مراحل کلاسیک و استاندارد قابل پیش بینی برای انتخاب انواع راه حل های نرم افزاری پیشرفته سازمانی

اصولاً هدف از اجراي پروژه هاي جذب نرم افزارهاي پيشرفته سازماني، افزايش ظرفيت اجرا در سازمان و كسب موفقيت بيشتر در نتايج است.

متأسفانه اكثر سازمان ها زمان و هزينه زيادي را صرف انتخاب این گونه راه حل ها مي نمايند، با هزينه زياد نسبت به توسعه و اصلاح زیرساخت های فناوري اطلاعات اقدام مي نمايند و حتي از مشاوران گران قیمت به هنگام پياده سازي سيستم ها بهره مي جويند، ولي به دلايل متعدد، تعداد زيادي ازاین گونه پروژه نه تنها در ايران، بلكه در سطح جهان، يا با شكست مواجه مي شوند و يا در حد مطلوب و با اثربخشي كافي به اجرا در نمي آيند.

يكي از دلايل مهم شكست راه حل هاي نرم افزاري پيشرفته سازماني عدم توجه به ميزان آمادگي سازماني است. اين تجربه بارها تكرار شده است كه ما گران ترين و بهترين مربي فوتبال را بدون توجه به شرايط جذب و مهيا نمودن شرايط موفقيت، به استخدام درآورده ايم و درنهایت نه تنها به اهدافمان نرسيده ايم، بلكه با نتايج ضعيف تر، سرخوردگي را نيز به وضع موجود اضافه نموده ايم.

لذا براي جذب پروژه هاي EAA، خصوصاً در سازمان هاي بزرگ، پيشنهاد مي گردد كه با شناخت كلي وضع موجود (خصوصاً از منظر شناسايي ميزان آمادگي سازمان براي جذب EAA) و از طريق تشكيل چند كارگاه گروهي (با حضور جمعي مديران و كارشناسان واحدهاي مختلف ذی ربط در اجراي پروژه EAA) و به صورت كار تيمي (همانند اجراي پروژه هاي EFQM) ميزان آمادگي آن سازمان، مورد ارزيابي و اندازه گيري قرار گرفته و سپس انواع طرح هاي بهبود (پروژه هاي بهبود) تهيه و پيشنهاد گردد. ارزيابي آمادگي سازماني از 8 محور زير مي تواند انجام پذيرد:

از اين منظر ميزان آمادگي رهبري و مديريت ارشد سازمان براي اجراي پروژه، خصوصاً از منظرهاي: داشتن اطلاع كافي از مزايا و معايب پروژه، آشنايي با شرايط موفقيت و شكست پروژه، اثربخشي و نتايج پروژه؛ و خصوصاً نحوه مشاركت و حمايت مديريت ارشد در اجراي پروژه، مي تواند بررسي شود.

از اين منظر نقش EAA در تحقق اهداف استراتژيك سازمان، در تحول سازماني و همسو بودن اجراي آن با استراتژي هاي سازمان؛ و در برنامه استراتژي فناوري اطلاعات سازمان، مي بايستي مورد ارزيابي قرار گيرد.

با توجه به اينكه يكي از اصلي ترين و غیرقابل انکارترین ويژگي راه حل هاي نرم افزارهاي پيشرفته، همانند ERP، فرايندگرا بودن آن است، لذا از منظر فرايند و فرايندگرايي نيز بايستي ميزان آمادگي سازمان مورد ارزيابي قرار گيرد.

آيا سازمان ظرفيت حركت به سمت مديريت فرايندي را دارد يا خير؟ و اگر سازمان آماده نيست، براي مهياسازي سازمان چه بايد كرد؟

يكي از مهم ترين دلايل شكست پروژه هاي EAA، عدم آمادگي كاركنان و فرهنگ سازمانی براي جذب EAA است. لذا ضروري است آمادگي كاركنان براي جذب EAA، هم از منظر فرهنگ سازمانی و هم از منظر فرهنگ انفورماتيكي، مورد ارزيابي قرار گيرد.

راه حل هاي EAA يك راه حل نرم افزاري براي مديريت منابع و اطلاعات سازمان هستند تا مديريت با تکیه بر آن بهينه ترين تصميم گيري ها را در زمان مناسب (سريع) اخذ نمايد.

طبيعتاً بهترين راه حل ها، اگر فاقد اطلاعات مطلوب و كافي باشند به نتايج مطلوب دست پيدا نخواهند كرد.

