خرید سیستم یکپارچه برنامه ریزی منابع سازمان

محدوده خدمات موردنیاز مشتمل بر

شناخت و تحلیل نیازمندی ها (ترجیحاً براساس استفاده محدود و کلی از چارچوب معماری سازمانی)، مقایسه با مجموعه ای از بهروش ها 3به عنوان مثال با بهره گیری از فرایندهای استاندارد پیشنهادی APQC (نگارش 4) و یا هر مرجع معتبر دیگر مورد تائید کارفرما

• طرح ریزی4
• تحلیل5
• طراحی6
• استفاده از محصولات تولیدشده استاندارد7
• تطبیق و اجرا 8
• و تضمین پشتیبانی

مجموعه سیستم های یکپارچه برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) در محل کارفرما است.

دراین ارتباط شناسایی کلی نیازهای اطلاعاتی فعلی و آتی بخش های مختلف کارفرما و واحدهای تولیدکننده و استفاده کننده از اطلاعات، ارائه راه حل درزمینۀ محیط نرم افزاری، ارائه نیازمندی ها و توصیه ها در خصوص زیرساخت های سخت افزاری و بستر مخابراتی و ارتباطی موردنیاز برای پیاده سازی طرح نهایی، ارائه راهکار برای تقویت و توسعه ساختار سازمانی واحد فناوری اطلاعات کارفرما در راستای استقرار و استمرار بهینه ERP، ارائه طرح یا برنامه های آموزشی مناسب برای جاری سازی ERP در محل کارفرما، ارائه پیشنهاد در خصوص انجام طرح های بهبود (خدمات مدیریتی) به کارفرما و سایر مواردی که جزئیات بیشتر آن ها در سند حاضر آورده شده است، محدوده خدمات موردنیاز را تشکیل می دهند.

انجام این مناقصه در دو فاز پیش بینی شده است. لیکن در این مناقصه فقط انجام فاز اول مدنظر است و صرفاً قرارداد انجام فاز اول با برنده مناقصه منعقد خواهد شد.

مدت انجام کلیه مراحل فاز اول طرح حداکثر 18 ماه است.

دوره پشتیبانی فاز اول طرح یک سال پس از انجام کلیه مراحل فاز اول طرح در نظر گرفته شده است.

داوطلبان شرکت در مرحله دوم مناقصه، لازم است که کلیه شرایط آمده در زیر را دارا باشند. در غیر این صورت ازنظر کیفی و فنی رد شده و پاکت ب (قیمت) آنان باز نخواهد شد.

اسناد مناقصه از طریق پست الکترونیکی و از طریق پیک یا پست برای کلیه شرکت های انتخاب شده در لیست کوتاه ارسال می گردد. در صورت عدم دریافت اسناد، محل تهیه اسناد مناقصه محل کارفرما است

داوطلبین باید پیشنهاد های خود را حداکثر تا ساعت 10 صبح روز ................. به آدرس ................................................. تحویل نماینده کارفرما داده و رسید دریافت نمایند. پیشنهاد های واصله تحت هیچ شرایطی به پیشنهاددهندگان عودت داده نخواهد شد.

داوطلبین شرکت در مناقصه لازم است یک ضمانت نامه بانکی معتبر به صورت غیرقابل انتقال و غیرمشروط و قابل تمدید، به مبلغ ........................ ریال معادل .......................... تومان و با اعتبار سه ماهه، خطاب به کارفرما ضمیمه اسناد مناقصه خود نمایند. این ضمانت نامه برای سه شرکت اول تا سوم منتخب تا پایان عقد قرارداد با برنده مناقصه و برای سایر شرکت کنندگان تا پایان روز بازگشایی پاکت های «ب» نزد کارفرما باقی خواهد ماند.

رأس ساعت 11 صبح مورخ ............... و با حضور نماینده کلیه شرکت کنندگان مناقصه (لیست کوتاه)، پاکت های فنی (الف) بازگشایی شده و صورت جلسه تحویل اسناد تهیه و تنظیم خواهد شد. شرکت هایی که تا این تاریخ اسناد مناقصه را تحویل نداده باشند و یا ضمانت نامه بانکی پیش بینی شده را ضمیمه اسناد مناقصه نکرده باشند، از لیست شرکت کنندگان مناقصه حذف خواهند شد

با توجه به کلیه مدارک دریافتی قبلی، جلسات ارائه و بازدیدهای انجام شده از محل مشتریان شرکت کنندگان مناقصه و نهایتاً با تکیه بر آخرین اطلاعات ارائه شده در پاکت های فنی، ارزیابی کیفی و فنی شرکت ها تا تاریخ ................ توسط کارفرما، موردبررسی قرار خواهد گرفت و شرکت هایی که حائز شرایط باشند (پاکت قیمت شرکت هایی که 70% امتیاز کیفی و فنی را کسب نموده باشند، باز شده و مابقی شرکت ها از لیست کوتاه حذف خواهند شد) به مرحله بعدی راه پیدا کرده و قیمت آنان موردبررسی قرار خواهد گرفت.

