آلترناتیوها
علاوه بر جنبههای آمده در فوق، در این پژوهش انواع معیارهای اصلی و فرعی قابل پیشبینی برای ارزیابی انواع آلترناتیوها نیز موردتحقیق قرار گرفت که در زیر با تفصیل بیشتر به آن پرداختهشده است.
معیارهای اصلی و فرعی قابل پیشبینی برای ارزیابی انواع آلترناتیوها
در نتایج نهایی بهدستآمده از انجام این تحقیق، عوامل مؤثر برای انتخاب یک راهحل ERP در صنعت پخش، در چارچوب پنج معیار اصلی، همراه با تعدادی معیار فرعی که برای هرکدام از معیارهای اصلی، شناسایی گردیدند معرفیشدهاند. قابلذکر است که برای برخی از معیارهای فرعی، متغیرها یا زیرمعیارهای سطح سومی نیز شناساییشده بودند که در این مقاله برای تصمیمگیری در بهرهبرداری بهینه از آنها در جلوی هر یک از معیارهای فرعی نوشتهشده است.
6-4-1- معیار اول: ارزیابی تأمینکننده از جنبه راهحل نرمافزاری
فهرست کارکردهای مورد انتظار (جنبه کمی محصول): درصد پاسخگویی مستقیم به کارکردهای مورد انتظار، درصد پاسخگویی توسط شخص ثالث، میزان سازگاری و تناسب داشتن با نیازمندیها، قابلیت ماژولها، نحوه توسعه، میزان یکپارچگی فرایندی
شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI[17]) مورد انتظار
جنبههای فنی راهحل نرمافزاری: سیستمعامل، بانک اطلاعاتی، زبان برنامهنویسی، نسل فناوری تولید، امنیت، اخذ گواهیهای آزمایش نرمافزار، متدولوژی تولید، دسترسی در وب، ابزارهای تولید، بهرهگیری موتورهای گردش کار و [18]BPMSها، بهرهگیری از منابع با کدباز یا منابع باز
نحوه بهرهبرداری از راهحل نرمافزاری (جنبه کیفی محصول): راحتی و سادگی استفاده از نرمافزار، کارآمدی، در دسترس بودن، قابلیت اطمینان، انعطافپذیری، سرعت، مناسب برای کاربران، توانایی یادگیری توسط کاربران، قابلیت و انعطافپذیری گزارشگیری، روشهای توسعه فرایندها توسط کاربران (اعمال استاندارد [19]BPMN و امثال آن)، قابلیت بومیسازی، قابلیت جابجایی نرمافزارهای نصبشده
میزان سازگاری: سازگاری با دیگر نرمافزارها و بانکهای اطلاعاتی کارفرما، سازگاری با ساختار سازمانی مشتری (روش تطبیق و بازبینی ساختار سازمانی یکپارچه فرایندی)، یکپارچگی استفاده در اینترنت
6-4-2- معیار دوم: ارزیابی تأمینکننده از جنبه پیادهسازی راهحل
متدولوژی پیادهسازی: ارزیابی ریسکهای تأمینکننده در زمان پیادهسازی، سرعت و کیفیت دسترسی به نتایج قابلانتظار در زمان پیادهسازی، آسانی بومیسازی
متدولوژی مدیریت پروژه در زمان پیادهسازی: کارگروهی، نحوه تیمسازی، زمان پروژه (زمان پیادهسازی)
نحوه مدیریت و انتقال اطلاعات قبلی
نحوه انتقال فناوری به تیم کارفرما
ارزیابی نتایج تجربیات پیادهسازی قبلی تأمینکننده: ارزیابی دیگر مشتریان تأمینکننده، تعداد موفقیتها و شکستها در تجربیات پیادهسازی قبلی تأمینکننده، تجربیات پیادهسازی در صنعت مشابه
6-4-3- معیار سوم: ارزیابی تأمینکننده از جنبه خدمات پس از پیادهسازی راهحل
قرارداد خدمات پس از فروش: اجزا قرارداد، سرعت پاسخگویی در زمان بروز مشکل
میزان مشتری مداری: ارزیابی رضایت دیگر مشتریان تأمینکننده در زمان پشتیبانی
میزان وابستگی به تأمینکننده در خدمات پس از فروش: انتقال فناوری، آموزش پشتیبانی به تیم کارفرما
6-4-4- معیار چهارم: ارزیابی تأمینکننده از جنبه هزینه و منفعت و معیارهای مالی
نرخ بازگشت سرمایه ([20]ROI): محاسبه سودهای مستقیم، محاسبه سودهای غیرمستقیم
هزینههای خرید: حق لیسانس، تمدید سالیانه حق
هزینههای پیادهسازی: توسط تیم مجری، هزینه پیادهسازی توسط تیم کارفرما (هزینههای پنهان کارفرما)،
هزینههای آموزش: کاربران، تیم تخصصی و پشتیبانی، تیم پشتیبانی سیستمهای جانبی (سیستمعامل و بانک اطلاعاتی و...)
