پروژه تهیه RFP اولیه و ارزیابی فنی شرکت های فعال در حوزه ERP
-930919.png)
سرپرست گروه تخصصی نرم‌افزارهای پیشرفته سازمانی انجمن انفورماتیک ایران
مدیرعامل شرکت مشاوران فناوری اطلاعات آگاهان
مشاور و مدرس فرایندگرایی، انتخاب راه حلهای نرم افزاری؛ و تحول دیجیتالی سازمان ها
این طرح پیشنهادی در آذرماه سال 1393 تدوین شده است. در صورت نیاز به اطلاعات دیگر یا مقاله‌های جدید، لطفاً به وب‌گاه نگارنده https://saeidemami.irمراجعه نموده یا برای نگارنده پیام بفرستید. استفاده از مطالب این مقاله با ذکر منبع مجاز است. لیکن حق انتشار مقاله همواره برای سعید امامی محفوظ است.
پیشگفتار
این شرح خدمات به‌صورت اختصاصیشده و با توجه به نیازمندی‌های کلاسیک یک شرکت صنعتی بزرگ (نمونه) تهیه و تدوین‌شده است. به هنگام تدوین شرح خدمات به نکات مهم زیر توجه شده است:
این شرکت صنعتی بزرگ (نمونه) برای خرید و پیاده‌سازی یک راه‌حل پیشرفته برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) به تصمیم‌گیری نهایی رسیده است.
این شرکت صنعتی بزرگ (نمونه) نوع راه حل مد نظر خود را انتخاب نکرده و در خصوص اینکه « این راه‌حل باید حتماً یک محصول بین المللی (همانند SAP، اوراکل، مایکروسافت و...) بوده یا دیگر راه حل های ایرانی و غیر ایرانی نیز می توانند انتخاب شوند »، هنوز تصمیم گیری ننموده است.
این شرکت صنعتی بزرگ (نمونه) ، امیدوار است که پس از انجام این شرح خدمات بتواند نوع راه حل خود را انتخاب نماید که می تواند یکی از حالت های زیر باشد :
انتخاب لیست کوتاه از بین کلیه شرکت‌ک نندگان ایرانی و غیر ایرانی
انتخاب لیست کوتاه از بین راه حل های معتبر بین المللی
انتخاب لیست کوتاه از بین یک راه حل مشخص معتبر بین المللی (همانند SAP، اوراکل ، مایکروسافت و...)
این شرکت صنعتی بزرگ (نمونه) بر آن است تا پس از انجام این شرح خدمات ، لیست کوتاهی از بین کلیه شرکت هایی که حداقل امتیاز فنی را به دست آوردهاند، تهیه نماید. در این رابطه هیچ‌گونه محدودیتی وجود نداشته و تمامی شرکت هایی که امتیاز فنی را به دست آورده باشند، می توانند در مناقصه محدود مرحله بعد شرکت نمایند.
درصورتی که در پایان این مرحله یک راه حل معتبر بین المللی (همانند SAP، اوراکل ، مایکروسافت و...) انتخاب گردد، این شرکت صنعتی بزرگ (نمونه) این اختیار را خواهد داشت که در مرحله بعدی و به هنگام برگزاری مناقصه محدود شرکت های جدید (خصوصاً شرکت‌های غیر ایرانی) را به لیست کوتاه اضافه نماید. لیکن شرکت هایی که در این مرحله امتیاز فنی اولیه را به دست نیاورده و حذف شدهاند، دیگر به صورت مستقل نمی توانند در مرحله بعدی و در مناقصه محدود شرکت ، اما می توانند به صورت شریک تجاری یا از طریق همکاری مشترک با دیگر شرکت های انتخاب شده وارد مناقصه شوند.
RFP تهیه شده برای مرحله مقدماتی ، باید به گونه ای طراحی گردد تا اطلاعات جمع آوری شده از شرکت ها، علاوه بر قابلیت ارزیابی فنی کمی و کیفی آنان ، منجر به یکپارچه سازی دانش تیم راهبردی و راهبری شرکت در خصوص اجزا راه حل های ERP نیز گردد.
انجام شرح خدمات پیش بینی شده در این مرحله ، از طریق یک فراخوان عمومی و تخصصی (همانند کارگروه های تخصصی ERP سازمان نظام صنفی رایانه ای یا انجمن انفورماتیک ایران) اطلاع رسانی شده و حالت مناقصه نخواهد داشت.
فازهای انجام شرح خدمات
شرح خدمات پیش بینی شده در این پروژه در پنج فاز یا مرحله و به شرح تفصیلی آمده در زیر به اجرا درخواهد آمد.
