شرح ارائه خدمات مشاوره ای در جهت ارزیابی،انتخاب،و خرید راه حل ERP
سرپرست گروه تخصصی نرم افزارهای پیشرفته سازمانی انجمن انفورماتیک ایران
مدیرعامل شرکت مشاوران فناوری اطلاعات آگاهان
مشاور و مدرس فرایندگرایی، انتخاب راه حل های نرم افزاری؛ و تحول دیجیتالی سازمان ها
این طرح پیشنهادی در مرداد ماه سال 1388 تدوین شده است. در صورت نیاز به اطلاعات دیگر یا مقاله های جدید، لطفاً به وب گاه نگارنده https://saeidemami.irمراجعه نموده یا برای نگارنده پیام بفرستید. استفاده از مطالب این مقاله با ذکر منبع مجاز است. لیکن حق انتشار مقاله همواره برای سعید امامی محفوظ است.
پیشگفتار
با آغاز قرن بيست و يكم ، كه به حق بايستي آن را قرن مديريت دانايي ناميد ، مؤسسات ايراني نيز ، براي حضوري موفق و رقابت پذير در عرصه جهاني ، چاره اي جز تکیه بر مديريت نوين و بهره گيري از ابزارهاي آن ندارند.
يكي از عوامل بسيار مهم و اساسي در موفقيت این گونه پروژه ها (خصوصاً پروژه هاي بزرگ انفورماتيكي)، تعريف صحيح و درست مسئله ، تعيين دقيق انتظارات كارفرمايان از پيمانكاران ، انتخاب صحيح پيمانكار و ... است. لذا همكاري با مديران مؤسسات براي تشخيص و تعريف دقيق مشكلات آنان و ارائه راهكارهاي كلي جهت عقد انواع قراردادهاي مديريت دانايي، بخشي از مأموریت هاي شركت مشاوران فناوري اطلاعات آگاهان بشمار مي آيد.
اصولاً موارد آمده در فوق را در سه مرحله زیر مي توان به انجام رسانيد كه شرح خدمات هر مرحله در ادامه گزارش آمده است :
- تعريف مسئله
- عارضه يابي و تهيه طرح راهبردي فناوري اطلاعات
- ارائه خدمات مشاوره اي براي انتخاب محصول
علاوه بر آن براي مهيا سازي شرايط جذب فناوری اطلاعات و راهكارهاي جديد مديريتي ، ضروري است كه در همین دوره زماني مرحله ترويج و اشاعه فرهنگ نيز در سازمان انجام پذيرد كه شرح خدمات مربوط به اين مرحله نيز در بخش چهارم اين گزارش آورده شده است.
مرحله اول : تعريف مسئله
شناسايي و تعريف دقيق (ولي در حدود کلي) و مشخص مسئله باعث مي گردد که شروع هر پروژه انفورماتيکي يا طرح بهبود مديريتي با تفکر و پندار درست شکل بگيرد .
مديران معمولاً مشکلات مديريتي را در حد يک جمله خيلي کلي و بعضاً تا حدودي مبهم بيان مي کنند. اين وظيفه مشاور است که نسبت به شناسايي دقيق تر مسئله اقدام کرده و آن را به شکل مطلوبي تعريف نمايد.
اين خدمات با توجه به مشکلات کارفرمايان مي تواند از طريق ارجاع دستورکارهای متفاوت به مشاور انجام پذيرد. در این مرحله در حد كلان و مديريتي بايستي نتايج كلي قابل انتظار پس از اجراي پروژه ، از منظر مديريتي و كاربران اصلي سيستم ها تعريف گردد.
