مزایای اجرای فرایند انتخاب راه حل برنامه ریزی منابع سازمان-ERP

سرپرست گروه تخصصی نرم افزارهای پیشرفته سازمانی انجمن انفورماتیک ایران
مدیرعامل شرکت مشاوران فناوری اطلاعات آگاهان
مشاور و مدرس فرایندگرایی، انتخاب راه حل های نرم افزاری؛ و تحول دیجیتالی سازمان ها
این مقاله در اردیبهشت ماه سال 1399 تدوین شده است. در صورت نیاز به اطلاعات دیگر یا مقاله های جدید، لطفاً به وب گاه نگارنده https://saeidemami.irمراجعه نموده یا برای نگارنده پیام بفرستید. استفاده از مطالب این مقاله با ذکر منبع مجاز است. لیکن حق انتشار مقاله همواره برای سعید امامی محفوظ است.
پیشگفتار
امروزه دیگر هیچ فردی، هیچ کسب وکاری، هیچ صنعتی و حتی هیچ کشوری، بدون استفاده اثربخش از فناوری اطلاعات، خصوصاً بدون توجه جدی به فناوری های نوین نسل چهارم و اقدام برای تحول دیجیتالی سازمان، نمی تواند به موفقیت و توسعه پایدار دست یابد. یکی از مهم ترین و اثربخش ترین عوامل مؤثر در پیاده سازی تحول دیجیتالی سازمان، انتخاب و پیاده سازی راه حل ERP است. نگارنده بر این باور است که یکی از اصلی ترین عوامل پیاده سازی موفق یک راه حل ERP1 طی کردن درست فرایند و مراحل انتخاب آن است. لذا با تأکید زیاد توصیه می گردد که کلیه سازمان ها (حتی بخش خصوصی) قبل از عقد قرارداد و پیاده سازی راه حل ERP، با دقت و حوصله این فرایند را به اجرا بگذارند.
مراحل اصلی : انتخاب راه حل ERP
در این مقاله نگارنده به اختصار مراحل اصلی و کلیدی اجرای فرایند انتخاب راه حل ERP را بیان نموده است. توصیه می گردد که برای کسب اطلاعات بیشتر به برخی منابع آمده در انتهای مقاله مراجعه گردد.
تشکیل زیرکمیته های تحول سازمانی در هریک از واحدهای سازمانی و تشکیل کمیته تحول و انتخاب راه حل ERP با حضور روسای زیرکمیته ها
مزایا: اثربخشی راه حل ERP بدون توسعه فرهنگ سازمانی و کار تیمی، خیلی کم اثر خواهد بود. مشارکت و آموزش کلیه همکاران مرتبط (بین پنج تا بیست درصد کارکنان اثرگذار در سازمان) یکی از شروط پیاده سازی و جاری سازی موفق این گونه پروژه ها است.
شناسایی و تعریف اولیه و کلی نیازمندی های کسب وکار
مزایا: اثربخشی راه حل محدوده کلی پروژه برای برگزاری فراخوان عمومی یا محدود؛ و دعوت از شرکت های توانمند مجری مهیا می گردد.
تهیه متن مناسب برای فراخوان شرکت های مجری و دستیابی به لیست بلند
مزایا: تهیه متن مناسب فراخوان، باعث می گردد تا مجریان متفرقه در فراخوان شرکت نکنند (مثال: راه حل بایستی کاملاً در محیط وب و تلفن همراه اجرا گردد) و اطلاعات اولیه کافی و مناسبی از شرکت کنندگان در فراخوان دریافت گردد (کسب دانش اثربخش و کلیدی رایگان از شرکت کنندگان)
ارزیابی آمادگی و بلوغ سازمان؛ برای جذب این گونه راه حل ها
مزایا: معمولاً یکی از مهم ترین دلایل شکست یا عدم کسب موفقیت خیلی مؤثر، عدم آمادگی سازمانی برای جذب این گونه راه حل ها است. در این ارزیابی، علاوه بر جنبه های آموزشی و توانمندسازی کلیه همکاران مرتبط، کلیه پروژه ها و طرح های بهبود تکمیلی که منجر به افزایش اثربخشی پیاده سازی راه حل ERP می گردد، شناسایی خواهند شد.
انتخاب یا تعریف یک مدل تصمیم گیری و ارزیابی شرکت های لیست بلند و تهیه لیست کوتاه
مزایا: : با توجه به اینکه این ارزیابی (در صورت نیاز با کمک مشاور) توسط تک تک زیرکمیته های تحول انجام خواهد شد، علاوه بر مشارکت در کار تیمی، باعث افزایش دانایی و توسعه شناخت و دقیق تر شدن نیازمندی های آتی هریک از واحدهای سازمانی خواهد شد.
