×
  • صفحه اصلی
  • خدمات مشاوره ای
    • مشاوره برای انتخاب راه حل برنامه ریزی منابع سازمان
    • عارضه ‏یابی سازمان و ارزیابی بلوغ فرایندی با رویکرد APQC
    • مشاوره مدیریتی برای تحول سازمانی و توسعه کسب و کا
  • دوره های آموزشی و سخنرانی ها
    • برگزاری دوره های اختصاصی
    • برگزاری همایش های تخصصی
    • مدیریت فرایندهای کسب و کار سازمان
  • مقاله ها
  • فعالیت های صنفی
  • درباره من
  • magnifier
  • ورود | عضویت
First slide
saeidemami.ir
_ اشتراک گذاری 1400/09/06 _ fateme poorusef _ تعداد بازدید این خبر 904

فرآیند تصمیم گیری برای انتخاب انواع راه حل های نرم افزاری

SaeidEmami_سعیدامامی
سعید امامی

سرپرست گروه تخصصی نرم‌افزارهای پیشرفته سازمانی انجمن انفورماتیک ایران

مدیرعامل شرکت مشاوران فناوری اطلاعات آگاهان

مشاور و مدرس فرایندگرایی، انتخاب راه‏حل‏های نرم‏افزاری؛ و تحول دیجیتالی سازمان‏ها

emamisaeid@yahoo.com و emami@isi.org.ir
توجه

این مدل پیشنهادی در تیر‏ماه سال 1395 تدوین شده است. در صورت نیاز به اطلاعات دیگر یا مقاله‌های جدید، لطفاً به وب‌گاه نگارنده https://saeidemami.irمراجعه نموده یا برای نگارنده پیام بفرستید. استفاده از مطالب این مقاله با ذکر منبع مجاز است. لیکن حق انتشار مقاله همواره برای سعید امامی محفوظ است.

پیشگفتار

با مطالعه و مرور انواع ادبیات تحقیق، معمولاً هریک از پژوهشگران، مراحل متعددی را برای فرایند تصمیم‌گیری انتخاب راه‌حل‌های نرم‌افزاری اعلام نموده‌اند. لیکن با مقایسه مفهومی تعداد زیادی از مدل‌های ارائه‌شده، معلوم می‌گردد که همه پژوهشگران به‌نوعی فرایندهای مشابهی را ارائه داده و صرفاً در نحوه شکستن مراحل انجام کار و طبقه‌بندی آن‌ها با یکدیگر اختلاف‌نظر داشته و یا اینکه در معرفی عوامل مرتبط با تصمیم‏گیری در هر مرحله (یا زیر مرحله) به جزئیات بیشتری پرداخته‏اند.

لذا پس از ارزیابی تعداد زیادی ازاین‌گونه مدل‏ها، در یک جمع‌بندی نهایی و خصوصاً با توجه بیشتر به جمله زیبای زرتشت (پندار نیک، گفتار نیک، کردار نیک) که مبنای مدل‏های تصمیم‏گیری قرار گرفته است ازیک‌طرف و مدل سایمون که اکثر پژوهشگران حوزه فناوری اطلاعات (همانند لاودن) به آن استناد نموده‌اند از طرف دیگر، مدل ارائه‌شده در 3 مرحله اصلی ارائه‌شده است. اما با توجه به‌ضرورت دقیق نمودن اجرای این فرایند برای هر مرحله، مراحل فرعی جزئی‏تری نیز برای هر مرحله دیده‌ شده است.

قبل از ارائه مدل بایستی به این نکته توجه داشت که پیاده‌سازی راه‌حل‌های پیشرفته نرم‌افزاری خود دارای 3 فاز یا مراحل اصلی به شرح زیر می‌باشند:

  • مراحل مربوط به انتخاب راه‌حل (قبل از پیاده‌سازی)
  • مراحل مربوط به پیاده‌سازی راه‌حل

این مرحله پس از انتخاب راه‌حل و عقد قرارداد با شرکت مجری شروع می‌شود.

  • مراحل مربوط به پشتیبانی و توسعه راه‌حل (پس از پیاده‌سازی)

قابل‌ذکر است که محدوده این مدل صرفاً مربوط به مراحل مربوط به انتخاب یک راه‌حل نرم‌افزاری (قبل از پیاده‌سازی) است و شامل مراحل مربوط به پیاده‌سازی و پس‌ازآن نمی‌گردد.


معرفی اولیه مدل


همان‌طور که در بالا نیز بدان اشاره شد این مدل دارای سه مرحله اصلی به شرح زیر بوده و در فرایند تصمیم‌گیری برای انتخاب یک راه‌حل نرم‌افزاری بایستی این سه مرحله به اجرا درآید. مراحل اصلی عبارت‌اند از:

  • مرحله اول :

    شناخت و عارضه‌یابی

  • مرحله دوم :

    تحلیل و شناسایی انواع نیازمندی‌ها و آلترناتیوها

  • مرحله سوم :

    انتخاب مناسب‌ترین راه‎‌حل و مناسب‌ترین مجری و عقد قرارداد

برای تشریح گسترده‌تر و دقیق‌تر این مدل لازم است که به‌گونه‌ای هماهنگ و یکپارچه و با سه رویکرد متفاوت به آن بپردازیم.