برخي از شرح خدمات قابل ارائه در اين مرحله به شرح زير است :
برگزاري جلسه با مديريت ارشد و كسب حمايت جدي ايشان
تشكيل تيم راهبردي (بين 12 تا 30 نفر) از مديران ارشد و مياني شركت
برگزاري يك كارگاه آموزشي یک روزه همراه با بحث و گفتگو در خصوص اثر بخشي فناوري اطلاعات و شرايط جذب ERP با هدف شناخت كلي نيازمندي هاي شركت
بازديد یک روزه از كارخانه و حوزه های فعالیت شركت و برگزاري جلسات گروهي با مديران و رؤساي هر واحد به منظور كسب شناخت كلي
برگزاري يك كارگاه آموزشي یک روزه همراه با بحث و گفتگو در خصوص مراحل تدوين طرح راهبردي و برنامه کسب و کار شركت با هدف شناخت كلي وضع موجود و ديدگاه هاي كلان مديران ارشد و مياني شركت
مرحله دوم : عارضه يابي و تهيه طرح راهبردي فناوري اطلاعات
در قرن بيست و يکم و در شرايط سخت رقابتي حاکم بر اقتصاد دانش محور جهاني ، ارائه خدمات انفورماتيکي به شرطي مؤثر و اثر بخش است که در خدمت مديران قرار گيرد. لذا نگاه به فناوري اطلاعات مستقل از راهبرد ها و محدوديت هاي مديريتي بنگاه ها، به طور قطع اثربخش نبوده و مي توان گفت که طرح راهبردي فناوري اطلاعات را نمي توان بدون توجه به طرح راهبردي بنگاه تهيه نمود.
در اين راستا شركت مشاوران فناوري اطلاعات آگاهان همواره تلاش نموده تا در کنار تيم تخصصي انفورماتيکي شرکت ، مشاوران زبده و کارشناسان ورزيده متعددي را که در زمينه هاي مختلف خدمات مديريتي ، داراي تخصص هاي ويژه هستند ، جذب نمايد تا به هنگام تعريف مسئله ، عارضه يابي و بررسي راه حل های مختلف انفورماتيكي و مديريتي و يا به هنگام نظارت بر اجراي پروژه هاي انفورماتيکي و خدمات مديريتي ، با يک نگاه عمل گرا و نتيجه گرا ، نسبت به حل مشکلات مشتريان خود اقدام نمايد.
لذا در اين مرحله برحسب ضرورت ها و نيازمندي هاي كارفرما لازم است كه به منظور تهيه طرح راهبردي فناوري اطلاعات كارفرما ، ابتدا از طريق اجراي انواع پروژه هاي عارضه يابي وضع موجود كارفرما از جنبه هاي مختلف مورد ارزيابي قرار گيرد.
قابل ذکر است كه انتخاب و اجراي پروژه هاي عارضه يابي بسته به نوع نياز مندي هاي هر سازمان و با توجه به حجم مستندات موجود و اقدامات اصلاحي انجام شده قبلي متفاوت خواهد بود.
بعد از اجراي پروژه هاي عارضه يابي و در صورت مستند و موجود بودن اطلاعات اوليه مورد نیاز ، مي توان نسبت به تهيه طرح راهبردي فناوري اطلاعات اقدام نمود. لذا ذيلاً شرح كلي خدمات قابل ارائه توسط شركت مشاوران فناوري اطلاعات آگاهان در دو بخش عارضه يابي و تهيه طرح راهبردي فناوري اطلاعات ارائه شده است.
عارضه يابي
ارزيابي (Assessment) و ارزش گذاري وضع موجود و در پي آن عارضه يابي و شناسايي نقاط قابل بهبود (نقاط ضعف) و تهيه شرح خلاصه اي از انواع پروژه ها يا طرح هاي بهبود ، يکي از روش هاي استاندارد و بين المللي مديريتي است که براي توسعه و تحول مي توان آن را در زمينه هاي مختلف به کار گرفت همانند :
- بهره گيري از مدل هاي ارزيابي کيفيت همانند EFQM براي عارضه يابي وضعيت کلي سازمان
- ارزيابي و اندازه گيري كلي سطح انفورماتيکي سازمان و ارائه راهکار براي توسعه فناوري اطلاعات در سازمان
- ارزيابي سطح انفورماتيکي کارشناسان و يا به طور کلی نيروي انساني سازمان
- ارزيابي سطح مديريت دانش در سازمان از طريق ارزيابي پورتال شركت ، سيستم هاي مديريت مستندات ، آرشيو ، داشبورد مديريت و امثال آن
- ارزيابي سطح امنيت اطلاعات
- ارزيابي انواع سيستم هاي خاص مديريتي سازمان ، همانند ارزيابي نظام مالي ، ارزيابي نظام مديريت منابع انساني ، ارزيابي سيستم هاي انگيزش و امثال آن
- ارزيابي زير ساخت هاي انفورماتيکي سازمان (شبکه – اينترنت - بانک هاي اطلاعاتي - سخت افزار - سیستم عامل و...)