در تاریخ ............... جلسه مشترکی با حضور نماینده کلیه شرکت کنندگان مناقصه در محل کارفرما برگزارشده و در این جلسه ابتدا امتیاز فنی شرکت کنندگان در مناقصه اعلام و سپس پاکت های قیمت بازگشایی خواهد شد. در همین جلسه امتیاز نهایی شرکت کنندگان محاسبه و اعلام شده و برنده مناقصه و نفرات دوم و سوم انتخاب خواهند شد. ضمانت نامه بانکی سایر شرکت کنندگان در همین جلسه به آنان عودت داده خواهد شد. تبصره: درصورتی که برنده مناقصه حاضر به انعقاد قرارداد نگردد، ضمانت نامه بانکی وی به نفع شرکت ضبط خواهد شد. این رویه در مورد نفرات دوم و سوم، چنانچه با انصراف نفر قبلی، برنده اعلام شوند، اعمال خواهد شد.

پیشنهاد های دریافت شده می باید حداقل برای مدت 30 روز معتبر بوده و کارفرما حق تقاضای تمدید زمان مدت اعتبار پیشنهاد تا سقف 60 روز را حسب ضرورت و صلاحدید خود، خواهد داشت. درصورتی که طی این مدت کارفرما با هیچ شرکتی قرارداد منعقد نکرده باشد، شرکت های اول تا سوم، در صورت عدم تمایل به تمدید مدت مناقصه، می توانند انصراف خود را اعلام نموده و نسبت به دریافت ضمانت نامه بانکی اقدام نمایند.

پیشنهاد های دریافت شده می باید حداقل برای مدت 30 روز معتبر بوده و کارفرما حق تقاضای تمدید زمان مدت اعتبار پیشنهاد تا سقف 60 روز را حسب ضرورت و صلاحدید خود، خواهد داشت. درصورتی که طی این مدت کارفرما با هیچ شرکتی قرارداد منعقد نکرده باشد، شرکت های اول تا سوم، در صورت عدم تمایل به تمدید مدت مناقصه، می توانند انصراف خود را اعلام نموده و نسبت به دریافت ضمانت نامه بانکی اقدام نمایند.

در طی این مدت (2 ماهه اول قرارداد) بایستی اقدامات زیر نیز توسط شرکت مجری انجام پذیرد:

• ارائه راه حل در خصوص چگونگی شناسایی و جمع آوری اطلاعات پایه
• ارائه راه حل در خصوص محیط نرم افزاری
• ارائه نیازمندی ها و توصیه ها در خصوص زیرساخت های سخت افزاری و بستر مخابراتی و ارتباطی
• ارائه راهکار برای تقویت و توسعه ساختار سازمانی واحد فناوری اطلاعات کارفرما در راستای استقرار و استمرار بهینه ERP
• ارائه طرح یا برنامه های آموزشی مناسب برای جاری سازی ERP در شرکت
• ارائه پیشنهاد در خصوص انجام طرح های بهبود خدمات مدیریتی در شرکت

قیمت قرارداد با توجه به قیمت و هزینه عملیاتی شدن هر سیستم یا زیرسیستم و با توجه به مراحل اصلی تحویل هر سیستم از دو منظر و در یک جدول دوبعدی که شرح آن در ضمایم ERP آمده است بایستی محاسبه و در پاکت قیمت اعلام گردد.

خواست ها و توقعات و انتظارات نهایی کارفرما در 4 لایه به شرح زیر طبقه بندی خواهد شد که سه لایه آن در این سند اعلام شده و لایه چهارم با تکیه بر پیشنهاد شرکت کنندگان و حداقل نیازمندی های کارفرما به هنگام عقد قرارداد، نهایی و ضمیمه قرارداد خواهد شد. لذا شرکت کنندگان بایستی در پیشنهاد نهایی خود تک تک فرایندها یا زیرسیستم ها را ریزتر کرده و تا سطح کارکردهای مهم هر فرایند یا زیرسیستم (لایه چهارم) لیست نمایند.

تهیه لیست کارکردی (لایه چهارم) فاز اول اجباری بوده و به هنگام عقد قرارداد با برنده مناقصه جزء لاینفک قرارداد بوده و به عنوان تعهدات مجری منظور خواهد شد.

با توجه به اینکه این لیست تا حدود زیادی محدوده (Scope) قرارداد را دقیق خواهد کرد، لذا یکی از شروط اصلی پذیرش اولیه و ارزیابی فنی شرکت ها بوده و کمیت و کیفیت تهیه آن نقش خیلی زیادی را در محاسبه امتیاز فنی شرکت ها ایفاء خواهد نمود.

لازم به ذکر است که این لیست کارکردی پس از پایان مرحله دوم (Business Blueprint) با توافق طرفین و با حداکثر 20% تغییر، نهایی خواهد شد.

لازم به ذکر است که شرکت کنندگان برای تهیه اجزاء کارکردهای لایه چهارم می توانند علاوه بر لیست کارکردی خود، از منابع استانداردی که قبلاً برای آنان ارسال شده، شامل لیست کارکردی HOMER (خصوصاً مواردی را که قبلاً مفید ارزیابی و به کارفرما اعلام نموده بودند) و فرایندها و شاخص های کلیدی APQC، استفاده نمایند.

علاوه بر آن یک چک لیست از کارکردهای عمومی رایج در سیستم های جامع و سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان شرکت های ایرانی (RFI عمومی) نیز جهت استفاده شرکت کنندگان، ضمیمه این سند شده است. قابل ذکر است که این چک لیست جهت اطلاع و استفاده، ارسال شده است و لازم نیست که همراه با اسناد اصلی تائید و عودت داده شود.

