فرآیند تصمیم گیری برای انتخاب انواع راه حل های نرم افزاری

این مرحله شامل مراحل فرعی به شرح زیر است:

نتایج مورد انتظار در پایان مرحله اول

• دغدغه ‌ها و انتظارات مدیریت ارشد سازمان برای انتخاب راه ‌‌حل نرم ‏افزاری تعریف شده و معلوم گردد که پس از اجرای راه‌ حل‌ نرم‏ افزاری ، سازمان قرار است به چه نتایجی دست یابد.
• آمادگی و بلوغ سازمان برای انتخاب راه‌حل نرم‏ افزاری ارزیابی شده و معلوم گردد که برای افزایش آمادگی سازمانی چه طرح‌ های بهبودی (احتمالاً) بایستی به اجرا درآید,
• تیم (یا فرد) تصمیم‌گیرنده برای انتخاب راه‌حل نرم‏ افزاری تشکیل شده و حدود اختیارات آنان معلوم باشد.
• محدوده پروژه خصوصاً از جنبه بودجه و زمان انجام آن تعریف شده باشد .
• فازبندی‌ های احتمالی انجام پروژه و تعریف سیستم ‌ها و زیرسیستم‌ هایی که در هر فاز بایستی پیاده ‌سازی گردند ، معلوم گردد.
• سطح کیفی راه‌ حل نرم ‏افزاری انتخابی ( خصوصاً اینکه راه‌ حل انتخابی ایرانی بوده و یا در سطح A و Bکلاس جهانی باشد ) تعریف شده باشد.

این مرحله شامل مراحل فرعی به شرح زیر است:

نتایج مورد انتظار در پایان مرحله دوم

• لیست ماژول‌ها و زیرکارکردهای کسب ‌و کار در خصوص هر یک از سیستم ‌ها و زیرسیستم‌ ها مورد نیاز به تفکیک و به ‌صورت تفصیلی (RFI) تهیه و تعریف شده باشد.
• لیستی از کلیه شرکت ‌های مجری (شرکت‌های تولیدکننده ایرانی و یا شرکت‌ های پیاده‌ ساز محصولات خارجی) همراه با اطلاعات عمومی و کلی از آنان تهیه شده باشد.
• شرح نیازمندی ‌ها برای ارائه پیشنهاد (RFP) برای ارائه به شرکت‌ های مجری تهیه شده و انواع معیارها و شاخص‌ هایی که براساس آن بایستی شرکت ‌های مجری مورد ارزیابی قرار گیرند تعریف شده باشد.
• با توجه به انواع معیارها و شاخص‌ها مدلی (یک مدل ساده در اکسل یا یک مدل پیچیده‌تر) برای نحوه امتیازدهی و ارزیابی نهایی شرکت ‌های مجری تعریف شده باشد.

این مرحله شامل مراحل فرعی به شرح زیر است:

نتایج مورد انتظار در پایان مرحله سوم

• با تکیه‌ بر معیارها و شاخص ‌های ارزیابی ، کلیه شرکت ‌های مجری قابل ‌دسترس شناسایی شده و از میان آن‏ ها یک لیست بلند تهیه گردد.
• با تکیه ‌بر جمع ‌آوری اطلاعات دریافتی از شرکت‌ های لیست بلند (این اطلاعات می ‌تواند در حد ارزیابی وب‌گاه، دریافت بروشور و مستندات عمومی و در موارد خاص دیدن دموی اولیه باشد) و با تکیه‌ بر مدل ارزیابی ، از میان شرکت ‏های لیست بلند ، شرکت ‏های لیست کوتاه (بین 3 تا 7 شرکت) انتخاب گردند.
• کلیه شرکت ‌‎های لیست کوتاه با تکیه ‌بر مدل تهیه شده در پایان مرحله دوم مورد ارزیابی دقیق قرار گرفته و براساس کلیه معیار و شاخص‌ های ارزیابی امتیازدهی گردند.
• تیم انتخاب راه‌ حل نرم ‏افزار با تکیه ‌بر مدل ارزیابی و مذاکرات نهایی بایستی بتواند ، شرکت مجری را از میان شرکت ‏های لیست کوتاه انتخاب نماید.

همان‏ طور که در بالا نیز بدان اشاره شد ، انواع اقداماتی که در هر مرحله بایستی انجام پذیرد را می‏ توان از منظر موضوعی به فرایند های زیر طبقه ‏بندی نمود :

به ‌طور قطع می‌توان گفت که مهم ‌ترین فرایند در فرایندهای تصمیم‌ گیری، فرایند تحلیل، ارزیابی، شناسایی نیازمندی ‌ها و اندازه ‌گیری بلوغ فرایندی کسب ‌و کار است. در این خصوص در مراحل مختلف اجرای مدل ، اقدامات زیر بایستی صورت پذیرد.