- ارزيابي وضعيت موردي نظام هاي اطلاعاتي و يا سيستم هاي اطلاعات مديريت (MIS) سازمان
- ارزيابي ميزان آمادگي سازمان براي جذب MIS، ERP و دیگر سيستم هاي پيشرفته
- ارزيابي ميزان آمادگي سازمان براي جذب راهكار هاي جديد مديريتي
تهيه طرح راهبردي فناوري اطلاعات
در اين مرحله مشاور با تکیه بر اطلاعات جمع آوری شده و شناخت کسب شده از منظرهاي زير اقدام به تهيه طرح راهبردي فناوري اطلاعات مي نمايد.
ارزيابي طرح راهبردي شركت
طرح راهبردي فناوري اطلاعات يكي از زیر مجموعه های طرح راهبردي (strategy plan) شركت است.
لذا ضروري است كه در صورت موجود بودن ، اين طرح با دقت توسط مشاور مورد ارزيابي قرار گرفته و در صورت نياز در يك يا دو جلسه گروهي با كميته راهبردي شركت ، از منظر فناوري اطلاعات بازخواني شده و تحليل گردد.
در صورت عدم تدوين طرح راهبردي شركت ، ضروري است كه حداقل در يك زمان كوتاه (حداكثر 2 ماهه) نگارش كلي و اوليه اين طرح تهيه و تدوين گردد.
ارزيابي سطح فناوري اطلاعات به كار گرفته شده در شركت
با تکیه بر اطلاعات جمع آوری شده در مرحله عارضه يابي ضروري است كه شناخت مشاور نسبت به سطح به کارگیری فناوری اطلاعات در شركت دقيق شده و نقاط قابل بهبود و ظرفيت هاي سازماني براي توسعه آن شناسايي و تعريف گردد.
ارزيابي اثر بخش بهره گيري از فناوری اطلاعات در صنعت از طريق تحليل رقبا و الگو برداري از آن
د راين خصوص علاوه بر نگاهي به سطح و نوع استفاده رقباي مستقيم و يا صنايع مشابه در ايران از فناوري اطلاعات ، برحسب ضرورت و نياز و براي عمق بخشيدن به دانش كارفرما و مشاور ، مي توان از طريق الگو برداري اينترنتي و يا حتي حضوري ، رقباي مطرح اين صنعت را نيز ، در سطح منطقه و بين الملل مورد ارزيابي قرار داد.
ارزيابي ميزان آمادگي سازمان براي جذب ERP يا ديگر سيستم هاي پيشرفته
يكي از مهم ترين عوامل موفقيت در اجراي این گونه پروژه ها (و اصولاً جذب هرگونه فناوري) مهيا بودن شرايط جذب آن است. لذا ضروري است كه براي تعيين كلاس يا رده كيفي انتخاب محصول (براي جذب سيستم هاي پيشرفته انفورماتيكي از چند صد میلیون تا چند ده ميليارد تومان مي توان هزينه كرد) به ميزان آمادگي سازمان براي جذب این گونه سيستم ها توجه کرده ؛ يا همراه با اجراي پروژه ERP نسبت به آموزش و ترويج فرهنگ ، از طريق اجراي پروژه هاي موازي ، با شدت و كيفيت بالا اقدام نمود.
ارزيابي روند رو به رشد فناوري اطلاعات در جهان
اصولاً به هنگام تصميم گيري در خصوص خريد يا انتخاب راه حل ERP يا ديگر سيستم هاي پيشرفته فناوري اطلاعات ، ضروري است كه به روند رو به رشد و سريع اين فناوري در جهان نيز دقت گردد. عمر این گونه سيستم ها بين 3 تا 5 سال است و معمولاً بين 1 تا 2 سال نيز راه اندازي آن طول مي كشد (البته در ايران بعضاً اين زمان به بيش از چند سال افزايش مي يابد). لذا نبايد سيستمي را خريداري كرده باشيم كه پس از راه اندازي كهنه شده باشد.
تهيه طرح راهبردي فناوري اطلاعات شركت
با توجه به ارزيابي هاي آمده در فوق نهایتاً از طريق برگزاري چند كارگاه بحث و گفتگو با كميته راهبردي و مديران ارشد و مياني ، طرح راهبردي فناوري اطلاعات شركت تدوين خواهد شد. در تدوين اين طرح به نكات مهم زير توجه خواهد شد :
تعيين محدوده پروژه
پروژه ERP را مي توان با چند صد ميليون ؛ يا با چند ده ميليارد تومان به اجرا درآورد. اگر بودجه قابل پیش بینی برای اجرای پروژه چند میلیونی و انتظار از نتایج پروژه چند میلیاردی باشد به طور قطع پروژه شكست خواهد خورد.