شرکت کنندگان در مناقصه بایستی لیست کارکردی فاز دوم را نیز به طور جداگانه تهیه نمایند. قابل ذکر است که بخش مهمی از امتیاز فنی شرکت کنندگان در مناقصه با ارزیابی پیشنهاد نهایی ارائه شده تعیین می گردد و تهیه لیست کارکردی فاز دوم بخشی از آن امتیاز محسوب می شود.

• لایه اول: حوزه ها یا ماژول های اصلی
• لایه دوم: گروه فرایندها یا سیستم ها
• لایه سوم: فرایندها یا زیرسیستم ها
• لایه چهارم: کارکردهای مهم و اصلی هر فرایند یا هر زیرسیستم

شرکت کنندگان در مناقصه بایستی در پاکت قیمت، قیمت پیشنهادی خود را به تفکیک لیست سیستم ها و زیرسیستم ها، حداقل تا سطح لایه سوم شکسته و اعلام نمایند. شرکت کنندگان می توانند قیمت های پیشنهادی خود را ریزتر کرده و تا سطح کارکردهای مهم هر فرایند یا زیرسیستم (لایه چهارم) نیز تفکیک نمایند.

شرکت کنندگان درصورتی که کل کارکرد های یک فرایند یا گروه فرایند عملیاتی شده باشد، می توانند کل قیمت پیشنهادی در لیست قیمت را در پایان ماه صورت وضعیت نمایند.

انجام این منظر به دو بخش تقسیم شده است، بخش تولید و بخش تطبیق و اجرا.

ازنظر کارفرما تحویل هر سیستم یا زیرسیستم، با فرض نهایی شدن بخش تولید سیستم ها، در پنج مرحله در بخش تطبیق و اجرا، به شرح آمده در زیر بایستی انجام پذیرد.

لذا شرکت کنندگان بایستی قیمت هر سیستم یا زیرسیستم را به تفکیک مراحل دوم تا پنجم بخش تطبیق و اجرا نیز شکسته و ریز نمایند تا پس از انجام هر مرحله، برای هر سیستم یا زیرسیستم، بتوانند انجام آن مرحله را در پایان هرماه صورت وضعیت نمایند.

مسئولیت انجام این بخش با شرکت مجری بوده و کارفرما، دخالتی در نحوه تولید نرم افزارها نداشته و هیچ گونه سورسی از این بابت از شرکت مجری طلب نمی نماید.

قیمت پیشنهادی مجری برای انجام این بخش، بابت حق لیسانس نرم افزار است.

شرکت مجری موظف است که با اعلام درصدی از مبلغ حق لیسانس، بعد از راه اندازی و تحویل نهایی سیستم ها و انجام یک سال نگهداری سیستم ها، حداقل برای 2 سال پشتیبانی فنی و ارائه نسخ جدید نرم افزار را گارانتی نماید. مبلغ تمدید حق لیسانس در قیمت پیشنهادی یک سال گارانتی بایستی منظور شده باشد و پرداخت سال های بعد از طریق فاکتورهای سالیانه در دوره مربوطه دیده شود.

تحویل این مرحله از طریق ارائه CD قابل نصب (بدون محدودیت تعداد کاربران و محدودیت زمان)، دستورالعمل های نصب و ارائه CD مستندات عمومی سیستم و نهایتاً نصب نسخه پایه سیستم ها است.

در این مرحله کارفرما از طریق ناظر پروژه، به برنامه زمان بندی و رعایت کلی محیط اجرا و استانداردهای پیش بینی شده در قرارداد که شرکت مجری اعلام کرده و متعهد به انجام آن شده است، نظارت خواهد داشت.

در صورت تحویل هر یک از سیستم ها یا زیرسیستم ها در این بخش، صورت وضعیت مربوط به آن همراه با صورت وضعیت مراحل دوم به بعد بخش تطبیق و اجرا، قابل اعلام است.

در این بخش شرکت مجری می بایست براساس نیازهای اعلام شده و ذکرشده در این RFP و نگرش به بهترین روش های موجود در حوزه فرایندها از قبیل APQC و مقایسه آن با وضعیت موجود، طرح نهایی و مناسب خود را جهت کارفرما آماده نموده و با تکیه بر آن، نسبت به تطبیق و تکمیل نرم افزارهای تولیدی خود با نیازهای کارفرما اقدام نماید.

در این بخش شرکت مجری موظف است که با تکیه بر استفاده محدود و کلی از یک یا چند چارچوب معماری سازمانی، نیازهای اعلام شده در مراحل تطبیق و اجرا را تدوین و فرایندها را مدل سازی کرده و با تکیه بر آن، نسبت به تطبیق نرم افزارهای تولیدی خود با نیازهای کارفرما اقدام نماید.

مرحله تطبیق و اجرا عمدتاً بایستی از طریق نفراتی از تیم مجری که در محل کارفرما مستقر خواهند شد انجام پذیرفته و در صورت ضرورت به توسعه نرم افزارهای تولیدشده، موارد جهت اقدام با سازمان تولیدکننده شرکت مجری از همین طریق هماهنگ گردد.