• شناسایی فرایند های اصلی و فرعی جاری در سازمان و عارضه ‌یابی کلی هر یک از آنان در مرحله شناخت
• اندازه‌ گیری بلوغ فرایندی سازمان در مرحله ارزیابی آمادگی و بلوغ سازمانی برای جذب این‌گونه راه‌ حل‌ ها و تهیه طرح ‌های بهبود در این حوزه ، به‌منظور افزایش بلوغ فرایندی در کسب‌وکار مربوطه
• شناسایی سیستم‌ ها، زیرسیستم ‌ها و ماژول‌ های اصلی مورد نیاز (در وضعیت مطلوب) به هنگام تهیه طرح جامع انفورماتیک
• شناسایی و تعریف زیر فعالیت ‌های مورد انتظار در وضعیت مطلوب از هر یک از فرایند های اصلی (سیستم‌ ها و زیرسیستم‌ ها) و تهیه لیست کارکردی تفصیلی (تهیه RFI) در مرحله تحلیل
• بهره‌ گیری از لیست ‌های کلی و تفصیلی فرایندها و کارکرد های آنان به ‌منظور شناسایی انواع شرکت ‌های تولید کننده و پیاده ‌سازی راه ‌حل ‌های نرم ‌افزاری (در محدوده پروژه) در مرحله تحلیل
• ارزش ‌گذاری و وزن‌ دهی به هریک از فرایندها ، زیر فرایندها و احیاناً کارکردها تا بر آن اساس بتوان در مرحله تحلیل ، انواع آلترناتیوهای موجود را از این منظر مورد ارزیابی قرار داد .
• تهیه یک ماتریس تصمیم‌ گیری براساس اجزا نیازمندی ‌های فرایندی کسب ‌و کار و بهره ‌گیری از آن در مدل تصمیم‌گیری در مرحله تحلیل
• در مرحله سوم و در مرحله انتخاب مناسب ‌ترین راه ‌حل، از منظر فرایندی ، مستقیماً اقدامی صورت نگرفته و فقط اطلاعات جمع‌آوری ‌شده در مدل تصمیم‌ گیری جاری ‌سازی شده و از آن برای انتخاب مجری بهره گرفته خواهد شد.

بدون شک یکی از اصلی ‌ترین و مهم‌ ترین عوامل کسب موفقیت و افزایش اثر بخشی، پس از انتخاب و جاری‌ سازی یک راه ‌حل نرم‌ افزاری ، بهره ‌گیری از اطلاعات درست ، کامل و به هنگام است تا بر آن اساس بتوان به نتایج درست و قابل اتکایی دست‌یافت. اگر به بهترین راه‌ حل نرم‌ افزاری ورودی ‌های غلط بدهید، حتماً نتایج غلطی نیز کسب خواهید کرد.

لذا فرایند ارزیابی، جمع‌ آوری و شفاف ‌سازی اطلاعات یکی از مهم ‌ترین فرایند ها در این مدل تصمیم‌ گیری است که اصولاً به ‌طور مستقیم در خود تصمیم ‌گیری و انتخاب شرکت مجری نقشی ندارد و به همین دلیل نیز به آن کمتر توجه می‌ شود. ولی به ‌طور قطع، عدم توجه به آن به هنگام پیاده ‌سازی، هم شرکت مجری و هم کارفرما را با مشکلات عدیده ‌ای روبرو خواهد ساخت.

اقدامات مهمی که از این منظور در مراحل مختلف بایستی صورت پذیرد به شرح زیر است:

• شناسایی نیاز های اطلاعاتی اصلی هر یک از واحد های سازمانی و خصوصاً کمبود های اطلاعاتی آنان در مرحله شناخت و تعریف دقیق مسئله
• ارزیابی کیفیت اطلاعات ‌پایه و در گردش هر یک از فرایند های اصلی و فرعی (ترجیحاً به تفکیک یک طبقه ‌بندی استاندارد شده همانند APQC) در مرحله ارزیابی آمادگی سازمانی
• تحلیل حجم ، اندازه ، حساسیت‌های امنیتی ، نحوه پشتیبانی ، نحوه جمع‌آوری و نگهداشت اطلاعات و سایر موارد مرتبط ، به هنگام تهیه طرح جامع انفورماتیک
• شناسایی انواع شاخص ‌های کلیدی عملکرد (KPI) و تحلیل نیازمندی ‌های اطلاعاتی هر یک از آنان در مرحله شناسایی و تعریف انواع نیازمندی‌ های کسب‌ و کار و تهیه انواع طرح‌ های بهبود برای جمع ‌آوری ، شفاف ‌سازی و دقیق نمودن اطلاعات، خصوصاً پیش‏بینی اجزاء اطلاعات ‌پایه مورد نیاز برای دستیابی و محاسبه شاخص ‌های کلیدی عملکرد (KPI)
• ارزیابی شرکت‌ های لیست کوتاه از منظر میزان پوشش‌ دهی به شاخص‌ های کلیدی عملکرد مورد نیاز کارفرما در مرحله انتخاب
• ارزش ‌گذاری و وزن‌ دهی به هریک از فرایندها ، زیر فرایندها و احیاناً کارکردها تا بر آن اساس بتوان در مرحله تحلیل ، انواع آلترناتیوهای موجود را از این منظر مورد ارزیابی قرار داد .
• تهیه یک ماتریس تصمیم‌ گیری براساس اجزا نیازمندی ‌های فرایندی کسب ‌و کار و بهره ‌گیری از آن در مدل تصمیم‌گیری در مرحله تحلیل
• در مرحله سوم و در مرحله انتخاب مناسب ‌ترین راه ‌حل، از منظر فرایندی ، مستقیماً اقدامی صورت نگرفته و فقط اطلاعات جمع‌آوری ‌شده در مدل تصمیم‌ گیری جاری ‌سازی شده و از آن برای انتخاب مجری بهره گرفته خواهد شد.

قابل‌ذکر است که تیم ‌سازی و اجرای انواع طرح‌ های بهبود پیش‌ بینی ‌شده در فوق نقش خیلی مهم و کلیدی در کیفیت مرحله پیاده‌ سازی داشته و عدم توجه به آن می‌تواند کسب ‌و کار مربوطه را در مرحله پیاده ‌سازی هم از منظر کیفی و کسب نتایج مطلوب و هم از منظر مدیریت زمان پروژه با مشکلات جدی روبرو سازد.

به ‌طور قطع، بدون استفاده اثر بخش از فناوری اطلاعات ، هیچ‌گونه توسعه پایداری در سازمان‌ها تحقق پیدا نخواهد کرد. لذا اخذ یک تصمیم درست و به هنگام و با بودجه ‏ای مناسب ، برای انتخاب راه‌ حل‌ های نرم ‌افزاری (خصوصا‌ً برای سازمان‌های متوسط و بزرگ) از اهمیت بالایی برخوردار بوده و در آینده سازمان‌ها نقش بسزایی خواهد داشت.

لذا ضروری است از همان ابتدا و در همان مرحله انتخاب (قبل از پیاده‌سازی) به آن به ‌عنوان یک پروژه خیلی با اهمیت توجه شده و فرایند مدیریت پروژه و تیم‌ سازی متناسب با بودجه و ابعاد پروژه صورت پذیرد. برخی از اقدامات مهم این فرایند عبارت‌اند از :

• تشکیل کمیته راهبردی (Steering Committee)

این کمیته بایستی با حضور مالک پروژه ، حامی پروژه و دیگر افراد کلیدی مد نظر سازمان تشکیل گردد. مأموریت این کمیته اخذ تصمیم ‌گیری ‌های نهایی در هر یک از مراحل اجرای مدل است.

• تشکیل کمیته راهبری (Steering Committee)

این کمیته بایستی با حضور مدیر پروژه و دیگر افراد کلیدی مد نظر سازمان تشکیل گردد. مأموریت این کمیته به ‌طور کلی جاری ‌سازی فرایند مدیریت پروژه ، برای اجرای با کیفیت پروژه (در زمان پیش ‌بینی ‌شده ، با هزینه پیش ‌بینی‌ شده و با کیفیت مناسب بتوان به بهینه ‌ترین انتخاب ممکن رسید) است.

• تشکیل کمیته انتخاب (Selection committee)

این کمیته بایستی با حضور کلیه ذی‌ نفعان و استفاده ‏کنندگان نهایی از نرم ‌افزار شکل بگیرد. در مواردی که می ‌خواهیم یک سیستم جامع و یا پیشرفته سازمانی (همانند ERP، CRM، BI، SCM، و...) انتخاب نماییم، ضروری است که مالکین کلیه فرایندهای اصلی و حوزه‌ های سازمانی (همانند مالی ، منابع انسانی ، خرید ، فروش ، تولید ، انبار ، بازاریابی ، طرح و توسعه و...)، با توجه به محدوده پروژه (انواع سیستم ‌ها، زیر سیستم ‌ها و ماژول ‌ها) در این کمیته حضور داشته باشند.