تشکیل کمیته راهبردی و کمیته راهبری پروژه
با توجه به اینکه مشارکت جدی مدیران ارشد و مدیران اجرایی شرکت در انتخاب راه حل ERP یکی از ارکان اصلی موفقیت پروژه است. لذا در ابتدای پروژه باید سریعاً کمیته های راهبردی و راهبری پروژه به شرح زیر تشکیل گردند.
تشکیل کمیته راهبردی (استراتژیک)
حضور افراد زیر در کمیته راهبردی پیشنهاد می‌گردد :
- مدیرعامل
- ترجیحاً نماینده ای از اعضا غیر موظف هیئت مدیره
- مدیر کارخانه
- مدیر راهبردی پروژه (مالک پروژه)
- مدیر فنی پروژه
- قائم مقام مدیر عامل
- برخی از معاونین (به تشخیص مدیرعامل)
- مدیر پروژه تیم مشاور
- مدیر فنی تیم مشاور
با توجه به اهمیت این مقطع از پروژه پیشنهاد می‌گردد که جلسات کمیته راهبردی با شروع پروژه شکل‌گرفته و حداقل ماهی یک بار و خصوصاً برای جمع بندی نهایی تشکیل گردد.
مأموریت این کمیته در اولین جلسه ارائه شده و به تصویب نهایی خواهد رسید.
تشکیل کمیته راهبری (اجرایی)
تشکیل این کمیته از اهمیت بالایی برخوردار بوده و عملاً اعضا این کمیته باید پس از اخذ آموزش‌های کلی ، نسبت به امتیازدهی نهایی شرکت های پیشنهاد دهنده اقدام نمایند.
اعضا این کمیته در مرحله بعد (اجرای مناقصه محدود) ارکان اصلی ارزیابی فنی بوده و انتخاب نهایی شرکت برنده مناقصه از طریق این کمیته صورت خواهد پذیرفت . حضور افراد زیر در کمیته راهبری پیشنهاد می‌گردد :
- کلیه مدیران ارشد اجرایی و قائم مقام های سیستمی آنان (هر مدیر اجرایی باید یک نفر از مدیران یا کارشناسان ارشد دارای تفکر سیستمی و فرایندی را به عنوان جانشین خود معرفی نماید تا در غیاب ایشان در جلسات حضور به هم رساند)
- مدیر راهبردی پروژه
- مدیر فنی پروژه
- مدیر پروژه تیم مشاور
- مدیر فنی تیم مشاور
- نفرات فنی واحد فناوری اطلاعات
در اولین جلسه تشکیل این کمیته آموزش های لازم در خصوص چگونگی مشارکت اعضا در این مرحله طی یک کارگاه آموزشی کوتاه مدت ارائه شده و از طریق ایجاد یک بستر اینترنتی کاملاً خصوصی ، فضای تعامل نزدیک تر اعضا مهیا خواهد شد.
جلسات این کمیته به طور مستمر به صورت مجازی برگزار شده و برحسب ضرورت و خصوصاً به هنگام تصمیم گیری نهایی به صورت حضوری برگزار خواهد شد. مأموریت این کمیته در اولین جلسه و پس از برگزاری کارگاه آموزشی ارائه و به تصویب خواهد رسید.
تهیه RFP مقدماتی
در این فاز باید نسبت به تهیه موارد زیر اقدام گردد :
تهیه متن فراخوان عمومی
جهت چاپ در روزنامه های کثیر الانتشار و اطلاع رسانی موردی به کلیه شرکت های شناخته شده فعال در این حوزه
برنامه ریزی برای دعوت عمومی
برنامه ریزی برای دعوت عمومی از کلیه شرکت های فعال در این حوزه ، اطلاع‌رسانی عمومی و برگزاری جلسه پرسش و پاسخ برای برگزاری این جلسه باید اقدامات زیر صورت پذیرد .
-
مهیا سازی اسلاید هایی در جهت معرفی شرکت صنعتی نمونه ، معرفی صنعت مربوطه و معرفی کلی فرایند زنجیره
ارزش در شرکت صنعتی نمونه
در این مرحله نمایش فیلم های کوتاهی از سالن های تولید (آشنایی عمومی با شرکت صنعتی نمونه و صنعت مربوطه) و توضیح سایر اطلاعات عمومی مورد نیاز پیشنهاد می‌گردد. این مستند توسط همکاران کارفرما و با کمک مشاوره تهیه می‌گردد.