نکته مهم:

درصورتی که در شرکت مجری بخش تولید و بخش تطبیق و اجرا، به دقت و در حد کافی از یکدیگر تفکیک نشده باشد و یا به هر دلیلی میزان توسعه نرم افزارهای تولیدشده در شرکت مجری زیاد باشد. ضروری است که شرکت مجری برای کارفرما یک فضای تولید و توسعه نرم افزار مستقل و جداگانه ایجاد نماید تا درخواست های دیگر مشتریان شرکت مجری در روند پروژه اثرگذار نباشد.

دراین خصوص شرکت ناظر بر پروژه، مسئول نظارت بر عملکرد درست شرکت مجری است.

مراحل تطبیق و اجرا بایستی طبق کلیه استانداردهای بین المللی و رایج در شرکت های معتبر نرم افزاری انجام پذیرد که به طورکلی شامل پنج مرحله پیش بینی شده در زیر است:

این مرحله اولین مرحله اجرایی پروژه است و شامل فعالیت های زیر است:

• تهیه منشور پروژه (Project Charter)
• ایجاد ساختار و سازمان پروژه
• بازبینی و تصحیح طرح و استراتژی پیاده سازی و اجرای راه حل
• ایجاد تیم های کاری پروژه و تخصیص وظایف
• تهیه طرح و برنامه عملیاتی پروژه به صورت تفصیلی
• تعریف نیازمندی های فنی (Technical Requirement)
• تعریف استانداردها و رویه های مدیریت و کنترل پروژه
• تعریف استانداردها و رویه های پیاده سازی و اجرای پروژه
• برگزاری جلسات آغازین جهت شروع پروژه
• تعیین و بازبینی خط مشی ها، اهداف و مسئولیت های کیفی مدیریت کیفیت پروژه
• تعیین استراتژی مستندسازی فعالیت های پروژه
• تعریف استراتژی آموزش کاربران نهایی
• ارائه طرح یا برنامه های آموزشی مناسب برای جاری سازی ERP در شرکت
• تعیین استراتژی به روزرسانی و شرایط گذار از وضع موجود به وضع مطلوب
• ارائه راه حل در خصوص چگونگی شناسایی و جمع آوری اطلاعات پایه
• ارائه راه حل در خصوص محیط نرم افزاری
• ارائه نیازمندی ها و توصیه ها در خصوص زیرساخت های سخت افزاری و بستر مخابراتی و ارتباطی موردنیاز برای پیاده سازی طرح نهایی
• ارائه راهکار برای تقویت و توسعه ساختار سازمانی واحد فناوری اطلاعات کارفرما
• ارائه پیشنهاد در خصوص انجام طرح های بهبود خدمات مدیریتی در شرکت
• شناسایی مدل لازم برای انجام فرایند شناخت، تحلیل نیازمندی ها (ترجیحاً براساس استفاده محدود و کلی از چارچوب معماری سازمانی)
• شرح چگونگی مراحل شناسایی و طراحی فرآیندهای جدید و بازنگری فرآیندهای جاری کارفرما با بهره گیری از عناصر و پروژه های استراتژیک تدوین و تعیین شده حاصل از به کارگیری ابزار BSC و 3000 شاخص و 260 فرایند پیشنهادی مرکز APQC یا شاخص های معتبر دیگر

قابل ذکر است که کلیت این مرحله از تطبیق در همان 2 ماهه اول پروژه بایستی انجام پذیرفته و درهرصورت شرکت مجری نمی تواند در طول مدت پروژه بابت انجام این مرحله صورت وضعیتی ارائه نماید.

در این مرحله از طریق یک روش استاندارد (ترجیحاً براساس استفاده محدود و کلی از چارچوب معماری سازمانی)، گروه فرایندها و فرایندهای حوزه های مختلف کاری کارفرما بازنگری، شناسایی و طراحی شده و عناصر فرایندی هر فرایند نیز شناسایی خواهد شد. همچنین اهداف استراتژیک و کمی کسب وکار و ساختار موجود آن بررسی و مدل سازی خواهد شد تا مشخص گردد که چگونه می توان به بهترین نحو ممکن اهداف فرآیندها را همسو با آن ها نمود. فعالیت های اصلی این مرحله عبارت اند از:

• برگزاری کارگاه های آموزشی لازم برای تیم پروژه
• مطالعه و بررسی فرآیندهای موجود شرکت
• مستندسازی وضعیت فرایندهای موجود
• تعریف چشم انداز، اهداف کلان سازمان و مأموریت های سازمانی (براساس مدل balanced scored card)
• تهیه گزارش سیستم های موردنیاز برای توانمندسازی فرایندهای مصوب جاری
• به کارگیری بهروش ها (Best Practices) به عنوان مثال با بهره گیری از فرایندهای استاندارد پیشنهادی APQC (نگارش 4) و یا هر مرجع معتبر دیگر که مورد تائید کارفرما باشد، جهت ارتقاء اثربخشی و کارایی فرآیندها با توجه به صنعت فولاد و نوع ساختار سازمانی کارفرما
• تهیه مدل بهینه (وضعیت مطلوب)
• تطبیق سازی بین کارکردهای نرم افزاری با وضعیت مطلوب
  • تعیین نحوه توانمند شدن فرایندها توسط سیستم های نرم افزاری پیشنهادی
  • تعیین نحوه توانمند شدن فرایندها توسط سیستم های نرم افزاری پیشنهادی
  • ارائه پیشنهاد در خصوص راهکارهای بهبود، جهت ارتقاء اثربخشی و کارایی فرآیندهای کسب وکار
  • تعریف و تعیین واسط ها، برنامه ها و ابزارهای موردنیاز