در کلیه مراحل پروژه (شناخت ، تحلیل و انتخاب) اعضا این کمیته نقش فعالی خواهند داشت و لذا بایستی زمان مناسبی را به پروژه اختصاص بدهند. دریافت حکم از مدیریت ارشد سازمان و تأکید زیاد بر اهمیت پروژه و نقش اعضا کمیته در انتخاب بهینه ، به ‌طور قطع بر کیفیت انتخاب نقش خواهد داشت.

• کنترل پروژه

متناسب با ابعاد پروژه ، ضروری است که اقدامات قابل پیش ‌بینی برای انجام پروژه به اجزا قابل مدیریت (WBS) شکسته شده و زمان ، هزینه و خصوصاً منابع انسانی درون‌ سازمانی که بایستی در پروژه مشارکت داشته باشند، شناسایی و مدیریت شوند.

• مدیریت پروژه

متناسب با ابعاد پروژه ، ضروری است که با استفاده از یک متدولوژی مدیریت پروژه (همانند PMBOK) که برای این ‌گونه پروژه ‌ها خلاصه و بومی‌سازی شده باشد ، پروژه به شکل بهینه ‌ای مدیریت گردد.

• هزینه‌یابی پروژه

متناسب با ابعاد پروژه ، بایستی هزینه‌ های این تصمیم ‏گیری، خصوصاً هزینه‌ های پنهان مربوط به زمان‌ های کارکرد همکاران داخل سازمان از طریق تایم ‏شیت یا دیگر رویه ‌های ممکن ثبت و مدیریت گردد.

تجربه نشان داده است که متأسفانه خیلی از کارفرمایان برای انتخاب یک نرم ‌افزار، بدون به ‌کارگیری یک مدل مناسب و بعضاً با سردرگمی ، زمان‌ های خیلی زیادی را صرف دیدن دموی راه ‌حل‌ های شرکت ‌های نرم‌ افزاری می ‌نمایند و به ‌طور غیرمستقیم هزینه‌ های زیادی هم به سازمان خود و هم به شرکت ‌های نرم ‌افزاری تحمیل می ‌نمایند.

در هیچ کسب ‌و کاری انتخاب یک نرم ‌افزار یا یک راه‌ حل پیشرفته نرم‌ افزاری، نمی ‌تواند هدف اصلی سازمان باشد. اما سازمان‌ ها می ‏دانند که برای دستیابی به اهداف خود (همانند سود بیشتر ، فروش بیشتر ، توسعه نام تجاری ، توسعه سهم بازار و...) بایستی به بهترین شکل ممکن از راه‌ حل ‌های بهینه نرم ‌افزاری بهره جویند.

لذا انتخاب نرم‌ افزار مناسب یکی از مأموریت‌ های واحد های فناوری اطلاعات نیست ، بلکه یک انتخاب و یک تصمیم‌ گیری مدیریتی است و بایستی با پشتیبانی و حمایت مدیریت ارشد سازمان صورت پذیرد. برخی از اقدامات این فرایند عبارت‌اند از :

• حمایت مدیریت ارشد

این حمایت بایستی از شروع پروژه و تا زمان عقد قرارداد با شرکت مجری ، از ابعاد مختلف (تیم‌سازی ، تأمین منابع مالی ، ایجاد سینرژی مثبت در سازمان ، افزایش انگیزش ، توسعه ارتباطات درون‌سازمانی و...) مورد توجه قرار گرفته و کماکان در فاز پیاده‌ سازی نیز ادامه یابد

• شفاف ‌سازی انتظارات مدیریتی از پروژه

مدیریت سازمان بایستی با شفافیت کامل بداند که پس از انتخاب و اخذ تصمیم‌ برای خرید و نهایتاً پیاده‌ سازی یک راه ‌حل نرم ‌افزاری، قرار است سازمان به چه نتایجی دست یابد.

معمولاً به هنگامی‌که ابعاد پروژه تصمیم‌ گیری برای انتخاب یک راه‌ حل نرم ‌افزاری تا حدودی گسترده شده و تمامی حوزه‌ های سازمان را در برگیرد (همانند انتخاب ERP ، CRM، BI، SCM، و...)، ماهیت این‌ گونه پروژه ‌ها نیز به ‌شدت تغییر کرده و تبدیل به یک پروژه تحول سازمانی (Change Management) می‌گردد.