-
مهیا سازی اسلاید هایی در جهت معرفی آمادگی سیستمی و فرایندی شرکت صنعتی نمونه و ذکر انواع پروژه های بهبود انجام‌شده قبلی در این شرکت ، برنامه های راهبردی ، انواع نرم افزارهای کاربردی موجود و...
این مستند توسط همکاران کارفرما و با کمک مشاوره تهیه می‌گردد.
-
مهیا سازی اسلاید هایی در جهت ذکر دلایل کلی شرکت صنعتی نمونه برای حرکت به سمت پیاده سازی راه حل ERP و انتظارات کلان شرکت صنعتی نمونه پس از پیاده سازی این راه حل
این مستند از طریق یک کار گروهی مشترک با همکاری مشاور و کلیه اعضا کمیته راهبری تهیه شده و به تصویب کمیته راهبردی نیز خواهد رسید.
- برگزاری جلسه پرسش و پاسخ
-
طراحی پرسش نامه اولیه مربوط به اعلام آمادگی شرکت ها برای حضور در این فراخوان
این پرسش‌نامه در انتهای جلسه پرسش وپ اسخ توزیع خواهد شد و شرکت‌های داوطلب باید ضمن ارسال حداقل اطلاعات درخواستی و ضمیمه نمودن بروشور و شرح قابلیت های عمومی راه‌حل های خود (بدون انجام کار اضافی) ، آمادگی خود را برای شرکت در این مرحله از فراخوان اعلام نمایند تا براساس آن اسناد RFP مقدماتی برای آنان ارسال گردد.
تهیه اسناد RFP مقدماتی
این سند شامل موارد زیر خواهد بود :
تهیه لیست کارکردی تا سطح سوم
این لیست کارکردی (Feature List) با تکیه بر لیست های کارکردی شرکت های بین‌المللی (همانند TEC) ، لیست های کارکردی شرکت های ایرانی که اعلام آمادگی نموده اند (دارنده محصول ایرانی یا نماینده محصول خارجی) و با توجه به فرایند های تا سطح سوم APQC و نهایتاً با توجه به نیازمندی های کلان شرکت صنعتی نمونه تهیه و با همکاری اعضا کمیته راهبری تصویب و نهایی خواهد شد.
تهیه پرسش نامه ارزیابی فنی
از طریق این پرسش نامه که توسط تیم مشاور تهیه و با هم فکری تیم فناوری اطلاعات کارفرما نهایی خواهد شد ، سطح بهره گیری از فناوری اطلاعات در شرکت های پیشنهاد دهنده مورد ارزیابی قرار خواهد گرفت در این پرسش نامه خصوصاً به نکات زیر توجه خواهد شد :
- بانک اطلاعاتی اصلی مورد استفاده
- سیستم عامل اصلی مورد استفاده
- نوع تکنولوژی شبکه
- امنیت اطلاعات ، شبکه ، حق دسترسی و...
- استاندارد های رعایت شده توسط تولید کننده
- متدولوژی تولید نرم افزار
- حداقل زیرساخت های مورد نیاز (در صورتی‌که امکان مقایسه آن با وضع موجود صنعتی نمونه و اعلام حدود هزینه های توسعه ای موردنیاز)
- ابزارهای برنامه نویسی
- ابزارهای توسعه نرم افزار (همانند BPMS ها یا دیگر ابزار های فرم ساز، گزارش ساز و...)
- متدولوژی پیاده سازی راه حل
تهیه پرسش نامه ارزیابی مشتریان شرکت
از طریق این پرسش نامه باید میزان کاربردی بودن و اجرایی بودن راه حل در بین مشتریان صنایع مشابه (در داخل و خارج از کشور) مورد پرسش قرارگرفته و امکان مشاهده و بازدید از محل مشتریان مورد سؤال قرار گیرد. در این راستا کسب اطلاعات اولیه در خصوص نحوه دریافت خدمات پشتیبانی نیز مهم است.
تهیه پرسش نامه ارزیابی تیم فنی و تکنولوگ شرکت
از طریق این پرسش نامه و بر اساس خود اظهاری ، اطلاعات اولیه و سوابق کاری تیم فنی (مسلط بر دانش فناوری اطلاعات) و تیم تکنولوگ (مسلط به فرایند اصلی کاری ، همانند مالی ، تولید ، انبار ، فروش ، برنامه‌ریزی استراتژیک و...) مورد پرسش قرار خواهد گرفت.