خروجی های این مرحله عبارت اند از:

الف- خروجی های فرآیندی:

• نمودار گردش فرآیند (Process Flow Diagram)
• لیست اصلی فرآیندهای کسب وکار (Business Process Master List)
• رویه های فرآیند های کسب وکار (Business Process Procedures)
• دامنه و حوزه پیکربندی
• طرح و برنامه پیکربندی
• مستندات Unit Test

ب- خروجی های مرتبط با توسعه و ایجاد سیستم:

• فرم های درخواست توسعه (Development Request Forms)
• درخواست های تائید شده توسعه
• مستندات مربوط به کلیات توسعه و اجرای سیستم
• دامنه و حوزه توسعه سیستم (Development Scope)
• دامنه و حوزه توسعه سیستم (Development Scope)

ج- خروجی های مرتبط با داده ها:

• حوزه و دامنه داده های اصلی (Master Data Scope)
• ترجیحاً فایل های مسیردهی داده ها (Data Mapping Files)
• دامنه تبدیل داده ها (Data Conversion Scope)

قیمت پیشنهادی شرکت مجری برای انجام مرحله دوم، نباید از 10% قیمت کل هر سیستم یا زیرسیستم بیشتر بوده و قیمت کل کار انجام شده، با توجه به قیمت پیشنهادی مجری بابت حق لیسانس نرم افزارها و در صورت نصب عملیاتی نسخه پایه سیستم ها، نبایستی از 20% قیمت کل هر سیستم یا زیرسیستم بیشتر باشد.

در این مرحله سیستم ERP موردنیاز کارفرما براساس نیازمندی های تعریف شده در بخش قبل پیکربندی می شود. در این مرحله دانش پروژه از سوی تیم اجرایی به تیم پروژه کارفرما به طور کامل انتقال خواهد یافت.

فعالیت های اصلی این مرحله شامل موارد زیر است:

• آموزش تیم پروژه
• پیکربندی اولیه سیستم و دریافت تائید
• سفارشی سازی با استفاده از ابزارهای تعریف شده
• ایجاد و آزمون واسط های لازم (Interfaces)
• ایجاد ابزارهای گزارش گیری و آزمون آن ها
• ایجاد فرم های لازم و آزمون آن ها
• برنامه ریزی و آزمون عملکرد و کارکردهای سیستم
• پیکربندی نهایی سیستم
• آزمون یکپارچگی سیستم
• مدیریت کیفیت و تائید نتایج کیفی پروژه و جنبه های فنی سیستم
• تهیه برنامه گذار (Plan Cut- Over)
• تهیه محتوای لازم برای آموزش کاربران نهایی سیستم

قیمت پیشنهادی شرکت مجری برای انجام مرحله سوم، نباید از 30% قیمت کل هر سیستم یا زیرسیستم بیشتر بوده و قیمت کل کار انجام شده در سه مرحله اول تا سوم نیز نبایستی از 50% قیمت کل هر سیستم یا زیرسیستم بیشتر باشد.

• بازبینی طرح آماده سازی نهایی پروژه
• کنترل و پیگیری اقدامات انجام شده و نیمه تمام
• برگزاری جلسات هماهنگی و نهایی با کمیته راهبری
• آموزش مدیریت سیستم
• انجام آزمون های نهایی سیستم شامل:
  • Capacity test
  • Integration Test
  • Security Test
  • Concourrency Test
  • Stress test
  • System administration test
  • Disaster recovery test
  • Back up and restore procedures test
  • Printing test
  • Performance Measurement Test (مبناهای این آزمون توسط پیمانکار اعلام خواهد شد)
• اعمال تعدیلات و تغییرات نهایی
• آموزش کاربران نهایی
• انجام فعالیت های مرحله گذار و انتقال
• نصب واسط ها
• انتقال داده های سیستم های قبلی به سیستم های جدید (Data Migration)
• آزمون نهایی و دریافت تائید جهت راه اندازی سیستم
• آزمون نهایی و دریافت تائید جهت راه اندازی سیستم

این مرحله از فعالیت های زیر تشکیل شده اند:

• تهیه و بازبینی برنامه راه اندازی سیستم
• نظارت و پیگیری بر اجرای برنامه آموزشی و دستیابی به اهداف مدنظر
• مدیریت مشکلات و موانع موجود
• تصحیح خطاها
• راه اندازی و معتبرسازی سیستم
• حل مشکلات کاربران نهایی و دریافت تائید
• اخذ تائید از کارفرما در خصوص فرآیندهای کسب وکار در محیط واقعی و کنترل آن به صورت روزانه و هفتگی
• بررسی عملکرد سیستم و تائید آن
• پشتیبانی کامل سیستم تا پایان ماه اول راه اندازی
• تعیین استراتژی پشتیبانی آتی سیستم
• تعیین نیازمندی های لازم برای پشتیبانی
• تهیه طرح و برنامه پشتیبانی و زمان بندی آن
• فعالیت های اختتامیه پروژه

قیمت پیشنهادی شرکت مجری برای انجام مرحله پنجم، نبایستی از 20% قیمت کل هر سیستم یا زیرسیستم بیشتر بوده و قیمت کل کار انجام شده در پنج مرحله اول تا پنجم نیز نبایستی از 95% قیمت کل هر سیستم یا زیرسیستم بیشتر باشد.