  • تشریح مراحل اصلی و فرعی و اقداماتی که در هر مرحله‌ اصلی و فرعی بایستی صورت‌پذیرند.
  • تفکیک موضوعی و ماهیتی فرایند تصمیم‌گیری به انواع فرایندهایی که هرکدام از این فرایندها در مراحل مختلف بایستی به اجرا درآیند و برحسب نوع فعالیت‌هایی که در هر یک از این فرایندها انجام می‌پذیرند، انواع خروجی‌های موردنیاز مدل تهیه گردد. از این منظر امکان دارد که برای برخی از فرایندها در یک مرحله اصلی یا فرعی هیچ‌گونه فعالیتی تعریف نگردد.
  • روش به‏کارگیری مدل و توجه به اینکه مدل را براساس اندازه چه کسب‌وکاری (کوچک، متوسط و بزرگ) و با چه حجمی از گردش مالی سالیانه می‌خواهیم به اجرا درآوریم.

معرفی مراحل اصلی و فرعی مدل


1

مرحله اول (شناخت)، شناخت و عارضه‌یابی

این مرحله شامل مراحل فرعی به شرح زیر است:

1-1

شناخت و تعریف دقیق مسئله

به‏ طور مشخص معلوم گردد که دغدغه ‏ها (خصوصاً دغدغه ‏های مدیریتی) چیست و پس از تصمیم‏ گیری، انتخاب و پیاده‏ سازی نرم‏ افزار قرار است که به چه نتایجی دست‌ یابیم.

1-2

ارزیابی آمادگی و بلوغ سازمانی برای جذب این‌گونه راه‌حل‌ها

در این زیر مرحله بایستی آمادگی سازمانی برای جذب راه ‏حل مورد ارزیابی قرار گرفته و در صورت عدم آمادگی و بلوغ سازمانی کافی ، قبل از انتخاب و در برخی موارد هم ‏زمان با پیاده ‏سازی نرم ‏افزار، بایستی از طریق اجرای انواع طرح ‏های بهبود نسبت به افزایش آمادگی و بلوغ سازمانی اقدام نمود.

1-3

تهیه طرح کلی و جامع انفورماتیک یا برنامه استراتژیک فناوری اطلاعات

قبل از هرگونه اقدام (جمع ‏آوری اطلاعات تفصیلی و شناسایی ریز نیازمندی ‏ها) بایستی بودجه ، محدوده پروژه و رویکرد اصلی سازمان برای انتخاب راه‏ حل نرم ‏افزاری تعریف و دقیق شده باشد.

    نتایج مورد انتظار در پایان مرحله اول

  • دغدغه ‌ها و انتظارات مدیریت ارشد سازمان برای انتخاب راه ‌‌حل نرم ‏افزاری تعریف شده و معلوم گردد که پس از اجرای راه‌ حل‌ نرم‏ افزاری ، سازمان قرار است به چه نتایجی دست یابد.
  • آمادگی و بلوغ سازمان برای انتخاب راه‌حل نرم‏ افزاری ارزیابی شده و معلوم گردد که برای افزایش آمادگی سازمانی چه طرح‌ های بهبودی (احتمالاً) بایستی به اجرا درآید,
  • تیم (یا فرد) تصمیم‌گیرنده برای انتخاب راه‌حل نرم‏ افزاری تشکیل شده و حدود اختیارات آنان معلوم باشد.
  • محدوده پروژه خصوصاً از جنبه بودجه و زمان انجام آن تعریف شده باشد .
  • فازبندی‌ های احتمالی انجام پروژه و تعریف سیستم ‌ها و زیرسیستم‌ هایی که در هر فاز بایستی پیاده ‌سازی گردند ، معلوم گردد.
  • سطح کیفی راه‌ حل نرم ‏افزاری انتخابی ( خصوصاً اینکه راه‌ حل انتخابی ایرانی بوده و یا در سطح A و Bکلاس جهانی باشد ) تعریف شده باشد.
2

مرحله دوم (تحلیل)، تحلیل و شناسایی انواع نیازمندی‌ها و آلترناتیوها

این مرحله شامل مراحل فرعی به شرح زیر است:

2-1

شناسایی و تعریف انواع نیازمندی‌های کسب‌وکار

به‌ منظور انتخاب یک راه‌ حل نرم‌ افزاری بایستی لیست سیستم‌ ها ، زیرسیستم ‌ها ، ماژول ‏ها و ریز کارکردهای موردنیاز کسب‌ و کار در محدوده پروژه شناسایی و تعریف شده باشد .

2-2

شناسایی انواع آلترناتیوهای قابل‌دسترس

جهت انتخاب شرکت مجری ، بایستی انواع شرکت‌ های تولیدکننده و پیاده ‌ساز راه‌ حل ‌های نرم ‌افزاری در محدوده صنعت و پروژه مد نظر ، از طرق مختلف ، شناسایی گردند.

2-3

شناسایی شاخص‌های ارزیابی و اولویت‌بندی آن‌ها

به ‌منظور تدوین روشی برای ارزیابی انواع آلترناتیوها ، بایستی انواع شاخص ‏ها ارزیابی شناسایی و مستند گردند (تهیه RFP)

2-4

انتخاب یا تعریف یک مدل تصمیم‌گیری

این مدل می‏تواند ساده (همانند یک برنامه کوچک اکسل) و یا بزرگ و پیچیده باشد ، لیکن بایستی به کمک آن بتوان با تکیه‌ بر شاخص‌ های ارزیابی تعریف ‌شده ، انواع آلترناتیوها را مورد ارزیابی کمی و کیفی قرار داد.