لذا با توجه به بودجه ، سطح گردش مالي شركت ، ميزان آمادگي سازمان و ديگر موارد مرتبط ، حتماً بايستي محدوده پروژه در حد كلي دقيق و تعيين شده باشد.
تعيين كلاس يا رده كيفي محصول
بايستي در طرح راهبردي فناوري اطلاعات دقيقاً معلوم گردد كه در اين مقطع از زمان چه سطحي از سيستم هاي اطلاعاتي موردنیاز سازمان است.
- بهره گيري از يك سري مجموعه سيستم هاي اطلاعاتي به هم پیوسته
- بهره گيري از يك ERP ايراني با محدوديت هاي خاص خودش
- بهره گيري از يك ERP بين المللي كلاس B جهاني ولي طراحي شده خاص صنعت مدنظر
- بهره گيري از يك ERP بين المللي كلاس A جهاني همانند SAP یا Oracle
توجه به حد انتظارات (ميزان سخت گيرانه بودن) كارفرما در خصوص امنيت اطلاعات
ارزيابي خواست ها و توقعات كارفرما به ميزان جذب بهروش های (Best practices) و ميزان آمادگي سازمان براي مهندسي مجدد و تسليم شدن در خصوص به روش های محصول انتخابي
ارزيابي خواست ها و توقعات كارفرما در ميزان توان برنامه ريزي (planning) سيستم ها پس از پياده سازي ERP در سازمان
ارزيابي خواست ها و توقعات كارفرما در ميزان يكپارچگي در كل سازمان (نه فقط در بانك هاي اطلاعاتي) پس از پياده سازي ERP
ارزيابي خواست ها و توقعات كارفرما در ميزان محاسبه و گزارش دهي سيستم هاي پيشرفته جديد (همانند ERP) در شاخص هاي ارزيابي فرايند ها (KPI ها)
و از همه مهم تر، تحليل ميزان اثر بخشي و محاسبه نرخ بازگشت سرمايه (ROI)، بعد از اجراي پروژه
مرحله سوم : ارائه خدمات مشاوره اي براي انتخاب محصول
راستي چرا در ايران اکثر پروژه ها و خصوصاً پروژه هاي خدمات مديريتي ، به هنگام به پايان نمي رسند و يا نتايج قابل قبول و مد نظر را کسب نمي نمايند.
ضرب المثلي است که مي گويد «کار بزرگ احتياج به فکر بزرگ دارد» اما فکر بزرگ نيز به بار نمي نشيند، مگر به درستی مستند شده و برنامه اجرايي دقيقي داشته باشد.
از طرف ديگر عدم حاکميت واقعي و شفاف رويه ها و مدل هاي علمي استاندارد ، بر فرايند هاي کاري انواع کسب و کارها، باعث شده که متأسفانه در ايران انجام خيلي كارها سليقه اي صورت پذيرد.
در اين راستا شوراي عالي انفورماتيک در فصل دوم سند «نظام مهندسي و استاندارد هاي توليد و توسعه نرم افزار (بخشنامه نماتن)»، به اهميت ، مزايا ، الزامات و گردش اجرايي درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP) پرداخته است که گوشه هايي از آن ذيلاً آمده است :
کليات
در روند اجراي يك پروژه يا در فرآيند تهيه يك نرم افزا ر، مسلماً انتخاب مجري واجد شرايط براي انجام آن از اهميت به سزایی برخوردار است. اين انتخاب نيز مستلزم آگاهي هرچه بيشتر مجري ، از چارچوب و شرايط تعيين شده براي پروژه و يا موضوع كار توسط كارفرما مي باشد.
به منظور ارائه اطلاعات و شرايط مور دنیاز در ارتباط با انجام يك پروژه يا ايجاد يك سيستم نرم افزاري ، مستندي تحت عنوان (RFP Request For Proposal =) درخواست براي ارائه پيشنهاد ، توسط كارفرما ارائه مي گردد. مندرجات درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP) به بيان اهداف ، داشته ها ، خواسته ها ، محدوديت ها و شرايط مرتبط با پـروژه يا سيستم مورد تقاضا مي پردازد و بنابراين از اهميت ويژه اي برخوردار است.