% مابقی نیز پس از یکپارچگی کامل کلیه سیستم ها و در زمان پایان و اختتامیه پروژه، یکجا به شرکت مجری داده خواهد شد.5

ساختار سازمانی کارفرما، هرچند که متمرکز است ولی تا حدودی شبیه شرکت های مادر است. در محل کارفرما واحدهای تولیدی به صورت واحدهای استراتژیک خودگردان (SBU) اداره شده و سیستم های پشتیبانی همانند مالی، خریدوفروش به صورت متمرکز اجرا می گردند. لذا در چارچوب شرح خدمات پیش بینی شده در اسناد این مناقصه ضروری است که ازیک طرف کلیه سیستم های فنی و تولیدی مرتبط با هر واحد خودگردان (همانند برنامه ریزی تولید، تعمیر و نگهداری و امثال آن) به گونه ای مستقل با نیاز های هر واحد خودگردان تطبیق داده شده و اجرا گردد (هرچند که وجه تشابه این گونه سیستم ها در واحدهای خودگردان زیاد است) و از طرف دیگر سیستم های پشتیبانی نیز به گونه ای طراحی گردند که اطلاعات مربوط به هر واحد خودگردان، به صورت مستقل و کاملاً تفکیک پذیر، قابل مشاهده، محاسبه و ردیابی باشد. به عنوان مثال ضروری است که قیمت تمام شده هر واحدهای خودگردان به طور دقیق و مستقل از دیگر واحدهای خودگردان و با رویکرد ABC محاسبه شده و یا مدیر هر واحدهای خودگردان با سطح دسترسی و اختیارات مجاز بتوانند صرفاً به اطلاعات پرسنلی یا خریدوفروش مرتبط به واحدهای خودگردان خود دسترسی داشته باشد.

لذا به هنگام تطبیق و اجرا، کلیه سیستم های فنی و تولیدی، بایستی در ابتدا در تک تک واحدهای خودگردان کارفرما نصب و راه اندازی شده و سپس علاوه بر یکپارچگی فرایندی خود سیستم ها با یکدیگر، ازنظر اطلاعاتی نیز در سطح کل شرکت یکپارچه گردند.

قابل ذکر است که میزان تطبیق و اجرا برخی از سیستم ها برحسب هر یک از واحدهای خودگردان کارفرما می تواند متفاوت با یکدیگر باشد. لذا اگر شرکت مجری سیستم یا سیستم های فنی و تولیدی را به ترتیب در واحدهای خودگردان کارفرما عملیاتی نماید، نحوه پرداخت ها، متناسب با سهم پیش بینی شده هر واحد خودگردان در سیستم های مربوطه بوده و مجری متناسب با آن می تواند سهم مربوط به آن سیستم یا شرح خدمات را در صورت وضعیت های ماهیانه، صورت وضعیت نماید.

شرکت کنندگان بایستی در گزارش نهایی خود طرح ساختار شکست کار (WBS) پروژه را با استفاده از نرم افزار کنترل پروژه (Microsoft Project) تا سطح لیست کارکردی (لایه چهارم) و مراحل پنج گانه آمده در فوق، شکسته و انواع منابع موردنیاز، خصوصاً انواع نیروی کارشناسی موردنیاز هر فرایند یا زیرسیستم و زمان انجام آن را مشخص نمایند.

در این طرح علاوه بر منابع کارشناسی شرکت مجری، به منابع کارشناسی موردنیاز از طرف کارفرما نیز، بایستی اشاره شده باشد.

شرکت مجری بایستی بنا به درخواست کارفرما برای تسهیل در انجام پروژه نسبت به انجام موارد زیر اقدام نماید:

• جذب تکنولوژی
• الگوبرداری برای ارتقاء شرایط جذب ERP
• فرهنگ سازی
• بازدیدهای علمی و کاربردی
• تأمین منابع آموزشی و مطالعاتی
• شرکت در سمینارها
• برگزاری سمینارها
• پشتیبانی از موارد ضروری پیش بینی نشده

شرکت مجری بایستی هزینه این بخش را جداگانه برآورد نموده و در پاکت قیمت اعلام نماید. صورت وضعیت این بخش برحسب مورد به طور مجزا تهیه و پس از تائید کارفرما پرداخت خواهد شد. هزینه پیش بینی شده برای این بخش نبایستی از مبلغ یک میلیارد ریال (یک صد میلیون تومان) کمتر باشد.

شرکت مجری بایستی بنا به درخواست کارفرما برای تسهیل در انجام پروژه نسبت به انجام موارد زیر اقدام نماید:

• جذب تکنولوژی
• الگوبرداری برای ارتقاء شرایط جذب ERP
• فرهنگ سازی
• بازدیدهای علمی و کاربردی
• تأمین منابع آموزشی و مطالعاتی
• شرکت در سمینارها
• برگزاری سمینارها
• پشتیبانی از موارد ضروری پیش بینی نشده

شرکت مجری بایستی هزینه این بخش را جداگانه برآورد نموده و در پاکت قیمت اعلام نماید. صورت وضعیت این بخش برحسب مورد به طور مجزا تهیه و پس از تائید کارفرما پرداخت خواهد شد. هزینه پیش بینی شده برای این بخش نبایستی از مبلغ یک میلیارد ریال (یک صد میلیون تومان) کمتر باشد.