    نتایج مورد انتظار در پایان مرحله دوم

  • لیست ماژول‌ها و زیرکارکردهای کسب ‌و کار در خصوص هر یک از سیستم ‌ها و زیرسیستم‌ ها مورد نیاز به تفکیک و به ‌صورت تفصیلی (RFI) تهیه و تعریف شده باشد.
  • لیستی از کلیه شرکت ‌های مجری (شرکت‌های تولیدکننده ایرانی و یا شرکت‌ های پیاده‌ ساز محصولات خارجی) همراه با اطلاعات عمومی و کلی از آنان تهیه شده باشد.
  • شرح نیازمندی ‌ها برای ارائه پیشنهاد (RFP) برای ارائه به شرکت‌ های مجری تهیه شده و انواع معیارها و شاخص‌ هایی که براساس آن بایستی شرکت ‌های مجری مورد ارزیابی قرار گیرند تعریف شده باشد.
  • با توجه به انواع معیارها و شاخص‌ها مدلی (یک مدل ساده در اکسل یا یک مدل پیچیده‌تر) برای نحوه امتیازدهی و ارزیابی نهایی شرکت ‌های مجری تعریف شده باشد.
3

مرحله سوم (انتخاب)، انتخاب مناسب‌ترین راه‌حل

این مرحله شامل مراحل فرعی به شرح زیر است:

3-1

ارزیابی اولیه شرکت‌های لیست بلند و تهیه لیست کوتاه

پس از یک ارزیابی اولیه و با تکیه ‌بر اطلاعات جمع ‌آوری ‌شده و دریافتی از کلیه آلترناتیوها (شرکت‏های لیست بلند)، بایستی تعداد محدودی از آلترناتیوها (لیست کوتاه که توصیه می‌ گردد بین سه تا هفت شرکت باشد) انتخاب گردند. در این مرحله مذاکره مستقیم با شرکت ‏ها و دیدن دموی سیستم‏ ها توصیه نمی‏گردد.

3-2

ارزیابی دقیق و فنی شرکت‌های پذیرفته‌شده در لیست کوتاه

در این زیر مرحله که فوق‏ العاده مهم است باید شرکت‏ های انتخاب ‌شده در لیست کوتاه از سه منظر و به ‏طور دقیق، توسط تیم انتخاب ‌کننده راه ‏حل نرم‏ افزاری مورد ارزیابی قرار گیرند.

  • ارزیابی دقیق و فنی قابلیت ‏های نرم ‏افزار از طریق برگزاری جلسات دموی حرفه ‏ای و برنامه ‌ریزی ‌شده و مطابق با سناریو های از قبل تهیه ‌شده.
  • ارزیابی دقیق ‌تر تعدادی از مشتریان شرکت مجری و حتی‏ الامکان بازید زنده از نحوه اجرای نرم‏ افزار در محل مشتری (یا مشتریان)
  • بازدید حضوری از محل شرکت مجری و خصوصاً ارزیابی استاندارد های بکار گرفته ‌شده توسط شرکت مجری
3-3

انتخاب شرکت مجری

ثبت اطلاعات جمع ‌آوری‌شده و دریافتی از کلیه آلترناتیوها و نتایج ارزیابی ‏های صورت گرفته توسط تیم انتخاب‌کننده در مرحله قبل ، در مدل تصمیم ‌گیری و ارزیابی کمی و کیفی شرکت‌ های انتخاب‌ شده در لیست کوتاه و نهایتاً انتخاب شرکت مجری

3-4

مذاکرات نهایی و عقد قرارداد با شرکت مجری

    نتایج مورد انتظار در پایان مرحله سوم

  • با تکیه‌ بر معیارها و شاخص ‌های ارزیابی ، کلیه شرکت ‌های مجری قابل ‌دسترس شناسایی شده و از میان آن‏ ها یک لیست بلند تهیه گردد.
  • با تکیه ‌بر جمع ‌آوری اطلاعات دریافتی از شرکت‌ های لیست بلند (این اطلاعات می ‌تواند در حد ارزیابی وب‌گاه، دریافت بروشور و مستندات عمومی و در موارد خاص دیدن دموی اولیه باشد) و با تکیه‌ بر مدل ارزیابی ، از میان شرکت ‏های لیست بلند ، شرکت ‏های لیست کوتاه (بین 3 تا 7 شرکت) انتخاب گردند.
  • کلیه شرکت ‌‎های لیست کوتاه با تکیه ‌بر مدل تهیه شده در پایان مرحله دوم مورد ارزیابی دقیق قرار گرفته و براساس کلیه معیار و شاخص‌ های ارزیابی امتیازدهی گردند.
  • تیم انتخاب راه‌ حل نرم ‏افزار با تکیه ‌بر مدل ارزیابی و مذاکرات نهایی بایستی بتواند ، شرکت مجری را از میان شرکت ‏های لیست کوتاه انتخاب نماید.