هزینههای مشاوره و نظارت: مشاوره برای انتخاب نرمافزار، نظارت بر پیادهسازی
هزینههای فنی: توسعه سختافزار و زیرساخت موردنیاز برای پیادهسازی راهحل، هزینه شبکه
هزینههای پس از پیادهسازی: خدمات پشتیبانی، هزینههای توسعه و ارتقا
6-4-5- معیار پنجم: ارزیابی تأمینکننده از جنبه خدمات و ویژگیهای عمومی
شهرت: سابقه فعالیت، ماندگاری در بازار، سهم بازار، راهبردها و اهداف بلندمدت تأمینکننده، ارزیابی و طبقهبندی اندازه و کلاس تأمینکننده (محلی، کشوری، منطقهای یا جهانی)
مشتریان: تعداد کل مشتریان، تعداد مشتریان مشابه با نیازمندیهای کارفرما (مشتریان در صنعت خاص)، انواع و تنوع مشتریان در صنایع مختلف،
دانش تخصصی: دانش و تجربه فروشنده در حوزه کسبوکاری سازمان مشتری، ارزیابی واحد R&D و برنامههای توسعهای تأمینکننده، کیفیت خلاقیت و نوآوری در تولید محصولات پیشرفته، منابع دانشی و تخصصی تأمینکننده (کتابهای منتشره، مقالات منتشره، چاپ مقاله در مجلههای معتبر بینالمللی و...)، کیفیت بروشورها، وبگاه، راهنمای کاربران، خودآموز، فیلم آموزشی و کلیه مستندات دانشی و عمومی تأمینکننده، سرعت بهروز شدن تأمینکننده، همسو با رشد فنّاوری و نحوه ارائه نگارشهای جدید منطبق با فناوری روز، نحوه ارائه خدمات عمومی آموزشی و مشاورهای
منابع فیزیکی تأمینکننده: ساختمان، مرکز داده، تجهیزات و...
منابع انسانی تأمینکننده: مدارک دانشی تیم تخصصی، سابقه کار حرفهای تیم تخصصی، تعداد و کیفیت افراد تیم تولید، تعداد و تنوع دانش فناوری تیم پیادهسازی
منابع مالی: ارزیابی منابع مالی موجود، قدرت ریسکپذیری مالی تأمینکننده
مجوزها: انواع مجوزهای اخذشده معتبر (همانند گواهینامههای کیفیت)، انواع عضویتها در مجامع داخلی و بینالمللی معتبر (همانند رتبه عضویت در شورای عالی انفورماتیک)
شمای کلی معیارهای اصلی و فرعی برای انتخاب راهحل ERP در صنعت پخش در شکل (2) نشان دادهشده است.
شکل (2): معیارهای اصلی و فرعی برای انتخاب راهحل ERP در صنعت پخش
نتایج پژوهش
با توجه به نتایج آزمون میانگین (T-Test) برای تحلیل معیارهای اصلی و فرعی در شرکتهای بزرگ، متوسط و کوچک در صنعت پخش به نتایج زیر دستیافتیم.
کلیه معیارهای اصلی و فرعی انتخاب راهحل ERP، برای کلیه شرکتهای بزرگ صنعت پخش قابلقبول میباشند.
از میان 55 معیار فرعی انتخاب راهحل ERP، در شرکتهای بزرگ صنعت پخش، 36 مورد کاملاً بااهمیت (میانگین بالاتر از 8) تشخیص داده شد، 14 مورد بااهمیت (میانگین بین 6 تا 8)، 4 مورد ضروری (میانگین بین 5 تا 6) و یک مورد غیرضروری تشخیص دادهشده و حذف گردید.
از میان 55 معیار فرعی انتخاب راهحل ERP، در شرکتهای متوسط صنعت پخش، 20 مورد کاملاً بااهمیت (میانگین بالاتر از 8) تشخیص داده شد، 22 مورد بااهمیت (میانگین بین 6 تا 8)، 7 مورد ضروری (میانگین بین 5 تا 6) و 6 مورد غیرضروری تشخیص داده شد.