لذا تحليل وضعيت اطلاعات موجود، شناسايي كمبودهاي اطلاعاتي و ارائه راهكار براي برطرف كردن آن، نحوه انتقال اطلاعات به سيستم هاي جديد، خصوصاً شناسايي مدل ها و روش هاي برنامه ريزي منابع (با تکیه بر اطلاعات) در حوزه هاي مختلف سازماني، از نكات مهمي است كه قبل از هرگونه انتخاب راه حل های EAA بايستي بدان توجه گردد.

طبيعتاً با توجه به اينكه این گونه راه حل هاي مديريتي، مبتني بر فناوری اطلاعات هستند، لذا ضروري است كه زيرساخت هاي مناسب و كافي (نه كم و نه زياد) براي اجراي آن در سازمان مهيا باشد

ارزيابي و شناخت وضع موجود و ارائه راهكار براي رسيدن به حداقل هاي موردنیاز در وضع مطلوب، باعث مي گردد كه این گونه پروژه ها به هنگام اجرا با مشكل زيرساخت مواجه نشوند.

به طورقطع هر سازماني در حال حاضر از تعداد زيادي سيستم هاي اطلاعاتي جزيره اي و يا يكپارچه و احياناً با بسترهاي متفاوت تكنولوژيكي، بهره مي جويد.

ارزيابي وضعيت فعلي سيستم هاي اطلاعاتي موجود و ميزان آمادگي و چگونگي انتقال از سيستم هاي موجود به سيستم هاي مطلوب، از موارد خيلي مهمي است كه حتماً بايستي مورد ارزيابي قرار گرفته و براي انجام بهينه آن طرح هايي در دست اجرا باشد.

متأسفانه در ايران يكي از عوامل خيلي مهم در شكست پروژه ها، عدم توجه جدي به مديريت پروژه است. اين امر صرفاً از طريق بندهاي قرارداد اجرايي نمي گردد و اگر سازمان ها آمادگي لازم را نداشته باشند، قبل از اجراي این گونه پروژه ها بايستي از طريق آموزش و راهكارهاي ديگر، ظرفيت اجرايي سازمان ها را براي مديريت پروژه هاي بزرگ افزايش داد.

انتخاب و پياده سازي راه حل هاي نرم افزاري پيشرفته سازماني از پروژه هاي پرهزينه و خصوصاً زمان بر و ريسك پذير است كه به طورقطع بايستي با تفكر كافي انتخاب و پياده سازي شوند.

لذا در سازمان هاي بزرگ توصيه مي گردد، كه ابتدا با تدوين برنامه استراتژيك فناوري اطلاعات، محدوده پروژه، نحوه انتخاب راه حل؛ و خصوصاً نتايج قابل انتظار از اجراي پروژه را تعريف نموده و معلوم نمايند كه اجراي این گونه پروژه ها چه نقش و اثري در اجرايي شدن هرچه مطلوب تر اهداف استراتژيك سازمان دارد.

براي تهيه اين برنامه ضروري است كه سازمان از 4 منظر زير مورد ارزيابي قرار گيرد.

برنامه استراتژي فناوري اطلاعات به طورقطع بايستي هماهنگ با برنامه استراتژيك كلان سازمان و برنامه استراتژيك كسب وكار سازمان تهيه و تنظيم گردد.

در این خصوص نيز بايستي ظرفيت ها و خصوصاً محدوديت هاي اجرايي موجود شناسايي شوند تا در طراحي وضع مطلوب مدنظر قرار گيرند.

با توجه به رشد سريع فناوري اطلاعات در جهان، طبيعي است كه به هنگام طراحي وضع مطلوب بايستي به بهترين شكل ممكن از آخرين فناوري هاي اطلاعاتي بهره جست.

به طورقطع فناوري اطلاعات يكي از ابزارهاي مهم مديريتي است كه در شرايط رقابتي قرن بيست ويكم مي تواند از منظرهاي گوناگون (سرعت، كاهش هزينه ها، تصميم گيري هاي به هنگام و مؤثر، توسعه نام تجاري، ارتباط مؤثر با مشتريان و...) به رقابتي تر شدن سازمان ها كمك كند.

لذا همواره بايستي از اين منظر رقبا مورد ديده باني قرار گيرند و در بدو امر با استراتژي پيرو بودن ، مؤثرترین راهكارهاي مورد بهره برداري توسط رقبا را به كار گرفت و سپس با استراتژي پيش رو بودن ، با كمك اين فناوري نسبت به ايجاد مزيت هاي رقابتي جديد اقدام نمود.