مزاياي درخواست براي ارائه پيشنهاد
مزاياي درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP) را مي توان به شرح زير دسته بندی كرد :
- شناخت واقعي نيازهاي پروژه
- دريافت اطلاعات درست و دلخواه در رابطه با نيازهاي اعلام شده
- تخمين درست هزينه و زمان پروژه
- امکان مقايسه بهتر و ساده تر پيشنهادهاي دريافت شده
- کمک به اخذ تصميم آگاهانه
- کاهش مخاطرات پروژه
- کاهش شکايات احتمالي آتي پروژه
- كمك به انجام پروژه در يك تشكيلات اجرايي مناسب و منسجم
- نشانه جديت كارفرما در انجام پروژه
- دريافت پيشنهادات تكميلي و اضافي از پیشنهاد دهندگان
- كمك به تنظيم پيمان نامه منطبق با نيازهاي اعلام شده
الزامات درخواست براي ارائه پيشنهاد
در فرآيند تهيه درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP) توجه به الزامات و نكات زير ضروري است :
- به ابهامات سريعاً پاسخ داده شود
- سؤالات به دقت بررسي شود
- به پيامد ها به دقت توجه شود
- پيامد هاي قانوني به دقت تشريح شود تا پیشنهاد دهندگان کاملاً از آن مطلع گردند
- مراجع حل اختلاف مشخص شود
- نقاط شاخص پيشرفت (Mile Stone) پروژه تعيين شوند
- زمان و نحوه پرداخت ها مشخص شود
- قرار داد خام در اختيار پیشنهاد دهندگان قرار گیرد
گردش اجرايي درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP)
مراحل تهيه و گردش اجرايي پروژه به شرح زير مي باشد :
- شناخت نياز هاي پروژه
- تهيه و تنظيم درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP)
- ارسال درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP) براي اشخاص واجد شرايط
- برپايي جلسات پرسش و پاسخ براي اشخاص
- دريافت پيشنهاد ها از اشخاص
بخش هاي اصلي يک درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP) عبارت است از :
- جلد
- بخش اداري و اجرايي
- بخش فني
- بخش مديريتي
- بخش قيمت
- پيوست ها
با عنايت به نکات آمده در فوق ، يکي از انواع خدمات (محصولات) قابل ارائه توسط شرکت تهيه درخواست براي ارائه پيشنهاد (RFP) انواع پروژه هاي نرم افزاري ، سخت افزاري و خدمات مديريتي است که برحسب نيازهاي مشخص و تعریف شده مشتريان قابل ارائه است.
در اين راستا علاوه بر شرح خدمات آمده در نظام مهندسي و استانداردهاي توليد و توسعه نرم افزار (بخشنامه نماتن) ، خدمات تکميلي زير نيز قابل ارائه است.
طراحي ساختار سازماني پروژه متشكل از تيم مديريتي كارفرما ، تيم فني كارفرما ، تيم مشاور و احياناً عامل چهارم
در اين مرحله بايستي ضمن شناسايي كاربران اصلي سيستم ها (user power) و پس از تشكيل كميته هاي راهبردي و راهبري پروژه، نقش و مأموریت هر يك از اعضاء اين تيم ها تعريف گردد.
تهيه و نهايي نمودن گزارش فهرست نيازمندي هاي آن سازمان
يكي از مهم ترين و اصلي ترين فعاليت ها در اين مرحله ، تهيه گزارش نيازمندي هاي سازمان به تفكيك هر يك از حوزه هاي اصلي يا گروه اصلي فرايند ها و سپس ريز شدن آن تا حد ليست هاي كاركردي است.
در اين مرحله مي توان با مقايسه سريع نيازمندي هاي سازمان با اسامي فرايند هاي استاندارد APQC و يا با مقايسه ليست هاي كاركردي شركت هاي معتبري همانند SAP، ORACLE، TEC، نسبت به تهيه فهرست نيازمندي هاي سازمان اقدام نمود. در صورت نياز به اطلاعات بيشتر در خصوص اسامي فرايند هاي استاندارد APQC و يا ليست هاي كاركردي شركت هاي معتبري همانند SAP، Oracle، TEC لطفاً موارد را اعلام فرماييد.