تفکیک موضوعی و ماهیتی فرایند تصمیم‌گیری


همان‏ طور که در بالا نیز بدان اشاره شد ، انواع اقداماتی که در هر مرحله بایستی انجام پذیرد را می‏ توان از منظر موضوعی به فرایند های زیر طبقه ‏بندی نمود :

1

فرایند تحلیل، ارزیابی، شناسایی نیازمندی‌ها و اندازه‌گیری بلوغ فرایندی کسب‌وکار

به ‌طور قطع می‌توان گفت که مهم ‌ترین فرایند در فرایندهای تصمیم‌ گیری، فرایند تحلیل، ارزیابی، شناسایی نیازمندی ‌ها و اندازه ‌گیری بلوغ فرایندی کسب ‌و کار است. در این خصوص در مراحل مختلف اجرای مدل ، اقدامات زیر بایستی صورت پذیرد.

  • شناسایی فرایند های اصلی و فرعی جاری در سازمان و عارضه ‌یابی کلی هر یک از آنان در مرحله شناخت
  • اندازه‌ گیری بلوغ فرایندی سازمان در مرحله ارزیابی آمادگی و بلوغ سازمانی برای جذب این‌گونه راه‌ حل‌ ها و تهیه طرح ‌های بهبود در این حوزه ، به‌منظور افزایش بلوغ فرایندی در کسب‌وکار مربوطه
  • شناسایی سیستم‌ ها، زیرسیستم ‌ها و ماژول‌ های اصلی مورد نیاز (در وضعیت مطلوب) به هنگام تهیه طرح جامع انفورماتیک
  • شناسایی و تعریف زیر فعالیت ‌های مورد انتظار در وضعیت مطلوب از هر یک از فرایند های اصلی (سیستم‌ ها و زیرسیستم‌ ها) و تهیه لیست کارکردی تفصیلی (تهیه RFI) در مرحله تحلیل
  • بهره‌ گیری از لیست ‌های کلی و تفصیلی فرایندها و کارکرد های آنان به ‌منظور شناسایی انواع شرکت ‌های تولید کننده و پیاده ‌سازی راه ‌حل ‌های نرم ‌افزاری (در محدوده پروژه) در مرحله تحلیل
  • ارزش ‌گذاری و وزن‌ دهی به هریک از فرایندها ، زیر فرایندها و احیاناً کارکردها تا بر آن اساس بتوان در مرحله تحلیل ، انواع آلترناتیوهای موجود را از این منظر مورد ارزیابی قرار داد .
  • تهیه یک ماتریس تصمیم‌ گیری براساس اجزا نیازمندی ‌های فرایندی کسب ‌و کار و بهره ‌گیری از آن در مدل تصمیم‌گیری در مرحله تحلیل
  • در مرحله سوم و در مرحله انتخاب مناسب ‌ترین راه ‌حل، از منظر فرایندی ، مستقیماً اقدامی صورت نگرفته و فقط اطلاعات جمع‌آوری ‌شده در مدل تصمیم‌ گیری جاری ‌سازی شده و از آن برای انتخاب مجری بهره گرفته خواهد شد.
2

فرایند ارزیابی، جمع‌آوری و شفاف‌سازی اطلاعات، خصوصاً اطلاعات‌پایه (Master Data)

بدون شک یکی از اصلی ‌ترین و مهم‌ ترین عوامل کسب موفقیت و افزایش اثر بخشی، پس از انتخاب و جاری‌ سازی یک راه ‌حل نرم‌ افزاری ، بهره ‌گیری از اطلاعات درست ، کامل و به هنگام است تا بر آن اساس بتوان به نتایج درست و قابل اتکایی دست‌یافت. اگر به بهترین راه‌ حل نرم‌ افزاری ورودی ‌های غلط بدهید، حتماً نتایج غلطی نیز کسب خواهید کرد.

لذا فرایند ارزیابی، جمع‌ آوری و شفاف ‌سازی اطلاعات یکی از مهم ‌ترین فرایند ها در این مدل تصمیم‌ گیری است که اصولاً به ‌طور مستقیم در خود تصمیم ‌گیری و انتخاب شرکت مجری نقشی ندارد و به همین دلیل نیز به آن کمتر توجه می‌ شود. ولی به ‌طور قطع، عدم توجه به آن به هنگام پیاده ‌سازی، هم شرکت مجری و هم کارفرما را با مشکلات عدیده ‌ای روبرو خواهد ساخت.

اقدامات مهمی که از این منظور در مراحل مختلف بایستی صورت پذیرد به شرح زیر است:

  • شناسایی نیاز های اطلاعاتی اصلی هر یک از واحد های سازمانی و خصوصاً کمبود های اطلاعاتی آنان در مرحله شناخت و تعریف دقیق مسئله
  • ارزیابی کیفیت اطلاعات ‌پایه و در گردش هر یک از فرایند های اصلی و فرعی (ترجیحاً به تفکیک یک طبقه ‌بندی استاندارد شده همانند APQC) در مرحله ارزیابی آمادگی سازمانی
  • تحلیل حجم ، اندازه ، حساسیت‌های امنیتی ، نحوه پشتیبانی ، نحوه جمع‌آوری و نگهداشت اطلاعات و سایر موارد مرتبط ، به هنگام تهیه طرح جامع انفورماتیک
  • شناسایی انواع شاخص ‌های کلیدی عملکرد (KPI) و تحلیل نیازمندی ‌های اطلاعاتی هر یک از آنان در مرحله شناسایی و تعریف انواع نیازمندی‌ های کسب‌ و کار و تهیه انواع طرح‌ های بهبود برای جمع ‌آوری ، شفاف ‌سازی و دقیق نمودن اطلاعات، خصوصاً پیش‏بینی اجزاء اطلاعات ‌پایه مورد نیاز برای دستیابی و محاسبه شاخص ‌های کلیدی عملکرد (KPI)
  • ارزیابی شرکت‌ های لیست کوتاه از منظر میزان پوشش‌ دهی به شاخص‌ های کلیدی عملکرد مورد نیاز کارفرما در مرحله انتخاب
  • ارزش ‌گذاری و وزن‌ دهی به هریک از فرایندها ، زیر فرایندها و احیاناً کارکردها تا بر آن اساس بتوان در مرحله تحلیل ، انواع آلترناتیوهای موجود را از این منظر مورد ارزیابی قرار داد .
  • تهیه یک ماتریس تصمیم‌ گیری براساس اجزا نیازمندی ‌های فرایندی کسب ‌و کار و بهره ‌گیری از آن در مدل تصمیم‌گیری در مرحله تحلیل
  • در مرحله سوم و در مرحله انتخاب مناسب ‌ترین راه ‌حل، از منظر فرایندی ، مستقیماً اقدامی صورت نگرفته و فقط اطلاعات جمع‌آوری ‌شده در مدل تصمیم‌ گیری جاری ‌سازی شده و از آن برای انتخاب مجری بهره گرفته خواهد شد.

قابل‌ذکر است که تیم ‌سازی و اجرای انواع طرح‌ های بهبود پیش‌ بینی ‌شده در فوق نقش خیلی مهم و کلیدی در کیفیت مرحله پیاده‌ سازی داشته و عدم توجه به آن می‌تواند کسب ‌و کار مربوطه را در مرحله پیاده ‌سازی هم از منظر کیفی و کسب نتایج مطلوب و هم از منظر مدیریت زمان پروژه با مشکلات جدی روبرو سازد.

3

فرایند تیم‌سازی و مدیریت پروژه

به ‌طور قطع، بدون استفاده اثر بخش از فناوری اطلاعات ، هیچ‌گونه توسعه پایداری در سازمان‌ها تحقق پیدا نخواهد کرد. لذا اخذ یک تصمیم درست و به هنگام و با بودجه ‏ای مناسب ، برای انتخاب راه‌ حل‌ های نرم ‌افزاری (خصوصا‌ً برای سازمان‌های متوسط و بزرگ) از اهمیت بالایی برخوردار بوده و در آینده سازمان‌ها نقش بسزایی خواهد داشت.

لذا ضروری است از همان ابتدا و در همان مرحله انتخاب (قبل از پیاده‌سازی) به آن به ‌عنوان یک پروژه خیلی با اهمیت توجه شده و فرایند مدیریت پروژه و تیم‌ سازی متناسب با بودجه و ابعاد پروژه صورت پذیرد. برخی از اقدامات مهم این فرایند عبارت‌اند از :

  • تشکیل کمیته راهبردی (Steering Committee)

این کمیته بایستی با حضور مالک پروژه ، حامی پروژه و دیگر افراد کلیدی مد نظر سازمان تشکیل گردد. مأموریت این کمیته اخذ تصمیم ‌گیری ‌های نهایی در هر یک از مراحل اجرای مدل است.

  • تشکیل کمیته راهبری (Steering Committee)

این کمیته بایستی با حضور مدیر پروژه و دیگر افراد کلیدی مد نظر سازمان تشکیل گردد. مأموریت این کمیته به ‌طور کلی جاری ‌سازی فرایند مدیریت پروژه ، برای اجرای با کیفیت پروژه (در زمان پیش ‌بینی ‌شده ، با هزینه پیش ‌بینی‌ شده و با کیفیت مناسب بتوان به بهینه ‌ترین انتخاب ممکن رسید) است.

  • تشکیل کمیته انتخاب (Selection committee)

این کمیته بایستی با حضور کلیه ذی‌ نفعان و استفاده ‏کنندگان نهایی از نرم ‌افزار شکل بگیرد. در مواردی که می ‌خواهیم یک سیستم جامع و یا پیشرفته سازمانی (همانند ERP، CRM، BI، SCM، و...) انتخاب نماییم، ضروری است که مالکین کلیه فرایندهای اصلی و حوزه‌ های سازمانی (همانند مالی ، منابع انسانی ، خرید ، فروش ، تولید ، انبار ، بازاریابی ، طرح و توسعه و...)، با توجه به محدوده پروژه (انواع سیستم ‌ها، زیر سیستم ‌ها و ماژول ‌ها) در این کمیته حضور داشته باشند.

در کلیه مراحل پروژه (شناخت ، تحلیل و انتخاب) اعضا این کمیته نقش فعالی خواهند داشت و لذا بایستی زمان مناسبی را به پروژه اختصاص بدهند. دریافت حکم از مدیریت ارشد سازمان و تأکید زیاد بر اهمیت پروژه و نقش اعضا کمیته در انتخاب بهینه ، به ‌طور قطع بر کیفیت انتخاب نقش خواهد داشت.