پیشنهادها می باید مطابق استاندارهای بخشنامه نماتن تهیه و تدوین گردد. آنچه در آن بخشنامه آمده است قالب کلی پیشنهاد ها است. لیکن هر یک از پیشنهاد دهندگان می توانند براساس سوابق و تجربیات خود براساس همان قالب پیشنهادشده، مطالب موردنظر خود را تهیه و ارائه نمایند. براین اساس عناوین کلی پیشنهاد شامل عناوین ذیل خواهد بود:

قابل ذکر است که در جهت پاسخگویی به بند های 2-1- الی 2-3- فقط تکمیل فرم های ارزیابی فنی پیمانکاران و ضمیمه نمودن اسناد درخواستی در آن فرم (درصورتی که قبلاً به صورت مهرشده و تائید شده ارسال نشده باشد) الزامی است. لیکن شرکت کنندگان با توجه به اطلاعات ارسالی در مراحل قبل، در صورت تمایل می توانند گزارش های جدیدی را برای بند ها 2_1 الی 2-3 تهیه، یا نسبت به تکمیل اطلاعات ارسالی قبلی اقدام نمایند؛ اما تهیه یک پیشنهاد در خصوص بند 2-4 با رعایت کلیه نکات آمده در این سند الزامی است. شرکت کنندگان می توانند در تهیه این گزارش هرچقدر که صلاح می دانند نسبت به تشریح دقیق تر پیشنهاد خود اقدام نمایند. ارزیابی پیشنهاد نهایی شرکت ها بخشی از امتیاز فنی خواهد بود. پیشنهاد قیمت نیز بایستی به طور جداگانه در پاکت ب ارائه گردد.

پیشنهاد می باید به دو صورت مکتوب و دیجیتالی به فرمت MS Word با استاندار (1256 Microsoft Codepage) و فرمت PDF (با استفاده از یکی از فونت های استاندارد Mitra-Nazanin-Yaqut_zar و قابل نمایش در محیط Windows XP یا Windows 2000) تهیه و ارائه گردد. همچنین در صورت استفاده از ابزارهای دیگر در ارائه مستندات، می بایست خروجی آن ها به صورت تصویر در فایل های MS_Word ادغام گردد.

فایل های فوق می باید بروی لوح فشرده (CD) در پاکت پیشنهادها و در زمان تحویل پاکت ها ارائه گردند.

کلیه صفحات پیشنهاد مکتوب بایستی مهر و امضاءشده باشد.

نسخه دیجیتالی باید کامل بوده و دربرگیرنده نسخه اسکن شده کلیه اوراق غیر دیجیتال گزارش نیز باشد.

کارفرما پیشنهاد های دریافتی را بررسی خواهد نمود تا مطمئن گردد که اولاً مجموعه ارائه شده کامل است، ثانیاً جزئیات اطلاعات و ضمانت نامه و سایر مدارک خواسته شده ارائه گردیده اند و ثالثاً مدارک به نحو صحیح و خواسته شده امضاء گردیده و تائید شده اند و رابعاً اسناد پیشنهاد های ارسالی مطابق چهارچوب خواسته شده ارائه شده باشد. در صورت مثبت بودن پاسخ این بررسی ها موارد ذیل موردبررسی کارفرما خواهد گرفت.

محدوده و شرایط فنی خدمات موردنیاز پروژه در اسناد مناقصه آمده است. از میان پیشنهادهای ارسالی تنها مواردی موردبررسی دقیق تر قرار خواهند گرفت که شرکت کنندگان در مناقصه، کلیه نکات حقوقی و فنی و انتظارات آمده در این سند را در پیشنهاد خود آورده و مسئولیت انجام تمامی موارد شرح خدمات با جزئیات خواسته شده را بپذیرند.

تنها پیشنهادهای شرکت هایی که حداقل موارد اعلام شده در این RFP را پذیرفته اند، موردبررسی دقیق تر قرار خواهند گرفت. پیشنهادهای مشروط پذیرفته نخواهند شد، اما شرکت ها می توانند شرح خدمات بیشتر و دقیق تری را جهت شفاف سازی بیشتر، به شرح خدمات خود اضافه نموده و در پیشنهاد خود بیاورند.

تنها پیشنهادهای شرکت هایی که برای انجام خدمات موردنیاز پروژه در مدت زمان ذکرشده اعلام آمادگی نموده اند، برای بررسی دقیق تر، موردمطالعه قرار خواهند گرفت.

تنها پیشنهاد شرکت هایی که تائید نمایند قادر به تأمین نیروی انسانی با تخصص ها و کیفیت های مناسب اجرای پروژه هستند موردبررسی دقیق تر قرار می گیرند (معرفی سازمان اجرایی پروژه و نیروی انسانی موردنیاز به تفکیک هر مرحله از شرح خدمات و شکست فعالیت های (WBS) پروژه، با ذکر پیش بینی تعداد نیروی مقیم در محل کارفرما، در پیشنهاد نهایی الزامی است).