تدوين مدلي براي ارزيابي پيمانكاران
در اين راستا يك نمونه مدل قابل پيش بيني براي ارزيابي پيمانكاران از جنبه هاي گوناگون ضميمه گزارش شده است. اين مدل بايستي متناسب با خواست ها و توقعات آن سازمان و مستند نهايي نيازمندي هاي آن سازمان و خصوصاً با تكيه به اندازه پروژه ، تهيه و نهايي گردد.
در اين مدل از 9 منظر يا از 9 جنبه زير مي توان پيمانكاران را مورد ارزيابي قرار داد
مقياس اجراي كمي محصول (كاركرد سيستم ها) و استفاده از سند وضعيت مطلوب تهیه شده
مقياس اجراي كيفي محصول (از جنبه فرايندي و بهروش ها)
ارزيابي كيفيت محصول از جنبه هاي استاندارد
ارزيابي محصول از جنبه كاربرد
ارزيابي تكنولوژي به كار گرفته شده در توليد محصول و محيط اجرا
كيفيت ارائه خدمات و پشتيباني از محصول
جنبه هاي پياده سازي و نحوه مديريت پروژه
هزينه و قيمت گذاري محصول
ارزيابي فروشنده محصول
شايد مهم ترين نقش و وظيفه مشاور پس از تهيه گزارش فهرست نيازمندي ها انجام فعاليت هاي فوق باشد. چراکه در اين مرحله كليه شاخص هاي اصلي و ابزارهاي ارزيابي بايستي تعريف و دقيق شده و همدلي و همفكري كافي بين تيم مشاور و تيم كارفرما ايجاد گردد.
برگزاري مرحله اول مناقصه (فراخوان عمومي) و تهيه ليست بلند
در اين مرحله از طريق فراخوان عمومي و هم زمان با آن از طريق ارسال دعوت نامه هاي محدود به تعدادي از شركت هاي شناخته شده در حوزه موضوع پروژه، بايستي نسبت به شناسايي اوليه پيمانكاران اقدام نمود.
در اين مرحله براساس خوداظهاری پيمانكاران، كليه شركت هايي كه حداقل شرايط شركت در مناقصه را داشته باشند شناسايي شده و ليست بلند تهيه مي گردد.
ارزيابي مراحل اول مناقصه و تهيه ليست كوتاه
در اين مرحله كليه مستندات دريافتي از شركت هاي انتخاب شده در ليست بلند براساس روش از قبل پیش بینی شده، مورد ارزيابي گروهي (تيم مشاور و تيم كارفرما) قرار گرفته و حداقل 3 و حداكثر 7 شركت (و يا به تعداد مدنظر كارفرما) كه بهترين شرايط فني را داشته باشند به عنوان ليست كوتاه انتخاب مي گردند.
ارزيابي فني انتخاب شدگان ليست كوتاه
در اين مرحله كليه شركت هاي انتخاب شده در ليست كوتاه به طور دقيق تر و با تکیه بر مدل پیش بینی شده در مرحله 3-3- و از جنبه هاي مختلف زير مورد ارزيابي قرار خواهند گرفت.
بازديد از سايت يكي از مشتريان پيمانكار (با حضور تيم كاربران اصلي)
دموي یک روزه راه حل پيمانكار در محل كارفرما (با حضور تيم كاربران اصلي) و نمايش چند سناريوي فرآيندي مشخص و از قبل تعریف شده
در صورت نياز بازديد تيم فني از شركت پيمانكار
دريافت هرگونه اطلاعات تكميلي فني از مشتري به گونه ای كه بتواند مشاور و كارفرما را در ارزيابي فني كمك نمايد.
حذف شركت هايي كه در اين مرحله حداقل نمره فني مجاز را كسب نمي نمايند.
برگزاري مرحله دوم مناقصه و انتخاب نهايي
در اين مرحله شركت هاي باقی مانده حائز شرايط بايستي علاوه بر پاكت قيمت، در صورت نياز پيشنهاد فني خود را به صورت يك پيشنهاد نهايي تهيه و ارسال نمايند.
با توجه به مدل رياضي تهيه شده در اين مرحله 3 برنده اول تا سوم مناقصه انتخاب و مذاكرات نهايي براي عقد قرارداد صورت خواهد پذيرفت.
مرحله چهارم : ترويج و اشاعه فرهنگ
به طورقطع يکي از اساسي ترين مشکلات مديريتي کشور، چگونگي جذب تکنولوژي هاي خریداری شده است.