  • کنترل پروژه

متناسب با ابعاد پروژه ، ضروری است که اقدامات قابل پیش ‌بینی برای انجام پروژه به اجزا قابل مدیریت (WBS) شکسته شده و زمان ، هزینه و خصوصاً منابع انسانی درون‌ سازمانی که بایستی در پروژه مشارکت داشته باشند، شناسایی و مدیریت شوند.

  • مدیریت پروژه

متناسب با ابعاد پروژه ، ضروری است که با استفاده از یک متدولوژی مدیریت پروژه (همانند PMBOK) که برای این ‌گونه پروژه ‌ها خلاصه و بومی‌سازی شده باشد ، پروژه به شکل بهینه ‌ای مدیریت گردد.

  • هزینه‌یابی پروژه

متناسب با ابعاد پروژه ، بایستی هزینه‌ های این تصمیم ‏گیری، خصوصاً هزینه‌ های پنهان مربوط به زمان‌ های کارکرد همکاران داخل سازمان از طریق تایم ‏شیت یا دیگر رویه ‌های ممکن ثبت و مدیریت گردد.

تجربه نشان داده است که متأسفانه خیلی از کارفرمایان برای انتخاب یک نرم ‌افزار، بدون به ‌کارگیری یک مدل مناسب و بعضاً با سردرگمی ، زمان‌ های خیلی زیادی را صرف دیدن دموی راه ‌حل‌ های شرکت ‌های نرم‌ افزاری می ‌نمایند و به ‌طور غیرمستقیم هزینه‌ های زیادی هم به سازمان خود و هم به شرکت ‌های نرم ‌افزاری تحمیل می ‌نمایند.

4

فرایند پشتیبانی مدیریتی

در هیچ کسب ‌و کاری انتخاب یک نرم ‌افزار یا یک راه‌ حل پیشرفته نرم‌ افزاری، نمی ‌تواند هدف اصلی سازمان باشد. اما سازمان‌ ها می ‏دانند که برای دستیابی به اهداف خود (همانند سود بیشتر ، فروش بیشتر ، توسعه نام تجاری ، توسعه سهم بازار و...) بایستی به بهترین شکل ممکن از راه‌ حل ‌های بهینه نرم ‌افزاری بهره جویند.

لذا انتخاب نرم‌ افزار مناسب یکی از مأموریت‌ های واحد های فناوری اطلاعات نیست ، بلکه یک انتخاب و یک تصمیم‌ گیری مدیریتی است و بایستی با پشتیبانی و حمایت مدیریت ارشد سازمان صورت پذیرد. برخی از اقدامات این فرایند عبارت‌اند از :

  • حمایت مدیریت ارشد

این حمایت بایستی از شروع پروژه و تا زمان عقد قرارداد با شرکت مجری ، از ابعاد مختلف (تیم‌سازی ، تأمین منابع مالی ، ایجاد سینرژی مثبت در سازمان ، افزایش انگیزش ، توسعه ارتباطات درون‌سازمانی و...) مورد توجه قرار گرفته و کماکان در فاز پیاده‌ سازی نیز ادامه یابد

  • شفاف ‌سازی انتظارات مدیریتی از پروژه

مدیریت سازمان بایستی با شفافیت کامل بداند که پس از انتخاب و اخذ تصمیم‌ برای خرید و نهایتاً پیاده‌ سازی یک راه ‌حل نرم ‌افزاری، قرار است سازمان به چه نتایجی دست یابد.

5

فرایند تغییر و تحول سازمانی

معمولاً به هنگامی‌که ابعاد پروژه تصمیم‌ گیری برای انتخاب یک راه‌ حل نرم ‌افزاری تا حدودی گسترده شده و تمامی حوزه‌ های سازمان را در برگیرد (همانند انتخاب ERP ، CRM، BI، SCM، و...)، ماهیت این‌ گونه پروژه ‌ها نیز به ‌شدت تغییر کرده و تبدیل به یک پروژه تحول سازمانی (Change Management) می‌گردد.

در این‌صورت ضروری است که در کلیه مراحل انتخاب راه‌ حل فرایند تغییر و تحول سازمانی نیز به اجرا درآید. هرچند که پروژه‌‌ های تحول سازمانی خود مدل ‌های متفاوتی برای اجرا دارند. لیکن برخی از اقدامات مهمی که بایستی از این منظر صورت پذیرد به شرح زیر است :

  • تغییر ساختار سازمانی از ساختار وظیفه ‌ای به ساختار فرایندی
  • برنامه ‌ریزی برای توسعه آموزش گسترده سازمانی و ایجاد یک سازمان یاد گیرنده
  • توسعه بلوغ مشارکتی کارکنان

روش به‌کارگیری مدل


برحسب اینکه این مدل را برای چه کسب ‌و کاری (کوچک ، متوسط و یا بزرگ) و با چه حجمی از گردش مالی سالیانه می‌خواهیم به اجرا درآوریم ، کیفیت اجرای مدل و میزان سرمایه‏گذاری (هزینه ، زمان ، دقت و...) در آن بایستی متفاوت باشد. برخی از عواملی که از این منظر بایستی به آن توجه نمود به شرح زیر است :