در این‌صورت ضروری است که در کلیه مراحل انتخاب راه‌ حل فرایند تغییر و تحول سازمانی نیز به اجرا درآید. هرچند که پروژه‌‌ های تحول سازمانی خود مدل ‌های متفاوتی برای اجرا دارند. لیکن برخی از اقدامات مهمی که بایستی از این منظر صورت پذیرد به شرح زیر است :

• تغییر ساختار سازمانی از ساختار وظیفه ‌ای به ساختار فرایندی
• برنامه ‌ریزی برای توسعه آموزش گسترده سازمانی و ایجاد یک سازمان یاد گیرنده
• توسعه بلوغ مشارکتی کارکنان

برحسب اینکه این مدل را برای چه کسب ‌و کاری (کوچک ، متوسط و یا بزرگ) و با چه حجمی از گردش مالی سالیانه می‌خواهیم به اجرا درآوریم ، کیفیت اجرای مدل و میزان سرمایه‏گذاری (هزینه ، زمان ، دقت و...) در آن بایستی متفاوت باشد. برخی از عواملی که از این منظر بایستی به آن توجه نمود به شرح زیر است :

راه‏ حل ‏های نرم‌ افزاری می ‏توانند خیلی کوچک و یا خیلی بزرگ باشند ، لذا ضروری است که کسب ‏و کارها ابتدا با توجه به نوع نیازمندی‏ های خود تعیین نمایند که دنبال چه سطحی از نرم ‏افزار هستند . طبیعتاً هر چه انتظارات کسب ‏و کارها بیشتر باشد، هم بایستی هزینه بیشتری پرداخت کنند و هم بایستی با دقت بیشتری اقدام به تصمیم ‏گیری برای انتخاب نرم ‏افزار نمایند. به‌طورکلی سطوح کیفی راه‏حل‏های نرم‏افزاری را به شرح زیر می‏توان برشمرد :

انواع سیستم ‌های اطلاعاتی مورد نیاز یک بنگاه برحسب سطوح سازمانی می‌تواند از انواع زیر باشد. سیستم‏ های اطلاعاتی سطوح پایین‏تر ، تراکنش‏های خیلی بیشتری را مدیریت می ‏نمایند، ولی معمولاً از پیچیدگی کمتری برخوردار هستند؛ اما زمینه فعالیت سیستم ‏های اطلاعاتی سطوح بالاتر محدودتر بوده ولی پیچیدگی بیشتری داشته و با دقت بیشتری بایستی انتخاب گردند. سطوح اصلی سیستم‏ های اطلاعاتی در سازمان ‏ها به شرح زیر است :

• سیستم ‌های اطلاعاتی مالی
• سیستم ‌های اطلاعاتی سرمایه‌ های انسانی
• سیستم‌ های اطلاعاتی فنی و مهندسی
• سیستم‌ های اطلاعاتی بازرگانی (خرید و فروش)
• سیستم‌ های اطلاعاتی خاص صنایع مختلف

اکثر سازمان‏ ها به هنگام انتخاب راه ‏حل‏ های نرم‏ افزاری معمولاً انتظارات خیلی بزرگی را طرح می‏ کنند و آرزو دارند که در زودترین زمان ممکن و با کمترین بودجه به آرزوهای خود برسند که متأسفانه غیرممکن است.

در تحقیقات بین‏المللی معمولاً بودجه قابل پیش ‏بینی برای کلیه هزینه ‏های فناوری اطلاعات (سخت‏افزار ، نرم‏افزار ، آموزش ، نیروی انسانی و...) سازمان‏ ها ، سالیانه بین یک تا ده درصد گردش مالی سازمان برآورد شده است ، اما متأسفانه در ایران این بودجه به‏طور میانگین کمتر از یک درصد است. در هر صورت ضروری است که مدیران ارشد قبل از هر گونه بررسی برای انتخاب یک نرم ‏افزار ، محدوده بودجه قابل پیش ‏بینی و نرخ بازگشت سرمایه آن را برآورد نمایند. ضمن آنکه بودجه قابل پیش‏ بینی برای اجرای این مدل نیز بایستی حدود ده و حداکثر تا بیست درصد بودجه پیش‌ بینی‌شده باشد. در این رابطه متأسفانه اکثر سازمان‏ ها به هزینه‏ های پنهان ، خصوصاً وقتی‌که از کارکنان سازمان گرفته می‏ شود توجه ندارند.

اگر به ‌طور کلی سازمان‏ ها را به سه گروه کوچک ، متوسط و بزرگ (با توجه به تعداد کارکنان و خصوصاً با توجه به حجم گردش مالی سازمان‏ ها) تقسیم کنیم ، با توجه به بودجه ‏ای که برای این‌گونه پروژه‏ ها اختصاص می ‏دهیم ، باید یکی از روش ‏های انتخاب زیر را بکار گیریم :