پس از کنترل موارد فوق شرکت کنندگان مورد ارزیابی فنی و تخصصی قرار می گیرند. در این ارزیابی شرکت هایی مورد تائید قرار خواهند گرفت که به تشخیص کارفرما درک درستی از موضوع و ابعاد پروژه داشته و با مدارک و اطلاعاتی که ارائه می دهند توانمندی خود را ازلحاظ فنی، سازمانی و مالی و به ویژه تأمین نیروی انسانی موردنیاز پروژه، به اثبات برسانند.

پیشنهاد های دریافت شده به صورت کلی در قالب مراحل ذیل ارزیابی خواهند شد:

ارزیابی پیشنهاد های دریافت شده طی مراحل فوق و براساس اطلاعات تکمیل شده از سوی پیشنهاددهندگان صورت خواهد گرفت.

در صورت نیاز و براساس درخواست کتبی کارفرما، پیشنهاددهندگان بایستی پس از ارائه اسناد مناقصه در جلسه ای حضوری نسبت به دفاع از جزئیات طرح پیشنهادی خود اقدام نمایند.

هر شرکت کننده در مناقصه (که ازاین پس پیشنهاددهنده نامیده می شود) تنها حق ارائه یک نسخه (مجموعه اسناد) تکمیل شده مناقصه را دارد. هر پیشنهاددهنده ای که در ارائه بیش از یک پیشنهاد مشارکت داشته باشد، از مناقصه حذف می گردد.

ارزیابی پیشنهاد های دریافت شده طی مراحل فوق و براساس اطلاعات تکمیل شده از سوی پیشنهاددهندگان صورت خواهد گرفت.

در صورت نیاز و براساس درخواست کتبی کارفرما، پیشنهاددهندگان بایستی پس از ارائه اسناد مناقصه در جلسه ای حضوری نسبت به دفاع از جزئیات طرح پیشنهادی خود اقدام نمایند.

هر شرکت کننده در مناقصه (که ازاین پس پیشنهاددهنده نامیده می شود) تنها حق ارائه یک نسخه (مجموعه اسناد) تکمیل شده مناقصه را دارد. هر پیشنهاددهنده ای که در ارائه بیش از یک پیشنهاد مشارکت داشته باشد، از مناقصه حذف می گردد.

پیشنهاددهنده کلیه هزینه هایی را که برای آماده سازی و تنظیم اسناد مناقصه انجام می دهد، شخصاً متحمل خواهد شد. شرکت ........................ که ازاین پس اختصاراً «کارفرما» نامیده می شود، در هیچ شرایطی مسئول و یا متعهد به تأمین هزینه هایی که در اثر انجام فرآیند تکمیل اسناد مناقصه و برای پیشنهاددهنده ایجاد می گردد، (مستقل از اینکه پیشنهاددهنده برنده مناقصه باشد یا خیر) نیست.

کارفرما ممکن است در هر زمان قبل از پایان یافتن مهلت ارائه اسناد تکمیل شده مناقصه، با صدور و ارائه مدارک جدید به کلیه خریداران اسناد مناقصه (شرکت کنندگان لیست کوتاه)، این اسناد را تغییر داده و یا تکمیل نماید. چنین تغییراتی جزو مدارک اصلی اسناد مناقصه محسوب می گردند. در چنین شرایطی و در صورت احساس ضرورت کارفرما ممکن است مهلت تسلیم مدارک تکمیل شده اسناد مناقصه را تا حد زمان معقولی چنان تغییر دهد که فرصت لازم برای اعمال تغییرات یادشده برای پیشنهاددهندگان وجود داشته باشد.

اسناد مناقصه و همچنین سایر مدارک و مکاتباتی که از طرف پیشنهاددهندگان ارائه می گردند، باید به زبان فارسی باشند.

لازم به ذکر است که روی هر دو پاکت لازم است عیناً مشخصات مورداشاره در بالا تکرار گردد.

• پاکت الف: شرایط فنی پیشنهاد و سوابق پیشنهاددهنده
• پاکت ب: قیمت پیشنهادی که روی آن جمله «با پاکت الف باز نشود» قید گردیده است.
• مدرک شماره 1 - ضمانت بانکی
• مدرک شماره 2 - اصل اسناد مناقصه و هرگونه الحاقیه ای که به آن اضافه شده است و دعوت برای شرکت در مناقصه که همگی صفحات آن باید به امضاء و مهر پیشنهاددهنده رسیده باشد (به معنی تائید کامل این سند).
• مدرک شماره 3 - نامه ای مبنی بر اعلام داشتن اختیار امضاء کردن اسناد مناقصه، شرکت در مناقصه و امضای پیمان
• مدرک شماره 4 - کلیه فرم های اسناد مناقصه که براساس دستورالعمل های مشخص شده تکمیل گردیده اند.
• مدرک شماره 5 - اطلاعاتی که بیانگر اساسنامه، وضعیت حقوقی، ساختار سازمانی، نوع و محل فعالیت پیشنهاددهنده است.
• مدرک شماره 6 - هرگونه اطلاعات تکمیلی در خصوص پاسخگویی به پرسشنامه های مراحل قبلی (اختیاری)
• مدرک شماره 7 - پیشنهاد نهایی شرکت کننده در مناقصه