از میان 55 معیار فرعی انتخاب راهحل ERP، در شرکتهای کوچک صنعت پخش، تنها 4 مورد کاملاً بااهمیت (میانگین بالاتر از 8) تشخیص داده شد، 23 مورد بااهمیت (میانگین بین 6 تا 8)، 9 مورد ضروری (میانگین بین 5 تا 6) و 19 مورد غیرضروری تشخیص داده شد.
نتیجهگیری
در این مقاله بر اساس مدل بومیسازی شده برای انتخاب راهحل برنامهریزی منابع سازمان در شرکتهای صنعت پخش ایران، نقشه راهی برای انتخاب شرکت مجری راهحل برنامهریزی منابع سازمان در صنعت پخش کشور ایران معرفیشده است. ساختار این مدل کاملاً نو و کاربردی است که در طی یک پژوهش کیفی و با بهرهگیری از تکنیک دلفی و با استفاده از خبرگان ERP شرکتهای نرمافزاری مطرح ایرانی و خبرگان ERP فعال در شرکتهای صنعت پخش ایران طرحریزیشده است. در ساختار این مدل، برای انتخاب یک راهحل ERP، از چهار جنبه مختلف ولی کاملاً مرتبط با یکدیگر، فعالیتهای قابل پیشبینی که برای انتخاب راهحل ERP، بایستی برنامهریزیشده و عملیاتی گردد، معرفیشده است. در این مدل ابتدا سه جنبه مراحل اصلی و فرعی انتخاب یک راهحل برنامهریزی منابع سازمان، انواع فرایندهای اجرایی موردنیاز برای انتخاب یک راهحل برنامهریزی منابع سازمان و نتایج قابل پیشبینی پس از اجرای انواع فرایندها در پایان هر مرحله، مورد پژوهش قرارگرفته و در شکل شماتیک شماره (1) نمایش دادهشده است.
با توجه به اینکه هدف نهایی این مدل ارائه نقشه راهی برای انتخاب شرکت مجری راهحل برنامهریزی منابع سازمان در صنعت پخش کشور ایران است. لذا علاوه بر فعالیتهای قابل پیشبینی اشارهشده در فوق، شروری میبود که بر اساس یک روش مشخص، هماهنگ و یکسان و بهدوراز سلیقههای فردی، کلیه آلترناتیوها با یکدیگر مقایسه شده و نهایتاً بهترین گزینه انتخاب گردد. لذا در این مدل از جنبه چهارم کلیه معیارهای اصلی و فرعی قابل پیشبینی برای ارزیابی انواع آلترناتیوها شناسایی و استانداردشده و در شکل شماتیک شماره (2) نمایش دادهشده است.
در انتها قابلذکر است که اجرای کامل کلیه اجزاء این مدل برای شرکتهای بزرگ صنعت پخش (پخشهای سراسری) طراحیشده است، لیکن همانطور که در نتایج پژوهش نیز به آن اشارهشده است، با سادهتر کردن بخشهایی از مدل میتوان آن را در شرکتهای متوسط، کوچک و حتی خیلی کوچک نیز به اجرا درآورد.
منابع
[1] امامی، سعید. رحمانی، سمیه.، فرایند تصمیمگیری برای انتخاب انواع راهحلهای نرمافزاری، مجله گزارش کامپیوتر، خرداد و تیر 1395
[2] امامی، سعید. رحمانی، سمیه.، مروری بر ادبیات انتخاب راهحلهای برنامهریزی منابع سازمان (ERP)، مجله گزارش کامپیوتر، مرداد و شهریور 1395
[3] امامی، سعید.، اقدامي براي دستيابي به تعريف تشريحي يكسان از راهحلهاي برنامهريزي منابع سازمان (ERP)، مجله گزارش کامپیوتر، 1387.
[4] Chau, P., Factors used in the selection of packaged software in small businesses: Views of owners and managers, Information & Management, 29, 71-78, 1995.
[5] Hecht, B., Choose the right ERP software, Datamation, Vol.43, No.3, pp.56-8, 1997.
[6] Illa, X., Franch, X., Pastor, J., Formalizing ERP Selection Criteria. Proceedings of the Tenth International Workshop on Software Specification and Design (IWSSD'00), 2000.
[7] Stefanou, C.J., A framework for the ex-ante evaluation of ERP software, European Journal of Information Systems Vol. 10, 204–215, 2001.
[8] Sahay, B.S., Gupta, A.K., Development of software selection criteria for supply chain solutions, Industrial Management & Data Systems 103/2, 97-110, 2003.