در قرن بيست و يکم بهره گيري و توجه به تکنولوژي هاي جديد، يکي از اساسي ترين ابزارهاي رقابت پذيري بنگاه ها است. ليکن اين مهم تحقق نمي يابد، مگر آنکه تکنولوژي جديد به درستی انتخاب شود، در يک شرايط رقابتي و اقتصادي خريداري گردد، کليه مستندات فني دريافت شود، سپس تکنولوژي جذب شده و با بسترسازي فرهنگي مناسب، نهادينه و بومي شود و نهایتاً تلاش گردد که خود سازمان با نوآوري و ايده پردازي نسبت به رشد و توسعه داخلي تکنولوژي اقدام نمايد.
فناوري اطلاعات نيز، نه تنها از اين قاعده مستثنا نيست، بلکه به دليل وابستگي شديد آن به نيروي انساني شاغل در سازمان ها، نياز خيلي شديدي به ترويج و اشاعه فرهنگ انفورماتيکي و مديريت نوين در سازمان ها دارد تا با بسترسازي مناسب، شرايط جذب و بومي سازي تکنولوژي کاملاً مهيا گردد.
در اين راستا برخي از انواع شرح خدمات قابل ارائه توسط شركت مشاوران فناوري اطلاعات آگاهان به شرح زير است.
ارزيابي نيازهاي آموزشي
در جهت همسو کردن سطح دانايي، خصوصاً دانايي انفورماتيكي و خدمات مديريتي کارکنان سازمان ها، مي توان براساس يك دستورکار مشخص، نسبت به شناسايي ميزان انواع دانايي هاي تخصصي مديران، كارشناسان و ديگر کارکنان (همانند: دانايي مديريتي، انفورماتيكي، زبان خارجي و امثال آن) سازمان ها اقدام نمود.
در اين رابطه ضروري است كه اين افراد براساس سطح مديريت و نوع فعاليت هايي كه به انجام مي رسانند، در گروه هاي متفاوت دسته بندي شده و براي هر گروه استانداردهاي آموزشي موردنیاز تعريف گردد تا پس از شناسايي وضعيت موجود تك تك افراد، بتوان با برگزاري دوره هاي آموزشي و كار عملي و با تکیه بر «ارزيابي هاي مستمر»، كليه افراد را به سطح دانايي مطلوب و پیش بینی شده رسانيد .
آموزش هاي انفورماتيکي
بسترسازي فرهنگي و همدل و هم زبان شدن مجموعه نيروهاي مديريتي و كارشناسي سازمان ها، خصوصاً مديران ارشد، شرط اصلي و لازم براي اجراي هرگونه پروژه انفورماتيکي است.
ازاین رو ضروري است تا با برگزاري انواع سمينارها و كارگاه هاي آموزشي، علاوه بر طرح مفاهيم اصلي و كليدي، با همكاري و مشاركت كارشناسان و مديران سازمان ها، راهكارهاي اساسي و كليدي تغيير و تحول در سازمان ها، شناسايي و تدوين گردد.
در اين راستا برگزاري انواع سمينارهاي آموزشي كه به صورت كارگاهي ارائه مي شود، براي بسترسازي اوليه فرهنگ انفورماتيكي سازمان ها پيشنهاد مي گردد. سمينارهايي از قبيل:
سمينار آشنايي با سيستم هاي اطلاعات مديريت (MIS)
سمينار آشنايي با دنياي مجازي کسب وکار (Virtual Organization)
سمينار آشنايي با روند رشد تکنولوژي اطلاعات (IT Growth Pace)
سمينار آشنايي با تجارت الکترونيکي (e-Commerce)
سمينار آشنايي با سيستم هاي برنامه ريزي منابع سازمان (ERP)
سمينار آشنايي با سيستم هاي مديريت دانش
دیگر سمينارهاي مرتبط
آموزش هاي مديريتي
قرن بيست و يكم با چهار تحول اساسي، محيط پررقابت کسب وکار را در سطح جهان دگرگون كرده است
- جهانی شدن اقتصاد با جهانی شدن اقتصاد، رقابت در بازار جهاني، پيدايش گروه هاي جهاني كار و تقسیم کار بين المللي، امري اجتناب ناپذیر گشته است.