ازآنجایی که خريد راه حل هاي نرم افزاري پيشرفته سازماني فرايندي پرهزينه، معمولاً زمان بر (خطر از دست دادن فرصت ها) و با ريسك بالا همراه است. لذا موضوع موفقيت آميز بودن این گونه پروژه ها براي سازمان ها از اهميت فراواني برخوردار است.

ازاین رو ضروري است كه پس از ارزيابي آمادگي سازماني؛ و تهيه برنامه استراتژي فناوري اطلاعات و كسب اطمينان كافي از خريد این گونه راه حل ها، با بهره گيري از يك مدل معتبر و كاربردي (و خصوصاً بومی شده و قابل اجرا در ايران) نسبت به انتخاب این گونه راه حل ها اقدام نمود.

براساس مدل پيشنهادي زير (كه مي تواند مبناي تهيه RFP قرار گيرد) كليه معيارهاي (انواع سرفصل هاي) قابل پيش بيني جهت ارزيابي نرم افزارهاي بزرگ و پيشرفته در 9 گروه و به شرح آمده در زير طبقه بندي شده اند.

اصلي ترين معيارها براي مقايسه نرم افزارهاي پيشرفته سازماني، تهيه ليست كاركردي (Feature list) تفصيلي فرايندها و شناسايي قابليت هاي موردنیاز و مورد انتظار كارفرما و مقايسه آن با قابليت هاي هريك از راه حل هاي پيشنهادي است.

این گونه ليست هاي كاركردي كه اصولاً مي توانند در 4سطح و با تکیه بر چارچوب طبقه بندي فرايندهاي APQC و الگوبرداري از ليست كاركردي شركت هاي معتبر همانند SAP و ORACLE تهيه گردند، بيش از 1000كاركردكاركرد تفصيلي را مدنظر دارند كه ابتدا بايستي با نيازهاي سازمان تطبيق داده شده و سپس مبناي ارزيابي فروشندگان راه حل قرار گيرد.

ارزيابي فروشندگان يا شركت كنندگان در مناقصه از اين منظر، اصولاً بيشترين امتياز را دارد و اين مقياس مهم ترين شاخص ارزيابي است.

از طريق اين معيارها جنبه هاي كيفي محصول يا نرم افزارهاي پيشرفته هريك از فروشندگان، با يكديگر مقايسه مي شود.

جنبه هايي همانند: شاخص هاي كليدي عملكرد (KPI) تعریف شده در محصول، موتورهاي جريان كار، به كارگيري بهروش ها، بهره گيري از ابزارهاي با سورس باز، سطح يكپارچگي، يكپارچگي بانك اطلاعاتي، يكپارچگي ماژول هاي هم ارز، يكپارچگي فرايند، قابليت يكپارچگي با ديگر نرم افزارهاي كاربردي، زمان پاسخگويي و امثال آن

از طريق اين معيارها انواع راه حل هاي نرم افزاري مختلف از منظر رعايت شاخص هاي مطرح شده در استاندارد ISO9126 و از جنبه هاي عمومي و كيفي مي تواند مورد ارزيابي قرار گيرد.

جنبه هايي همانند: مشخصه هاي كاركردي (صحت، قابليت كار، انطباق، امنيت، ...) قابليت اطمينان (بلوغ، دامنه مجاز خطاها، قابليت بازسازي و...)، قابليت استفاده (قابل فهم بودن، قابل يادگيري بودن، عملي بودن و...)، كارايي، قابل نگهداري بودن، قابليت جابجايي داشتن و امثال آن

از طريق اين معيارها، كاربر پسند بودن نرم افزارهاي كاربردي با يكديگر مقايسه مي گردند.

همانند: انعطاف پذيري، ارتباط دوستانه با كاربر داشتن، بومی سازی، كاركردهاي تحليل، ابزارهاي گزارش ساز و ...

از طريق اين معيارها، تكنولوژي بکار گرفته شده در توليد محصول مي تواند مورد ارزيابي قرار گيرد. همانند: پلات فرم سخت افزاري، سيستم عامل، موتورهاي پایگاه داده ها، پروتكل شبكه و ارتباطات، تجارت الكترونيك و يكپارچگي با اينترنت، ابزارهاي توسعه، سيستم پشتيبان، بلوغ تكنولوژي، معماري سازماني، امنيت و ...

از طريق اين معيارها نحوه پشتيباني از محصول توسط فروشنده يا پياده كننده راه حل مورد ارزيابي قرار مي گيرد. همانند: پشتيباني محصول اوليه (تحت ليسانس)، پشتيباني دوره اي، آموزش، مستندسازي، سرعت ارائه خدمات، پشتيباني مشاوره اي و آموزشي، ميزان تعهد و جريمه هاي ديركرد و ...