[9] Neves, D., Fenn, D., Sulcas, P., Selection of enterprise resource planning (ERP) systems, S.Afr.J.Bus.Manage, 35(1), 2004.
[10] Wei, C., Chien, C., Wang, M., An AHP-based approach to ERP system selection, Int. J-Production Economics 96, 47-62, 2005.
[11] Alanbay, O., ERP Selection using Expert Choice Software, ISAHP, Honolulu, Hawaii, July 8-10, 2005.
[12] Ziaee, M., Fathian, M., Sadjadi, S.J., A modular approach to ERP system selection a case study, Information Management & Computer Security Vol. 14 No. 5, pp. 485-49, 2006.
[13] Liao, X., Li, Y., Lu. B., A model for selecting an ERP system based on linguistic information processing. Information Systems, 32. 1005-1017, 2007.
[14] Lien, C., Chan, H., A Selection Model for ERP System by Applying Fuzzy AHP Approach, International Journal of the Computer, the Internet and Management Vol. 15.No.3, (pp 58-72), 2007.
[15] Yazgan, R.H., Boran, S., Goztepe, K., An ERP software selection process with using artificial neural network based on analytic network process approach, Expert Systems with Applications 36, 9214–9222, 2009.
[16] Jadhav, A., Sonar, R., Evaluating and selecting software packages: A review, Information and Software Technology, 51, 555-563, 2009.
[17] امامی، سعید.، مراحل کلاسیک و استاندارد قابل پیشبینی برای انتخاب انواع راهحلهای نرمافزاری پیشرفته سازمانی، مجله گزارش کامپیوتر، سال سی و دوم، شماره 192، 1389.
[18] Cebeci, U., Fuzzy AHP based decision support system for selecting ERP systems in textile industry by using balanced scorecard. Expert Systems with Applications 36, 8900–8909, 2009.
[19] Tsai, W., Lee, P., Shen, Y., Lin, H., A Comprehensive study of the relationship between enterprise resource planning selection criteria and enterprise resource planning system success, Information & Management 49, 36-40, 2012.
[20] Gurbuz, T., Alptekin, S., Alptekin, G., A hybrid MCDM methodology for ERP selection problem with interacting criteria, Decision Support Systems 54, 206–214, 2012.
[21] Behboudi Asla, M., Khalilzadeh, A., Rahmany Youshanloueic, H., Mirkazemi Moodd, M., Identifying and ranking the effective factors on selecting Enterprise Resource Planning (ERP) system using the combined Delphi and Shannon Entropy approach, Procedia - Social and Behavioral Sciences 41, 513 – 520, 2012.
[22] Pitic, L., Popescu, S., Pitic, D., Roadmap for ERP evaluation and selection, Procedia Economics and Finance 15, 1374 – 1382, 2014.
[23] Haddara, M., ERP Selection: The SMART Way, Procedia Technology 16, 394 – 403, 2014.
[24] Kilic, H.S., Zaim, S., Delen, D., Selecting the Best ERP system for SMEs using a combination of ANP and PROMETHEE methods, Expert Systems with Applications 42, 2343–2352, 2015.
[25] Efe, B., An integrated fuzzy multi criteria group decision making approach for ERP system selection. Applied Soft Computing, 38, 106-117, 2016.
[26] صفرزاده، حسين. (1384). طراحي و تبيين الگوي ارتباطات سازماني در فرايند کارآفرینی سازماني با تأکید بر شرکتهای پخش سراسري در ايران. پایاننامه دکتري رشته مديريت. دانشگاه تهران، تهران، ایران.
[1] *نویسنده مسئول
[2] Enterprise Resource Planning
[3] - برای آشنایی بیشتر با ادبیات تحقیق و آشنایی با مدل کلی تصمیمگیری به مرجع مربوطه مراجعه گردد.
[4] - برای آشنایی بیشتر با ادبیات تحقیق به مرجع مربوطه مراجعه گردد.
[5] - Best Practices
[6] - Systematic Help for ERP Acquisitions
[7] - Application
[8] - TCO: Total cost of ownership
[9]- Modularity
[10] Fast Moving Consumer Goods (FMCG)
[11] -Methodology
[12] - برای مطالعه بیشتر به مقاله فرایند تصمیمگیری برای انتخاب انواع راهحلهای نرمافزاری [1] مراجعه گردد.
[13] - برای مطالعه بیشتر به مقاله فوق مراجعه گردد.
[14] - Master Data
[15] -Request For Information
[16] - Request For Proposal
[17] -Key Performance Indicators
[18]- Business Project Management Systems
[19]- Business Process Model & Notation
[20] Return On Investment