1

انواع راه‌حل‌های نرم‌افزاری از ساده تا پیشرفته

راه‏ حل ‏های نرم‌ افزاری می ‏توانند خیلی کوچک و یا خیلی بزرگ باشند ، لذا ضروری است که کسب ‏و کارها ابتدا با توجه به نوع نیازمندی‏ های خود تعیین نمایند که دنبال چه سطحی از نرم ‏افزار هستند . طبیعتاً هر چه انتظارات کسب ‏و کارها بیشتر باشد، هم بایستی هزینه بیشتری پرداخت کنند و هم بایستی با دقت بیشتری اقدام به تصمیم ‏گیری برای انتخاب نرم ‏افزار نمایند. به‌طورکلی سطوح کیفی راه‏حل‏های نرم‏افزاری را به شرح زیر می‏توان برشمرد :

1-1

بهره ‌گیری از ابزارهای دم ‌دستی همانند اکسل

1-2

بهره‌ گیری از بسته ‌های نرم ‌افزاری یک منظوره

همانند بسته نرم ‌افزاری حضور و غیاب، بسته نرم ‌افزاری حقوق دستمزد و...

1-3

بهره ‌گیری از بسته ‌های نرم ‌افزاری چند منظوره همانند مجموعه بسته ‌های نرم ‌افزاری مالی

در این‌ گونه راه ‌حل ‌ها معمولاً چند زیر سیستم بر روی یک بانک اطلاعاتی یکپارچه ، طراحی و پیاده‌ سازی شده ‌اند.

1-4

بهره‌گیری از مجموعه سیستم‌های اطلاعاتی یکپارچه سازمانی

در این حالت کلیه سیستم ‌های اطلاعاتی مورد نیاز یک سازمان بر روی یک بانک اطلاعاتی یکپارچه ، طراحی و پیاده ‌سازی شده‌اند. در ایران معمولاً به این‌ گونه نرم ‏افزار ها، سیستم‌ های اطلاعاتی مدیریت یا MIS می‌گویند.

1-5

بهره‌ گیری از مجموعه سیستم ‌های اطلاعاتی پیشرفته یکپارچه فرایندی ، همانند انتخاب ERP، CRM، BI، SCM و...

در این حالت کلیه سیستم ‌های اطلاعاتی مورد نیاز یک سازمان علاوه بر آن ‌که از یک بانک اطلاعاتی یکپارچه بهره می‌ جویند، از منظر فرایندی نیز به‌ صورت یکپارچه طراحی و پیاده ‌سازی شده‌ اند.

2

توجه به نوع سیستم اطلاعاتی

انواع سیستم ‌های اطلاعاتی مورد نیاز یک بنگاه برحسب سطوح سازمانی می‌تواند از انواع زیر باشد. سیستم‏ های اطلاعاتی سطوح پایین‏تر ، تراکنش‏های خیلی بیشتری را مدیریت می ‏نمایند، ولی معمولاً از پیچیدگی کمتری برخوردار هستند؛ اما زمینه فعالیت سیستم ‏های اطلاعاتی سطوح بالاتر محدودتر بوده ولی پیچیدگی بیشتری داشته و با دقت بیشتری بایستی انتخاب گردند. سطوح اصلی سیستم‏ های اطلاعاتی در سازمان ‏ها به شرح زیر است :

2-1

سیستم‌ های پردازش تراکنش‌ ها (TPS)

این ‌گونه سیستم ‌های اطلاعاتی در پایین ‌ترین سطح عملیاتی قرار گرفته و معمولاً کاربران نهایی با آن‌ ها کار می ‌کنند و به ‌طور خیلی کلی به 5 گروه زیر می ‌توانند تقسیم گردند :

  • سیستم ‌های اطلاعاتی مالی
  • سیستم ‌های اطلاعاتی سرمایه‌ های انسانی
  • سیستم‌ های اطلاعاتی فنی و مهندسی
  • سیستم‌ های اطلاعاتی بازرگانی (خرید و فروش)
  • سیستم‌ های اطلاعاتی خاص صنایع مختلف
2-2

سیستم ‌های اتوماسیون اداری (OAS) و سیستم ‌های کارکنان دانشی (KWS)

این ‌گونه سیستم‌ های اطلاعاتی مورد استفاده در سطح کارکنان و کارشناسان خبره در بنگاه‌ ها بوده و معمولاً خود کاربران نهایی با آن ‌ها کار می‌ کنند ولی جنس آن ‌ها دانشی بوده و معمولاً به ‌جای حجم زیادتر تراکنش‌ های روزانه با اطلاعات خاص و تخصصی درگیر هستند.

2-3

سیستم ‌های خلاصه گزارش ‌های مدیریتی (MRS) و سیستم ‌های پشتیبانی تصمیم‌ گیری (DSS)

2-4

سیستم‌ های پشتیبان مدیریت اجرایی (ESS)

3

پیش ‏بینی بودجه

اکثر سازمان‏ ها به هنگام انتخاب راه ‏حل‏ های نرم‏ افزاری معمولاً انتظارات خیلی بزرگی را طرح می‏ کنند و آرزو دارند که در زودترین زمان ممکن و با کمترین بودجه به آرزوهای خود برسند که متأسفانه غیرممکن است.