يكي از مهم ترين معيارهاي ارزيابي شركت هاي توليدكننده و مجري انواع راه حل هاي نرم افزاري پيشرفته سازماني، روش مديريت پروژه است ازجمله مواردي هم چون متدولوژي پياده سازي، مديريت زمان پياده سازي هريك از مراحل، كنترل پروژه، استانداردهاي مديريت پروژه و امثال آن

در خريد راه حل هاي نرم افزاري پيشرفته سازماني، فقط بخشي از هزينه ها مربوط به قيمت خود محصول است. این گونه پروژه ها هزينه هاي ديگري را نيز به سازمان تحميل مي نمايند كه بايستي مورد ارزيابي قرار گيرد. همانند: مخارج مشاوره، هزينه خريد ليسانس (برحسب كاربر و به تفكيك هر ماژول)، هزينه زيرساخت، هزينه اصلاحات، هزينه پياده سازي، هزينه انتقال اطلاعات، هزينه آموزش، هزينه محصولات جانبي موردنیاز، هزينه نصب و راه اندازي، هزينه نظارت و هزينه هاي متغير ساليانه (هزينه تمديد ليسانس، هزينه نگهداري ساليانه سيستم بومی شده، هزينه تغييرات ساليانه، هزينه توسعه زيرساخت و ...)

از طريق اين معيار فروشندگان راه حل هاي نرم افزاري پيشرفته از منظر ماندگاري، سابقه فعاليت، داشتن برنامه هاي راهبردي، شهرت، سهم و قدرت نفوذ در بازار، داشتن توانايي هاي پرسنلي، فني، مالي، تجربيات قبلي، تعداد گواهي نامه هاي معتبر دريافتي، امتياز شورايعالي انفورماتيك و امثال آن مورد ارزيابي قرار مي گيرند.

اصولاً با توجه به اهميت و هزينه اجرايي این گونه پروژه ها، ضروري است كه با تکیه بر موارد آمده در مرحله چهارم اين گزارش يك RFP جامع و گسترده تهيه و تنظيم شده و از طريق مناقصه عمومي يا محدود به مورد اجرا درآيد. البته اين امر عمدتاً در ايران رايج بوده و معمولاً در خارج از كشور براي این گونه پروژه ها مناقصه برگزار نمي گردد و صرفاً يك تيم كارشناسي به ارزيابي و نهايتاً انتخاب يكي از راه حل ها مي پردازد.

در هر صورت پيشنهاد كلي در ايران، برگزاري يك مناقصه سه مرحله اي و به شرح زير است:

در اين مرحله از مناقصه در چارچوب RFP كلي و يا طرح كلي پروژه (ليست كاركردي گسترده اي كه بيش از هزار موضوع است در اين مرحله از مناقصه ضرورت ندارد كه توزيع گردد) و براساس فراخوان محدود يا عمومي، اطلاعات فني، تجربيات، روش کار، محيط اجرا، كيفيت محصولات شركت كنندگان مورد پرسش قرار گرفته و با تکیه بر يك روش حذفي و امتيازي تعداد محدودي شركت (حدود 7 شركت) انتخاب مي گردند.

در اين مرحله ابتدا شركت هايي كه اصولاً فاقد صلاحيت حداقل مي باشند (مثلاً رتبه شوراي عالي انفورماتيك آن از 3 بيشتر است، يا سابقه تأسیس شركت از X سال كمتر است و ...) حذف شده و سپس با يك سيستم امتيازدهي، تعداد محدود پیش بینی شده در ليست كوتاه انتخاب مي گردند

در مرحله دوم هريك از شركت هاي ليست كوتاه از 3 منظر زير و با دقت مورد ارزيابي قرار خواهند گرفت:

• بازديد از محل شركت
• بازديد از محل يكي از مشتريان اصلي شركت و ديدن سيستم هاي در حال اجرا
• نمايش راه حل مشتري در محل كارفرما و براساس چند سناريوي از قبل تعریف شده
• حذف شركت هايي كه در اين مرحله از ارزيابي، فاقد صلاحيت تشخيص داده شوند

سپس با تکیه بر ارزيابي هاي انجام شده در مرحله قبل، RFP اوليه نهايي شده و براي اخذ توصيه هاي اجرايي و اعلام قيمت براي شركت هاي داراي صلاحيت ارسال مي شود.