- تغيير در اقتصاد صنعتي اقتصاد صنعتي به اقتصاد مبتني بر دانش و اطلاعات (اقتصاد نوين يا اقتصاد ديجيتالي) تبديل گشته است. اين اقتصاد، بر دانايي، اطلاعات، كاركنان فرهيخته، رقابت بر مبناي زمان، نوآوري و ارائه محصولات جديد، افزايش بهره وري و سرعت در توليد يا ارائه خدمات متکي است.
- تحول در کسب وکار بنگاه ها موارد فوق موجب شده تا دگرگوني هاي اساسي در نحوه كسب و كار واحدهاي اقتصادي پديدار گردد.
- قابليت هاي شرکت ديجيتالي بهره گيري قوي و اثربخش از فناوري اطلاعات، نوع مديريت و شرايط رقابت پذيري بنگاه ها را روزبه روز تغيير مي دهد. بهره گيري از سيستم هاي برنامه ريزي منابع سازمان (ERP)، مديريت ارتباط با مشتريان (CRM)، مديريت زنجيره تأمین (SCM) و مديريت دانش (KMS) نوع جديدي از مديريت نوين را بر بنگاه هاي قرن بيست و يکم حاکم کرده است.
- بزرگ ترین بودن
- بهترين فرآورده ها را توليد كردن
- كاراترين سيستم بازاريابي را داشتن
- بهره گيري از بهترين نام تجاري
- پایین ترین قيمت
- بهترين خدمات به مشتريان
- و موارد مشابه آن
اين تحولات، چالش هاي نويني را به شركت ها و مديران آن ها تحميل مي كند. در این قرن:
ديگر به تنهایی كارساز نیست
باورهاي قديمي و مقدس كسب وكار را كنار بگذاريد
يك باور نوين ـ قانون تازه اي براي بازي پيش روي شماست
اين امر موجب شده تا كسب وكارها براي حفظ برتري سازماني و حضور موفق در صحنه هاي رقابت جهاني، صرفاً به شاخص هاي كلاسيك موفقيت (همانند افزايش درصد سود، افزايش سهم بازار و امثال آن) بسنده نكرده و دنبال ابزارها يا مدل هايي باشند كه به شكل جامعي بتواند تمامي نقاط قوت و نواحي قابل بهبود سازمان را شناسايي كرده و سازمان را براي حضوري موفق در عرصه رقابت بين المللي مهيا سازد.
در اين راستا در دو دهه گذشته، مدل هاي برتري سازماني (Business Excellence Models) با هدف ارزيابي وضعيت موجود سازمان ها و تشخيص نقاط قوت و نواحي قابل بهبود، به منظور تدوين برنامه هاي استراتژيك سازمان ها شكل گرفته است.
در همين رابطه به منظور ياري رساني به مديريت ارشد سازمان هاي ايراني براي ارتقاء كمي و كيفي سازمان ها، ارائه انواع خدمات آموزشي براي ارزيابي سازمان براساس مدل (EFQM) که يکي از مدل هاي برتري سازماني (Business Excellence Models) است، يکي از بسته هاي مهم آموزشي مشاور است.
ضمن آنکه برگزاري دوره هاي آموزشي کلاسيک نيز مي تواند برحسب نياز مشتريان ارائه گردد، همانند:
- برنامه ريزي راهبردي سازمان
- چگونگي تهيه طرح کسب وکار
- الگوبرداري (Bench Marking)
برگزاري تورهاي آموزشي
همواره مشاهده و بازديد عملکرد ديگر شرکت هاي موفق مي تواند اثربخشي خوبي براي ايده پردازي و تحول سازماني داشته باشد. به همين منظور نيز سازمان هاي ايراني، در مقاطع مختلف کارشناسان و مديران خود را از طريق مأموریت هاي مختلف به خارج از کشور اعزام مي نمايند؛ اما متأسفانه اکثر اين مأموریت ها بدون برنامه و به صورت يک پاداش مديريتي به اجرا درمی آید.
تخصصي يا عمومي کارشناسان مرتبط با يک صنعت يا موضوع خاص را براي بازديد و گذراندن دوره هاي تخصصي خاص به کشورهاي معتبر خارجي اعزام دارد. همانند:
- بازديد هدف دار از سمينارها تخصصي (همانند سمينارهاي معتبر انفورماتيکي)
- بازديد آموزشي از صنايع پيشرفته
- شرکت در دوره هاي تخصصي خارج از کشور
- جذب مدرسان خارجي و برگزاري دوره هاي آموزش خاص توسط آنان در ايران و در محل خود سازمان ها