در تحقیقات بین‏المللی معمولاً بودجه قابل پیش ‏بینی برای کلیه هزینه ‏های فناوری اطلاعات (سخت‏افزار ، نرم‏افزار ، آموزش ، نیروی انسانی و...) سازمان‏ ها ، سالیانه بین یک تا ده درصد گردش مالی سازمان برآورد شده است ، اما متأسفانه در ایران این بودجه به‏طور میانگین کمتر از یک درصد است. در هر صورت ضروری است که مدیران ارشد قبل از هر گونه بررسی برای انتخاب یک نرم ‏افزار ، محدوده بودجه قابل پیش ‏بینی و نرخ بازگشت سرمایه آن را برآورد نمایند. ضمن آنکه بودجه قابل پیش‏ بینی برای اجرای این مدل نیز بایستی حدود ده و حداکثر تا بیست درصد بودجه پیش‌ بینی‌شده باشد. در این رابطه متأسفانه اکثر سازمان‏ ها به هزینه‏ های پنهان ، خصوصاً وقتی‌که از کارکنان سازمان گرفته می‏ شود توجه ندارند.

4

اندازه سازمان

اگر به ‌طور کلی سازمان‏ ها را به سه گروه کوچک ، متوسط و بزرگ (با توجه به تعداد کارکنان و خصوصاً با توجه به حجم گردش مالی سازمان‏ ها) تقسیم کنیم ، با توجه به بودجه ‏ای که برای این‌گونه پروژه‏ ها اختصاص می ‏دهیم ، باید یکی از روش ‏های انتخاب زیر را بکار گیریم :

4-1

روش سریع

در این روش هر چند که بایستی کلیه مراحل اصلی پیش ‌بینی ‌شده در مدل به اجرا درآید ، لیکن بایستی با بهره‏ گیری از افراد خبره ، یا مراجع معتبر ، مدل به شکل کاملاً خلاصه ‌شده و سریع به اجرا درآید.

4-2

روش چابک

در این روش کلیه مراحل اصلی پیش‌ بینی ‌شده در مدل بایستی به ‏صورت چابک و حتی ‏الامکان با تکیه ‌بر اطلاعات و دانش فنی از قبل تهیه‌ شده ، به اجرا درآید . نحوه اجرای مدل به ‏صورت چابک برحسب نوع صنعت و نوع نرم ‏افزار می ‏تواند متفاوت باشد.

4-3

روش کلاسیک

در این روش کلیه مراحل اصلی و اکثر مراحل فرعی پیش ‌بینی ‌شده در مدل بایستی به‏ صورت کامل به اجرا درآید. بهره ‏گیری از مشاوران متخصص و آشنا با اجرای این‌ گونه پروژه ‏ها و استفاده از انواع دانش فنی استاندارد جداً توصیه می‏ گردد.

با آرزوی عشق ورزیدن ، شاد زیستن و شاد کردن دیگران ، ارزشی زیستن و یادگاری با ارزش از خود به ‌جا گذاشتن.

سعید امامی ، تیر 1395

نظر خود را به اشتراک بگذارید...

Error: متن پیام را وارد کنید
Error: ایمیل را وارد کنید
کد امنیتی

نظرات کاربران

0

مطالب اخیر


  • مزایای اجرای فرایند انتخاب راه حل برنامه ریزی منابع سازمان-ERP
  • مراحل کلاسیک و استاندارد قابل پیش بینی برای انتخاب انواع راه حل های نرم افزاری پیشرفته سازمانی
  • شرح ارائه خدمات مشاوره ای در جهت ارزیابی،انتخاب،و خرید راه حل ERP
  • پروژه تهیه RFP اولیه و ارزیابی فنی شرکت های فعال در حوزه ERP
  • فرآیند تصمیم گیری برای انتخاب انواع راه حل های نرم افزاری
  • طرح آموزش ده هزار نفر تکنولوگ

کلمات کلیدی


فرآیند تصمیم گیری برای انتخاب انواع راه حل های نرم افزاری
نرم افزار های پیشرفته سازمانی
تحول دیجیتالی سازمان ها
پیاده سازی راه حل های پیشرفته نرم افزاری
مراحل پیاده سازی راه حل های پیشرفته نرم افزاری
آموزش پیاده سازی راه حل های پیشرفته نرم افزاری با سعید امامی
مقالات سعید امامی
مقالات مرتبط با نرم افزار ERP
سعید امامی
saeidemami

هشتگ ها


#ERP #مدیریت_منابع_سازمان #راه_حل_نرم_افزاری
 
SaeidEmami-logo-سعیدامامی-لوگو

این وبسایت معرفی کننده نیم قرن مجموعه‌ فعالیت های علمی و تخصصی سعید امامی است. درطی زمان کلیه مقالات، مستندات و خصوصاً تجربیات دانشی جهت استفاده آزاد در وب سایت بارگذاری خواهد شد.

  • واتسپ-سعید-امامی-whatsapp-SaeidEmami
  • اینستاگرام-سعید-امامی-instagram-SaeidEmami
  • لینکدین-سعید-امامی-linkedin-SaeidEmami
سوالات خود را به emamisaeid@yahoo.comارسال نمائید

کلیه حقوق این سایت متعلق به سعید امامی می باشد و حق انتشار برای سعید امامی محفوظ است
SaeidEmami-EmpoweredByTavanasazan-سعیدامامی-قدرت-گرفته-از-پلتفرم-تواناسازان
قدرت گرفته از پلتفرم
تواناسازان
اشتراک گذاری در شبکه های اجتماعی

ثبت پاسخ

Error: متن پیام را وارد کنید
Error: ایمیل را وارد کنید