اصولاً سيستم امتيازدهي براساس تقسيم امتيازها به دو بخش فني و قيمت مي باشد (مثلاً 70% امتياز فني و 30% امتياز قيمت) كه پس از باز كردن پاكت قيمت ها (با توجه به محاسبه امتيازهاي فني) در همان جلسه محاسبه شده و برنده مناقصه اعلام مي گردد.

معمولاً پروژه هاي مرتبط با مديريت دانايي (پروژه هاي خدمات مديريتي) در ايران، همانند انتخاب انواع راه حل هاي نرم افزاري پيشرفته سازماني (EAA: Enterprise Advance Application)، عمدتاً به دليل نبود مهندس يا مشاور ناظر، با مشكلات و معضلات اساسي روبرو مي گردد.

اين در حالي است كه در كشورمان، از ديرباز براي بخش هايي از صنعت، همانند ساختمان سازي، كه به طورقطع بسيار ساده تر و غیراستراتژیک تر از بخش هاي مديريت دانايي بوده ، همواره از داشتن مهندس ناظر بهره مند بوده است.

اهميت اين امر به قدری است که شوراي عالي انفورماتيک نيز در تدوين گزارش نظام مهندسي و استانداردهاي توليد و توسعه نرم افزار (بخشنامه نماتن) که در سال 1383 تهيه شده است، به نقش ناظر و ضرورت انتخاب آن تأکيد ورزيده است.

با توجه به اهميت موضوع، برخي از نکات مهم بخشنامه نماتن ذيلاً آمده است.

صحت سنجي عبارت است از بررسي و كنترل سازگار بودن فرآورده ها و محصولات هر مرحله، گام و يا فعاليت در زیست چرخ توليد و توسعه نرم افزار، با ورودي هاي آن مرحله، گام و يا فعاليت. به عبارت دیگر در هر فعاليت صحت سنجي، صحت خروجي هاي هر مرحله با فرض صحت ورودي هاي همان مرحله بررسي مي شود.

فعاليت هاي صحت سنجي عبارت اند از:

• مميزي
• بازبيني

اعتبارسنجي عبارت است از سنجش و بررسي تطابق فرآورده هاي هر مرحله، گام و يا فعاليت در زیست چرخ توليد و توسعه نرم افزار، با نيازها و انتظارات اوليه كاربران نهايي سيستم.

فعاليت هاي اعتبارسنجي عبارت اند از:

• بازنگري مشترک
• آزمون پذيرش

• حصول اطمينان از اينکه پيمانکار در طول مدت انجام پروژه کليه کنترل هاي لازم کمي و کيفي را در چارچوب تفاهم براي تهيه محصولي با کيفيت مطلوب انجام مي دهد
• حصول اطمينان از اينکه فرآورده هاي پروژه ها مطابق با استانداردها و کيفيت توافق شده تهيه مي شود.
• حصول اطمينان از اينکه پيشرفت پروژه در چارچوب مدت زمان مورد توافق صورت گرفته و پيمانکار اقدامات لازم را در چارچوب طرح زمان بندی پروژه به عمل مي آورد.
• حصول اطمينان از اينکه کارفرما به موقع از خطرات پروژه و نقاط ضعف پيمانکار مطلع مي شود.
• بررسي و ارزيابي طرح هاي مديريتي ارائه شده از سوي پيمانکار پروژه
• بررسي و ارزيابي و اعلام نظر در خصوص فرآورده هاي مياني و نهايي پروژه
• بررسي و ارزيابي اصلاحات ناشي از بازنگري فرآورده ها و طرح ها و در صورت لزوم برگزاري جلسات لازم براي رفع مشکلات مورد مشاهده
• مشارکت در طراحي سناريوهاي آزمون با عوامل کارفرما و نظارت بر اجراي آن
• نظارت بر انجام آزمون پذيرش کارفرما
• تهيه گزارش هاي مرحله اي براي مدير پروژه کارفرما اعم از گزارش پيشرفت کار، گزارش هاي مميزي و...
• کمک به پيمانکار در تهيه قالب مستنداتي که بايد به کارفرما تحويل گردند.
• مشارکت در ارزيابي نهايي سيستم هاي ساخته شده توسط پيمانکار از نظر ميزان تحقق اهداف کارفرما
• انجام هماهنگي هاي لازم بين کارفرما و پيمانکار
• نظارت بر آموزش و به کارگیری مؤثر پرسنل پيمانکار پروژه
• بررسي و اظهارنظر در مورد هرگونه پيشنهاد رسيده در مورد تغيير در قرارداد
• ارائه گزارش هاي مرحله اي به مدير پروژه کارفرما در خصوص عملکرد و نارسايي هاي احتمالي حاصل از قصور وي در اجراي تعهداتش