تهیه درخواست برای ارائه پیشنهاد (RFP ) تفصیلی، همراه با شرح دقیق و تفصیلی نیازمندی های یا لیست کارکردی (Feature List) هریک از سیستم ها و زیرسیستم ها، با همکاری اعضای زیرکمیته ها و کمیته تحول (در صورت نیاز با کمک مشاور) و ارسال برای شرکت های منتخب لیست کوتاه
مزایا: در این سند (قاعدتاً چند صد صفحه ای)، روش ارزیابی شرکت ها، نحوه ارسال پیشنهادهای تفصیلی (منابع دانشی مهم و قابل بهره برداری) توسط شرکت های منتخب، نحوه ارزیابی پیشنهادها، معرفی انتظارات تفصیلی کارفرما از سیستم ها، متدولوژی پیاده سازی و مدیریت پروژه، تکنولوژی به کار گرفته شده در تولید و... باید به تفصیل بیان گردد. دقیق بودن و شفافیت انتظارات کارفرما در این سند، منجر به اثربخشی هرچه بیشتر همکاری بین کارفرما و مجری در زمان پیاده سازی شده و با کار تیمی و مشارکت حداکثری افراد مرتبط در پروژه، علاوه بر جنبه های آموزشی و تحول فردی، همدلی و یکپارچگی فکری خوبی را برای همکاران سازمان به ارمغان خواهد آورد.
ارزیابی دقیق و فنی قابلیت های راه حل ERP شرکت های منتخب، از طریق برگزاری جلسات دموی حرفه ای و برنامه ریزی شده، مطابق با سناریوهای یکسان و از قبل تعریف شده (دموی یک تا دو روزه برای هر شرکت)؛ و با حضور کلیه اعضای زیرکمیته ها و کمیته تحول
مزایا: تکرار اثربخش کار تیمی و مشارکت حداکثری همکاران، انتقال دانش حرفه ای چندین شرکت معتبر به همکاران، امتیازدهی و ارزیابی شرکت های منتخب توسط خود اعضای زیرکمیته ها و کمیته تحول؛ که نهایتاً منجر به همدلی گسترده سازمانی و حمایت منطقی و یکپارچه همکاران از شرکت منتخب مجری خواهد شد.
ارزیابی دقیق تر تعدادی از مشتریان شرکت های منتخب و حتی الامکان بازدید گروهی از نحوه پیاده سازی راه حل در محل مشتریان
مزایا: در زمان بازدیدها، مسئولین هر واحد سازمانی با مسئول مشابه خود در سازمان مشتری، ارتباط برقرار کرده و شناخت دقیق تری از مزایا و مشکلات احتمالی پیش رو در زمان پیاده سازی پیدا خواهند کرد.
در صورت نیاز بازدید فنی از محل تولید نرم افزار شرکت های منتخب
مزایا: این امر خصوصاً اگر محیط تولید نرم افزار از محیط پیاده سازی جدا بوده و کارفرما علاقه مند به جذب فناوری پیاده سازی باشد، نقش مهمی در ارزیابی سطح و نوع فناوری به کار گرفته شده در تولید راه حل دارد.
سخن آخر
در تدوین این مقاله تلاش شده است تا به عنوان یک خلاصه گزارش مدیریتی، در بیشترین حد ممکن به اختصار نوشته شود. لذا در صورت نیاز به اطلاعات تکمیلی حتماً به انواع مستندات مرجع (داخلی و بین المللی)، مدل های ارائه شده؛ نمونه سندهای توصیه ها و الزامات ارائه شده برای تهیه RFP و... مراجعه گردد. در ادامه گزارش برخی منابع قبلی منتشرشده توسط نگارنده آدرس دهی شده است.
نگارنده مجدداً تأکید و توصیه می نماید که حتی شرکت های کوچک و متوسط صنایع بخش خصوصی؛ که ملزم به برگزاری مناقصه نیستند، اگر واقعاً در پی خرید یک راه حل برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) هستند، حتماً فرایند انتخاب راه حل ERP را به اجرا درآورند.
معرفی برخی منابع
- امامی، سعید. (1387). اقدامي براي دستيابي به تعريف تشريحي يكسان از راه حل هاي برنامه ريزي منابع سازمان (ERP)، گزارش3 کامپیوتر ، شماره 183
- امامی، سعید. (1388). ERP چیست؟ (میزگرد)، گزارش کامپیوتر، شماره 187
- امامی، سعید. (1389). مراحل کلاسیک و استاندارد قابل پیش بینی برای انتخاب انواع راه حل های نرم افزاری پیشرفته سازمانی، گزارش کامپیوتر، شماره 192
- امامی، سعید. (1389). معرفي اوليه شركت هاي ايراني توليدكننده، پياده ساز، مشاور و ناظر در حوزه راه حل هاي برنامه ريزي منابع سازمان (ERP)، گزارش كامپيوتر، شماره 192
- امامی، سعید؛ و همکاران (1394). مدل بومی سازی شده متدولوژی پیاده سازی راه حل هاي برنامه ريزي منابع سازمان در ایران، گزارش كامپيوتر، شماره 221
- امامی، سعید. رحمانی، سمیه (1395). فاکتورهای بحرانی برای پیاده سازی موفق ERP، گزارش كامپيوتر، شماره 226
- امامی، سعید. رحمانی، سمیه (1395). فرایند تصمیم گیری برای انتخاب انواع راه حل های نرم افزاری، گزارش كامپيوتر، شماره 227
- مشارکت در طراحي سناريوهاي آزمون با عوامل کارفرما و نظارت بر اجراي آن
- امامی، سعید. رحمانی، سمیه (1395). مروری بر ادبیات انتخاب راه حل های برنامه ریزی منابع سازمان، گزارش كامپيوتر، شماره 228
با آرزوی عشق ورزیدن ، شاد زیستن و شاد کردن دیگران ، ارزشی زیستن و یادگاری با ارزش از خود به جا گذاشتن.
- 1 - Enterprise Resource Planning
- 2 - Request for Proposal
- 3 - ماهنامه انجمن انفورماتيك ايران