تهیه پرسش نامه ارزیابی مشتریان شرکت
از طریق این پرسش نامه اطلاعات اولیه شرکت ها در خصوص سرمایه شرکت ، حدود پروژه های شرکت ، بزرگ‌ترین و کوچک ترین پروژه شرکت، ساختمان اداری ، امتیاز شورا و امثال آن ، مورد ارزیابی قرار خواهد گرفت. قابل‌ذکر است که چون این RFP یک RFP مقدماتی است، لذا شرکت ها براساس خود اظهاری اطلاعات مورد پرسش را ارسال خواهند نمود. لذا پرسش نامه ها باید به گونه ای طراحی شده باشند که شرکت کنندگان با حداقل زمان و حتی الامکان فقط با علامت زدن سؤال ها، بتوانند اطلاعات درخواستی را تکمیل نمایند.
نکته مهم : راستای آزمایی شرکت ها و دیدن دموی راه حل ها، در این مرحله از فراخوان صورت نخواهد پذیرفت.
انجام فراخوان عمومی و عودت از کلیه ارائه دهندگان راه حل های ERP
در این مرحله برای کلیه شرکت هایی که پس از برگزاری جلسه پرسش و پاسخ، آمادگی خود را اعلام نموده و بروشورها و مستندات عمومی خود را برای شرکت ارسال نموده‌اند ، اسناد RFP مقدماتی ارسال خواهد شد.
لیست نهایی این گونه شرکت ها باید توسط کمیته راهبری و راهبردی تائید شده باشد . حتی الامکان در این مرحله هیچ شرکتی حذف نگردیده ، بلکه شرکت ها برای مشارکت اولیه تشویق نیز خواهند شد.
در این مرحله کلیه شرکت ها باید به حداقل اطلاعات اعلام‌شده در RFP پاسخ بدهند تا از آن طریق مورد ارزیابی فنی قرار گیرند. لیکن در این مرحله شرکت ها مجاز خواهند بود که نسبت به ارسال هرگونه اطلاعات تکمیلی و بیشتر ، خصوصاً در جهت معرفی قابلیت ها و برتری های راه حل خود، نیز اقدام نمایند.
اصولاً در این مرحله برنامه ریزی برای دیدن دموی سیستم ها یا بازدید از محل مشتریان پیش بینی نشده است و شرکت ها به هیچ وجه از این طریق مورد ارزیابی قرار نخواهند گرفت ولی اگر به هر دلیل و خصوصاً در فاز سناریونویسی ضرورت انجام این مهم مطرح گردید ، باید شرایط یکسان و مساوی برای کلیه شرکت ها داوطلب (کاملاً داوطلبانه) مهیا گردد.
برای این مرحله باید یک محدوده زمانی مشخص در نظر گرفته شده و پس از آن نسبت به مطالعه و ارزیابی اطلاعات اقدام گردد.
تهیه مدلی برای ارزیابی فنی اولیه شرکت ها در فراخوان اولیه
با توجه به RFP مقدماتی تهیه شده، در این مرحله یک مدل امتیازدهی طراحی شده و این مدل به کلیه اعضا کمیته راهبری آموزش داده خواهد شد تا کلیه شرکت ها از این طریق مورد ارزیابی قرارگرفته و نمره فنی آنان تعیین گردد. این مرحله با نظارت مشاور و از طریق محاسبه نمره میانگین کلیه اعضا کمیته راهبری ، صورت خواهد پذیرفت.
سناریو نویسی و انتخاب راه حل
در این مرحله مشاور اقدام به تهیه 3 سناریوی مختلف به شرح زیر خواهد نمود :
سناریوی انتخاب یکی از تولیدکنندگان ایرانی یا تولیدکنندگان بین المللی کلاس C
سناریوی انتخاب یکی از تولیدکنندگان بین‌المللی در کلاسهای B و A
سناریوی انتخاب یکی از راه حل های کلاس A بین‌المللی (همانند SAP، اوراکل، مایکروسافت و...)
- در این مرحله شرکت هایی که حداقل امتیاز فنی را آوردند ، در سه گروه فوق دسته بندی شده و مزایا و معایب انتخاب هریک از سناریو ها به‌صورت کلی مورد تحلیل قرار خواهد گرفت
- سپس در یک جلسه با حضور کلیه اعضا کمیته راهبری سناریو های نوشته شده دقیق شده و نظرات کمیته راهبری نیز به آن اضافه خواهد شد.
- در آخرین مرحله سناریو های تهیه شده جهت تصمیم گیری نهایی برای اعضا کمیته راهبردی به تفصیل دمو خواهد شد. تا یک سناریو به عنوان سناریوی نهایی توسط این کمیته انتخاب و جهت تصویب برای هیئت‌مدیره ارسال گردد.
قابل ذکر است که انجام این فاز نقش خیلی مهم و کلیدی در انجام مرحله بعدی (انجام مناقصه محدود) خواهد داشت.